Оформление и выдача расчетного листа при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление и выдача расчетного листа при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Хранить или не хранить расчетные листки?

2. Объясняем, как правильно заполнить форму Т-61

3. Как рассчитать работника с учетом компенсации за отпуск в 2022 году

4. За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

5. Заполняем расчётную часть

6. Часть 1. Информация о работнике

7. Пошаговое заполнение записки-расчета при увольнении форма т-61 – бланк и образец для скачивания

8. Бухгалтерские проводки

9. Как выглядит документ?

10. Какой бланк расчетного листа использовать

11. Унифицированная форма № Т-61 — бланк и образец

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.

За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.

Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Объясняем, как правильно заполнить форму Т-61

Форма Т-61 состоит из двух страниц, вторая из которых распечатывается на оборотной стороне листа бумаги формата А4. Специалистам бухгалтерии и кадровой службы придётся заполнить обе.

Начинаем вносить данные с шапки бланка, в которой необходимо прописать полное наименование компании-работодателя, сослаться на расторгаемый трудовой договор. Далее присваиваем настоящей записке уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату её составления.

Следующим шагом указываем сведения об увольняемом работнике: ФИО, конкретное структурное подразделение, в котором он трудился, должность согласно штатному расписанию. Затем вписываем дату прекращения трудового договора со ссылкой на приказ директора об увольнении. На этом первая страница формы Т-61 подходит к завершению. Своим автографом её должен заверить сотрудник кадровой службы, ответственный за заполнение.

Как рассчитать работника с учетом компенсации за отпуск в 2022 году

В соответствии со ст. 115 ТК РФ, каждому сотруднику предоставляется ежегодный основной отпуск длительностью 28 календарных дней. Для того, чтобы претендовать на полный отпуск, необходимо отработать на предприятии 12 мес. Путем нехитрых расчетов, можно понять, что за каждый отработанный месяц начисляется 2,33 отпускных дня.

Для того, чтобы правильно рассчитать сумму компенсации, бухгалтеру необходимо умножить количество дней отпуска, которые начисляются работнику за отработанный месяц, на количество месяцев, отработанных у конкретного работодателя. Следует учесть, что в данной формуле не учитывается ранее использованный отпуск.

Расчет компенсации при увольненииза неиспользованный отпуск производится по следующей формуле:

Компенсация =» 28 дн. / «12 мес. * кол-во полных отраб. мес. – кол-во использ. дней отпуска

Полученное в итоге количеств дней отруска, которое подлежит денежной компенсации, умножается на среднюю заработную плату работника за последние 6 месяцев (среднедневной заработок). Просчитать предварительную компенсация за неиспользованный отпуск можно в режиме онлайн на специальном калькуляторе.

Многим категориям граждан положен дополнительный отпуск (предоставляется только после полного использования основного). Поэтому бухгалтер при оформлении расчета должен это учитывать.

Не всем категориям работников предоставляется отпуск из расчета календарных дней. В соответствии со ст. 295 ТК РФ, работникам, которые заняты на сезонных работах, предоставляется отпуск из расчета два отпускных дня за каждый месяц работы. В отношении данной категории сотрудников компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по стандартной схеме. Однако количество неиспользованных дней считается по формуле:

кол-во неиспользованных дней =» кол-во отработанных мес.*2 — кол-во использованных дней отпуска

Важно: компенсация за неиспользованные дни отпуска должна быть переведена (или выдана на руки) сотруднику в последний рабочий день.

Следует учесть, что не все неиспользованные виды отпуска подлежат материальной компенсации при увольнении. Дни учебного и творческого отпусков не учитываются при расчете суммы выплат во время прекращения трудовых отношений.

Нередки случаи, когда увольняемый сотрудник авансом (наперед) берет отпускные дни. То есть по сути, он не наработал на отдых. В данной ситуации, бухгалтеру придется удерживать часть заработной платы работника в счет компенсации за досрочно используемый отпуск.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Это важно знать: Срок уведомления о сокращении должности

Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.

Заполняем расчётную часть

Для расчета компенсации по оставшимся дням отпуска нужно заполнить графы 1,2 и 3 в таблице на оборотной стороне документа. В первой колонке указывается год, во второй — наименование месяца, в третьей указывают суммы выплат, которые используют при расчете средней оплаты за труд.

Допустим, сотрудник увольняется 15 декабря 2015 года. Значит, для расчета среднего заработка нужно взять период с декабря 2014 года по ноябрь 2015 года. Общую сумму заработка за этот период нужно разделить на сумму календарных дней. Так вы получите среднедневную оплату. Затем ее нужно умножить на сумму дней неиспользованного отпуска, которую предварительно уже рассчитал кадровик. Так вы получили сумму компенсации.

Часть 1. Информация о работнике

Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

Это важно знать: Имеет ли право работодатель отказать в увольнении

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Пошаговое заполнение записки-расчета при увольнении форма т-61 – бланк и образец для скачивания

Записка-расчет при увольнении форма Т-61 – документ, который используется для расчета выплат, положенных сотруднику при прекращении или расторжении с ним трудового договора.

В качестве примера мы заполнили типовую форму Т-61, скачать образец заполнения бланка можно внизу статьи в формате excel.

Данная форма заполняется и специалистом отдела кадров и бухгалтером. Лицевая сторона бланка заполняется кадровиком, здесь заполняются сведения об увольнении, обратная – бухгалтером – здесь проводится расчет положенных работнику выплат – заработной платы, компенсации при увольнении и прочих выплат.

Существует форма Т-60 — это записка-расчет о предоставлении отпуска, скачать бланк и образец формы Т-60 можно здесь.

Бухгалтерские проводки

При прекращении действия трудового соглашения на основании заполненной записки расчета форма Т-61 бухгалтер создает следующие проводки:

Дт20 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты основному персоналу фирмы;
Дт23 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты вспомогательному персоналу фирмы;
Дт25 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу общепроизводственного назначения компании;
Дт26 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты административному персоналу;
Дт44 — Кт70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу, занятому реализацией товара фирмы;
Дт91 — К70 — начислено вознаграждение и причитающиеся компенсационные выплаты персоналу фирмы, занятому на прочих операциях.
Дт70 — Кт68 — произведено удержание из начисленных сумм работнику НДФЛ;
Дт70 — Кт76 — произведены прочие удержания из начисленной зарплаты (к примеру, по исполнительным листам).
Дт70 — Кт50 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику наличными.
Дт70 — Кт51 — осуществлена выдача причитающихся при увольнении сумм работнику в безналичном порядке.

Как выглядит документ?

Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:

Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.

Также расчетный листок содержит следующую информацию:

название организации и сведения о подразделении;
Ф. И. О. работника и его табельный номер;
период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
количество отработанного времени;
размер дохода работника с начала текущего года;
примененные вычеты по НДФЛ.

расчетного листа при увольнении
расчетного листа при увольнении

Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.

Записка-расчет – это документ, на основании которого бухгалтерский отдел осуществляет окончательный расчет по заработной плате увольняющегося сотрудника. Выписка заполняется каждый раз вне зависимости от того, по какой причине увольняется сотрудник.

Для отображения полноценного расчета используется стандартная и утвержденная форма Т-61, где отчетность представляется в полноценном виде.

В представленном вопросе используются следующие законодательные нормативы:

глава 13 ТК РФ	оговаривает основания для расторжения трудового договора
глава 27 ТК РФ	зафиксированы все гарантии от руководства в случае расторжения договора
статья 1 главы 27 ТК РФ	указывает на возможность получить расчет не только в виде заработной платы
статья 178 главы 27 ТК РФ	содержит определение «выходного пособия» и основания, по которым каждый сотрудник имеет право получать выплаты при увольнении

На основании представленного законодательства сотрудники могут рассчитывать на обеспечение выплат от руководство предприятия, что в полной мере отображается в записке-расчет.

Какой бланк расчетного листа использовать

Обязанность оповещать трудящихся о составных частях зарплаты при ее выплате установлена в ст. 136 ТК РФ. Исходя из буквальной трактовки этого положения, такой документ следует выдавать 2 раза в месяц при каждом перечислении оплаты за работу.

На практике расчетный лист вручают сотрудникам при окончательном расчете за месяц. И Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 признал такое положение дел допустимым.

Типового бланка рассматриваемого документа законодательно не утверждено. И компания может разработать его в свободной форме. Однако расчетный лист в обязательном порядке должен включать следующий перечень сведений:

сумму зарплаты в разрезе ее структурных элементов;
расшифровку прочих сумм, выплачиваемых сотруднику и не связанных с оплатой труда;
сумму и причину удержаний из зарплаты;
итоговую сумму заработка к выдаче.

Законодательно не установлена обязанность ставить на расчетных листках какие-либо подписи или печати. Однако, если компания решит установить у себя подобный порядок их оформления, это не противоречит действующим правовым нормам.

Унифицированная форма № Т-61 — бланк и образец

Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 № 1 издал для двух разных процедур — выхода в отпуск и увольнения, две отдельные формы — соответственно, Т-60 и Т-61. При этом, вторая из них — это в некотором смысле «расширенная» версия первой. В форме Т-60 отражаются данные только по отпуску. В Т-61 — также по отпуску (способом, похожим на отражение отпуска в Т-60), поскольку отпускные входят в расчеты при увольнении, и по заработной плате.

При желании хозяйствующий субъект может использовать любую удобную форму записки-расчета — необязательно унифицированную, но при условии сохранения обязательных реквизитов первичного документа.

На практике записка-расчет часто используется как основной источник данных для заполнения лицевых счетов (формы Т-54 и Т-54а) и связанных с ними регистров. В свою очередь, сама записка Т-61 составляется на основании приказа о прекращении трудового договора.

При работе с запиской нужно иметь в виду, что:

Зарплата и иные выплаты, что дополняют ее по трудовому договору, облагаются НДФЛ (который показывается в графе «Удержано» на странице «Расчет выплат»).

В свою очередь, выходные пособия облагаются НДФЛ только в той части, что превышает 3 средних заработка увольняемого человека (на Крайнем Севере — более 6 средних заработков). Поэтому, важно правильно отразить их в форме — не превысив и не занизив величины налогов.

В графе 4 раздела «Расчет оплаты отпуска» показывается расчетное количество календарных дней, за которые дается отпуск.

Чтобы его определить, нужно:

Подсчитать количество полных месяцев работы человека и умножить их на 29,3.
Подсчитать количество календарных дней работы в каждом из неполных отработанных месяцев.

Для этого 29,3 делится на общее количество дней в месяце (в которые включаются и выходные), а затем результат умножается на общее количество дней минус количество неотработанных дней.

Суммировать показатели по пунктам 1 и 2.

Важно не перепутать показатель по графе 4 с рабочим годом — о том, где он указывается, чуть ниже.

На первой странице формы предполагается указание количества использованных или не использованных дней отпуска за тот или иной период.

Напротив каждого из пунктов по использованию отпуска («Использованных авансом» или «Не использованных») ставится нужное количество дней. При этом — с точностью до двух десятых (как итог вычислений в рамках обычной процедуры подсчета количества дней отпуска).

Применяемая в общем случае процедура расчета количества дней отпуска предполагает деление установленного законом или договором количество дней отпуска за год (по умолчанию — 28) на 12. Условно говоря, когда за 1 отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска.

Если выяснится, что предприятие должно работнику отпуск ровно за 1 месяц работы — то в графе «Не использованных» пишется 2,33. Если, к примеру, за 5 месяцев — пишется 11,65 (2,33 умножаем на 5). Впоследствии отраженная в данной графе цифра без округления умножается на средний заработок за расчетный период — для расчета фактической компенсации.

В графе «За период» ниже указывается не длительность трудового договора, а общее количество дней, отработанных в рамках рабочего года или нескольких рабочих лет. Один рабочий год в общем случае соответствует календарному (и если это так, что период, указываемый в рассматриваемой графе, все же будет совпадать с периодом действия трудового договора).

Но он увеличивается на количество:

дней отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
дней отпуска за свой счет, превышающее 14 дней;
дней прогулов и иных периодов отсутствия человека на рабочем месте без уважительных причин.

Эти дни не включаются в отпускной стаж (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Страховые взносы — в ПФР, ФСС, ФФОМС, в форме Т-61 нигде не показываются.

Они не относятся к удержаниям, которые уплачивает работник: взносы полностью платит за свой счет работодатель (пусть и включая его фактически в фонд оплаты труда).

Ознакомиться с образцом формы Т-61 вы можете по нижеследующей ссылке.