Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если возник простой и исполнитель получил основания для взыскания с клиента, первым делом следует направить официальную письменную претензию. Даже если претензионный порядок не оговорен в договоре, его соблюдение необходимо для последующего обращения в суд.
Как составить акт простоя
Акт составляется в письменной форме сотрудниками подрядчика. Лучше задействовать сотрудников, занятых в разных подразделениях и, насколько это возможно, независимых друг от друга. Они не обязательно должны относиться к руководящему составу организации. В комиссию должны входить не менее двух-трех человек, предельная численность не ограничена.
В акте необходимо отразить:
- дату и время составления;
- место составления документа: адрес объекта, характеристики, позволяющие его идентифицировать;
- состав лиц, участвующих в актировании;
- причины простоя, обязательно указав, что присутствует вина заказчика;
- ссылку на договор, в идеале — на его пункт, устанавливающий обязанность заказчика, которую он не исполнил, из-за чего возник простой.
Оплата простоя во время ремонта
Вопрос оплаты простоя во время ремонта был рассмотрен Минтрудом в Письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375.
Оплата времени простоя зависит от того, по чьей вине произошел простой:
-
если ремонт носит плановый характер, время его проведения можно отнести к простою по вине работодателя;
-
если в организации сложилась аварийная ситуация, простой можно квалифицировать как не зависящий от воли сторон;
-
если ремонт в организации проводится в связи с нарушениями со стороны работника, время его проведения является простоем по вине работника.
Суточные должны выплачиваться работнику за каждый день нахождения в командировке, в том числе, за рабочие, выходные, праздничные дни, за дни нахождения в пути и при временной остановке в пути. Суточные не являются вознаграждением за труд, я является компенсация дополнительных расходов работника, связанных с проживанием вне постоянного места жительства.
Независимо от обстоятельств работнику должны быть выплачены суточные за все дни его нахождения в командировке, включая и дни, когда он по своей вине не выполнял служебное задание.
В отношении работника, не выполнившего служебное задание в командировке по своей вине, вы можете применить меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор или увольнение.
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.
Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.
Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.
Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:
- расходы на мобильную связь;
- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.
Неоднозначные командировочные расходы и их учет
Командировка – это выполнение работником поручений работодателя за пределами места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Если работник направлен в подразделение той же организации, расположенное отдельно, то это тоже относится к командировкам. Когда удаленный работник едет в офис работодателя, расположенный в другом городе – это также командировка.
Но если поездки – это неотъемлемая часть функциональных обязанностей сотрудника (разъездной характер работы), то они не считаются командировками.
Однозначного определения разъездного характера работы ТК РФ не содержит. Роструд рекомендует считать работу разъездной, если поездки носят «постоянный характер» (письмо от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ). Поэтому работодатели сами определяют, к какой категории относится каждая должность. Главное — нужно обязательно отразить характер работы в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Индивидуальный предприниматель не может отправить в командировку «сам себя», т.к. не является работником (письмо Минфина РФ № 03-11-11/11722 от 26.02.2018).
Работник, направляемый в командировку, не должен быть «ущемлен» по сравнению с его коллегами, остающимися на обычных рабочих местах.
Поэтому такому работнику гарантируется:
- Сохранение должности.
- Выплата среднего заработка.
- Возмещение всех обоснованных и подтвержденных расходов.
Правила поведения пользователей на сайте
Причины остановки производства бывают разные. Необходимость приостановки деятельности возникает как в результате действий (или бездействия) работника и работодателя, так и по вине третьих лиц. Простой техники по вине заказчика способен вызвать как вынужденное бездействие отдельных подразделений или работников, так и полный паралич предприятия.
В соответствии со ст. 72.2 ТК РФ, простой объявляют по следующим причинам:
- экономические: падение спроса на продукцию, финансовые сложности, нарушение условий договора недобросовестными контрагентами и пр.;
- технологические: изменение методов и приемов работы;
- технические: поломки, выход из строя, модернизация оборудования;
- организационные: кадровые перестановки, изменение структуры компании, формы собственности.
Оплата вынужденного простоя по вине работодателя
Оплата простоя по вине работодателя в 2021 году производится, когда сотрудники не могли осуществлять свои трудовые обязанности вследствие:
- Возникшего пожара или производственной аварии по вине работодателя.
- Несчастного случая, произошедшего на производстве.
- Проведения планового ремонта оборудования (п. 3 Письма Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).
- Организационных причин. Например, если не был продлен договор аренды помещения, в котором трудились сотрудники. К этой категории относится и отсутствие заявок на ремонт оборудования (определение Мурманского облсуда от 17.05.2017 № 33-1403/2017) или непрохождение сотрудником медосмотра по вине работодателя, что послужило причиной его недопуска к управлению электропоездом (определение Пермского крайсуда от 10.05.2017 по делу № 33-5127/2017).
- Экономических причин, когда у работодателя нет денежных средств продолжать производство изделий или работ, а также в силу нарушения своих обязанностей контрагентами, например отмены тендеров заказчиками (определение Красноярского крайсуда от 27.07.2016 по делу № 33-9952/2016).
Оплата вынужденного прогула из-за незаконного увольнения
Уволенный сотрудник имеет полное право не согласиться с решением работодателя уволить работника. И подать соответствующее заявление в суд, комиссию по трудовым спорам (если она есть) или государственную инспекцию труда ст. 382 и 352 Трудового кодекса РФ). И если в итоге решение организации будет признано незаконным, она будет обязана восстановить уволенного на прежнем рабочем месте, выплатить ему среднюю заработную плату за время вынужденного прогула. А если работник потребует, то и компенсацию за причиненный моральный ущерб (ст. 394 Трудового кодекса РФ).
Средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат, начисленных сотруднику за 12 календарных месяцев, предшествующих моменту увольнения (ст. 139 Трудового кодекса РФ, п. 62 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Оплате подлежат рабочие дни (часы), приходящиеся на период с момента увольнения и до момента восстановления на работе. При этом суд может самостоятельно рассчитать сумму средней зарплаты (на основании справки о зарплате, запрошенной у организации) и указать ее в своем решении (Определение Верховного суда РФ от 5 сентября 2003 г. № 53-г03-25).
Неоднозначные командировочные расходы и их учет
Все четыре места оформили на его имя.
Теперь налоговики настаивают, чтобы мы исключили из базы по налогу на прибыль расходы на три места.
Правы ли они? Надо ли удерживать со стоимости этих трех мест НДФЛ и начислять взносы? : Понятно, что для того, чтобы съездить в командировку, не обязательно выкупать целое купе, можно вообще поехать по плацкартному билету. Это не необходимость, а обеспечение бо´льшего комфорта в поездке, по крайней мере на взгляд проверяющих.
Поэтому претензии контролирующих органов были предсказуемы. Однако в последнее время Минфин стал с пониманием относиться к некоторым необязательным командировочным тратам.
Например, разрешил учитывать в расходах и не облагать НДФЛ оплату услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах; .
В вашей ситуации важно экономически обосновать, почему для директора купили сразу четыре места в купе, а не одно.
Как это можно сделать? Например,
Ухудшение внешних экономических факторов, разрушительное влияние стихии или технологические неполадки, приводящие к невозможности продолжать работу в прежнем режиме, сами по себе приносят убытки. В этом случае руководство сможет снизить затраты, если правильно оформит время вынужденного простоя по вине работодателя:
- Получив уведомление, в любой форме, об условиях, остановивших работу, нужно как можно быстрее принять решение об объявлении простоя.
- Выявить виноватых (работник, сам работодатель или форс-мажор);
- Определить сроки, если это невозможно, то приостановка объявляется бессрочной;
- Решить вопрос о присутствии работников, которых коснулся простой, на производстве;
- Издать приказ, в нем нужно перечислить все выше указанные подробности, а также, желательно, разъяснить форму и размер оплаты (он зависит от причин и виновных);
- Под подпись ознакомить с ним весь коллектив или ту его часть, которая осталась без работы.
- Предложить пострадавшим сотрудникам перевестись на вакантные должности с сохранением средней зарплаты на весь период простоя.
- Перевести некоторых работников на вакантные должности, не ниже прежней квалификации, без их согласия, но на срок не более месяца, ст. 72.2 ТК.
- В трехдневный срок известить службу занятости, п. 2 ст. 25 Закона 1032-1 ФЗ. Сделать это нужно, если работу остановило полностью все предприятие, опоздание может стоить штрафа до 5000 рублей, ст. 19.7 КоАП.
- Внести отметки о простое в табель рабочего времени, форма Т-13. Код учета выбирается в зависимости от обстоятельств: вина работодателя обозначается аббревиатурой РП или числовым кодом 31 .
- Если невозможность трудиться касается не всех сотрудников, то это нужно фиксировать в актах произвольной формы, а затем отражать это в табели.
Командировка за счет принимающей стороны как оформить?
Поездка в другой город или страну для решения деловых или производственных вопросов является командировкой. В нее направляют как своих постоянных сотрудников, так и работающих по совместительству, в том числе иностранных граждан и работающих на дому.
Стоит учитывать, что есть категория работников, которых можно направлять в деловую поездку, только с их разрешения:
- Матерей, имеющих детей до трех лет;
- Родителей-одиночек детей до пяти лет (матери или отца);
- Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
- Сотрудников, ухаживающими за больным или нетрудоспособным членом семьи. В данном случае, необходимо медицинское подтверждение.
Согласно Трудовому Кодексу, при отправке таких сотрудников в поездку, необходимо подписать с ними уведомление, в котором они или отказываются, или соглашаются на предложение.
При этом оно должно включать пункт, в котором будет указываться их законное право на отказ от деловой поездки.
А также, трудовым законодательством РФ, предусмотрена категория граждан, которых запрещено направлять в поездки.
К ним относятся:
- Беременные сотрудницы;
- Ученики, работающие на основании ученического контракта, при условии, если поездка не является частью обучающего процесса;
- Сотрудники, младше 18 лет. Исключение – спортсмены, творческие люди. Полный перечень можно найти в соответствующем Положении;
- Работников, которые оформлены по гражданско-правовому договору.
Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.
Финансовые обязательства по приему сотрудника при направлении, должны быть обязательно прописаны в договоре о сотрудничестве между компаниями или оформлены дополнительным соглашением к нему. В нем должны быть прописаны все издержки, связанные с поездкой. А именно: транспортные расходы в оба направления; расходы на проживание, в том числе и питание.
Если смотреть законодательную базу — то стоит особое внимание уделить 167 статье ТК РФ.
В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.
Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2020 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.
Основными документами, регламентирующими расчет выплат во время командировки, являются 139 статья ТК РФ, а также Постановление Правительства № 749.
Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.
В дни нахождения в командировке работники могут тратиться на естественные потребности, которые не связаны с выполнением задания. Например, вопросы оплаты питания вполне логично могут быть привязаны к суткам нахождения в месте командирования. Такие расходы могут включаться или не включаться в оплату проживания. Нередко применяется схема лавирования размером суточных, например, норма 500 рублей без учета питания и 700 рублей с оплатой расходов в столовых.
Состав ежедневных расходов, которые возмещаются работодателями командированным работникам, достаточно разнообразен. При этом администрации предприятия может часто идти на уступки в рамках действующего законодательства. На сегодня командировка остается приятным способом уйти от рабочих будней с возможностью показать результаты производственной деятельности вне стен компании.
Оплата командировок — возмещение затрат
Компенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:
- За проезд (в том числе за провоз багажа);
- За найм жилья;
- За услуги связи;
- За загранпаспорт и визы;
- За обмен валюты.
При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом их посуточного размера:
- 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
- 2 500 руб. – для загранкомандировок.
Вероятные причины простоя по вине работника
В ТК все вопросы, связанные с простоем, разъяснены весьма кратко. Конкретных причин, которые могут привести к приостановке работы, не указано. Перечень их определяется работодателем в индивидуальном порядке. Однако можно выделить самые распространенные причины приостановки по вине работника, которые актуальны на практике:
- Нарушение правил эксплуатации оборудования, что привело к поломке последнего.
- Отказ проходить инструктаж или медицинский осмотр, если они являются обязательными для выполнения работы.
- Намеренное создание условий, при которых невозможно продолжение производственных процессов (к примеру, забастовка).
Вопрос: Включается ли в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, период простоя по вине работника организации? Посмотреть ответ
При наличии следующих факторов ответственность за простой не может быть возложена на работника:
- Приостановка связана с обстоятельствами непреодолимой силы.
- Это естественное следствие работы предприятия, связанное с хозяйственными рисками.
- Простой повлекли за собой действия, предпринятые вследствие крайней необходимости.