Особенности прошивки документации в 3 дырки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности прошивки документации в 3 дырки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документы, в особенности в большенном объеме, нуждаются в правильном группировании и классификации. Это дозволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск подходящих бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет трудности.

Шаг 1. Нумерация листов

Нужно сложить бумаги в ровненькие стопки по смысловой либо хронологической последовательности, потом проставить арабские числа в правом верхнем углу. Целостность текста при всем этом не обязана быть нарушена.

При проведении процедуры необходимо управляться последующими правилами:

• Нумеруются лишь листы: не надо отмечать каждую страничку.
• Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превосходит 250 стр.
• Опись нумеровать не требуется.
• Листы, имеющие огромную ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
• Номер ставится на обратной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает большое изображение – чертеж, графики либо фото.
• Сшивая письма, нужно достать и пронумеровать бумаги из конверта, также сам конверт.
• Время от времени посреди документов попадаются большие карты, состоящие из склеенных фрагментов. Таковой бумаге присуждается общий номер, но в примечаниях непременно необходимо прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно поправить, зачеркнув неправильный номер либо используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страничек.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие функцию

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила дизайна, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

1. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «О утверждении Методических советов по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 тщательно описана процедура дизайна, прошивания и переплетения дел.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Определения и определения». Сам эталон не предугадывает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает способы дизайна документов.

• Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий советы по оформлению документации в муниципальных органах исполнительной власти.
• Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ (Российская Федерация — государство в Восточной Европе и Северной Азии, наша Родина).
• Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические объяснения по порядку наполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, но НПА устанавливают главные принципы дизайна официальной документации.

Для чего нужна прошивка документов

В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.

Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:

• Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
• Какие существуют способы прошивки бумаг.
• Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.

Но обо всем по порядку.

Способы сшивания документации

Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.

Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.

Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Шаг 1. Нумерация листов

Перед тем как приступить к прошиванию и заклеиванию документов, необходимо правильно пронумеровать листы. Это позволит легко ориентироваться в документе и не запутаться в последовательности страниц.

Вот несколько важных моментов, которые стоит учесть при нумерации листов:

• Нумерация должна начинаться с первого листа документа;
• Номер листа следует указывать в правом верхнем углу каждой страницы;
• Рекомендуется использовать арабские цифры для нумерации;
• Листы документа должны нумероваться по порядку, без пропусков или повторений;
• Если в документе содержатся приложения или дополнительные материалы, их листы следует нумеровать отдельно, используя другую систему нумерации (например, буквы или римские цифры);
• Если документ имеет разделы или главы, то рекомендуется использовать комбинированную нумерацию (например, 1.1, 1.2, 2.1 и т.д.).

Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок?

Прошивка документов нитками в две, три, четыре или пять дырок является одним из наиболее распространенных способов их скрепления. Для прошивки вам потребуется набор необходимых инструментов.

Основным инструментом для прошивки является игла. Она должна быть тонкой и острым концом, чтобы легко проходить через дырки в документах. Также понадобится нитка или шнур достаточной длины, чтобы прочно скрепить все страницы документа.

Процесс прошивки начинается с выравнивания страниц документа. Расставьте дырки на страницах таким образом, чтобы они совпали между собой. Затем проколите дырки иглой, прокладывая ее через все страницы документа.

Выберите конец нитки и протяните его через первую дырку снизу вверх. Затем протяните нитку через следующую дырку снизу вверх и затем обратно через предыдущую дырку. Продолжайте этот процесс, пока не пройдете через все дырки.

После прошивки нитку нужно завязать в узел. Проделайте это несколько раз, чтобы узел был надежным и надежно закрепил нитку. Проверьте, чтобы все страницы документа были тщательно скреплены и не соскальзывали.

Теперь ваш документ прошит и готов к использованию. Такой способ скрепления документов нитками обеспечивает надежность и удобство при работе с ними.

Возможные проблемы и их решения при прошивке документов

При прошивке документов с использованием ниток возможны некоторые проблемы, которые могут затруднить процесс или привести к ошибкам:

• Отсутствие необходимого инструмента. Возможно, у вас не окажется подходящего инструмента для прошивки документов в нужном количестве дырок. В таком случае, стоит обратиться в офисные или хобби-магазины, где обычно продаются специальные проточки для пробивки дырок.
• Неправильная последовательность дырок. Если вы ошибочно пробили дырки в неверной последовательности, это может привести к тому, что документы будут неудобны в использовании или выглядеть неряшливо. В таком случае, лучше перепроверить и тщательно продумать порядок дырок перед тем, как начать прошивку.
• Превышение максимального количества страниц. Если вы пытаетесь прошить слишком большое количество страниц, нитки могут не справиться с нагрузкой и порваться. Чтобы избежать такой ситуации, стоит ограничиться определенным количеством листов и разделить документы на несколько частей, если это необходимо.
• Неправильная натяжка ниток. Если вы натянули нитки слишком сильно или, наоборот, слишком слабо, это может привести к тому, что документы будут выглядеть неровно или надежность прошивки будет недостаточной. Рекомендуется проверять натяжку ниток, чтобы достичь оптимального результата.

Особенности сдачи документов в архив

Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.

В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.

Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

• 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
• 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
• 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
• 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
• 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
• 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Способы сшивания документов степлером

Разрезаете или разрываете и сгибаете ка кна рисунке. Сшивание документов скрепкой степлера Данный способ прошивания является самым простым. Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы. Дырокол приобретается один раз, запасы УСД потом пополняются. Требования в копиям документации — отправлено в Общие вопросы: Пришла к нотариусу для удостоверения копии документации, оригинал которой пронумерован, прошит, удостоверен печатью, но.. прошит степлером. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

На полях листа, расположенных слева, лучше даже на половине левого поля, которое свободно, делаются три дырки, дырки лучше пробивать дыроколом, но так же можно толстой иглой или шилом. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью Какие документы необходимо сшивать? 5 дырок Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным.

Как сшивать документы правильно

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть ниткам, иголкой нужно взять и скрепить все документы. А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает подробных инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило». Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2021 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без них сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью. И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью 🙂 , то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — сервису Контур Бухгалтерия от известной всем бухгалтерам компании СКБ Контур. Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! На других тарифах можно полностью вести бухгалтерию предприятия, то есть это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами! Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не нужно учиться, тем более проходить платные курсы, не нужно внедрять, лицензировать, звать программиста и т.п. Начать знакомиться/работать очень легко, после быстрой и простой регистрации полмесяца можно не просто пользоваться сервисом, а полноценно работать, при первом выборе любого тарифа — в подарок разработчик дарит 3 месяца в подарок — они прибавляются автоматически.

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это — сшивать документы — нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций. Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

1) несколько листов формата А4

2) бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
2. Шов всегда проходит по левой стороне.
3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
9. Один том может содержать до 150-250 листов.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

• наименование документа,
• дата, когда составлялась опись,
• перечень документов,
• подпись ответственного лица.

Похожие записи:

• Как расторгнуть кредитный договор?
• Как призвать к ответственности за заражение венерической болезнью
• Прописка в долевой собственности