Учет трудовых книжек в 2024 году казенного учреждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет трудовых книжек в 2024 году казенного учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В приходно-расходной книге ответственный работник записывает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши. Также там следует указать когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, каких серий и номеров и на какую сумму были выданы бланки.

Приобретаем и выдаем трудовые книжки

По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).

Как проводится бухгалтерский учет в казенных учреждениях

• Дт 1 40120 211 Кт 1 302 11 730. Выплата заработка.
• Дт 1 302 11 830 Кт 1 303 01 730. Удержание НДФЛ.
• Дт 1 302 11 830 Кт 1 304 03 730. Перевод заработка на карту работника.
• Дт 1 304 03 830 Кт 1 304 05 211. Учет выдачи зарплаты.

• При поставке в стоимость будут включены затраты на саму поставку, страховку, пошлину, услуги посреднических компаний.
• Стоимостью изготовления является себестоимостью. Она включает в себя траты на производство.
• Если материалы поступили по соглашению о дарении, в стоимость будет входить рыночная цена, стоимость поставки, траты на доведение изделия до нужного состояния.
• Если произошло централизованное поступление материалов, стоимость определяется на основании сумм, прописанных в сопроводительной документации.

Новое в учетной политике на 2022 год

Обновлённая форма трудовой книги по размерам стала больше, благодаря внесению больше количества разделов.

К примеру, для раздела «Информация о работе» теперь отведено 14 разворотов (вместо 10).

Раздел «информация о награждении» сейчас включает 7 разворотов (вместо 10).

Внешняя часть осталась без изменений: титульник и внутренние листы со строками для указания информации о трудовой деятельности остались в исходном виде.

• Заполнение трудовых книг возможно не только от руки. Информации можно указывать, используя штампы или печать на принтере2.
• Дополнительное требование: указания дат в каждом разделе трудовых книжек осуществляются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, а год – четырёхзначными).
• Исключено требование о внесении информации в трудовую книгу при личном нахождении работника, устраивающего на работу впервые.
• Нет необходимости в ознакомлении сотрудников со всеми записями, указывающими в личной карточке под роспись. В том числе нет необходимости в заверении подписями увольняемого работника всех записей, вписываемых в книгу в процессе работы.
• Период для внесения записей в трудовую книгу (приём на работу/переводы/награждения) – пять рабочих дней.
• При увольнении по причине перевода работника на другую работу (постоянную) необходимо вписать наименование юридического лица или ИП, к которому он устраивается.
• Для работников, осуществляющих деятельность дистанционно, конкретизировано, что данные вносятся исходя из желания удалённого работника при передаче им бумажной книги лично или посредством почты.
• Данные о работе по совместительству можно вписывать как последовательно, так и блоками – единовременно о трудоустройстве и об увольнении.

Запись о работе по совместительству вписываются «основным» работодателем базируясь на документе, постановляющем трудовую деятельно по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Детально: если необходимо сделать такую запись, но в настоящее время человек не осуществляет деятельность, то он может обратиться к работодателю, у которого ранее был трудоустроен по совместительству.

• Работодатель лично составляет книги/журналы по ведению бланков трудовых книжек и их вкладышей, в том числе ведения перемещения трудовых книжек.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

В личном кабинете через интернет сотрудники смогут получать расчетные листки, справку 2-НДФЛ и другие документы, и в свою очередь сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный в электронном виде.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Какую форму трудовой книжки нужно применять в 2021 и 2022 году

1. Скорректировали порядок заполнения и следующие формы:

• баланс главного распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора доходов, источников финансирования дефицита бюджета (ф. 0503130);
• отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
• справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125);
• пояснительная записка к балансу (ф. 0503160):

1. таблица № 1 «Сведения о направлениях деятельности» — ранее «Сведения об основных направлениях деятельности»;
2. таблица № 4 «Сведения об основных положениях учетной политики» — ранее «Сведения об особенностях ведения бюджетного учета»;
3. сведения об исполнении бюджета (ф. 0503164);
4. сведения об исполнении мероприятий в рамках целевых программ (ф. 0503166);
5. сведения о движении нефинансовых активов (ф. 0503168);
6. сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169);
7. сведения об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173);
8. сведения о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств (ф. 0503175);
9. сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства (ф. 0503190).

2. Из состава Пояснительной записки (ф. 0503160) исключили сведения о количестве подведомственных участников бюджетного процесса, учреждений и государственных унитарных предприятий (ф. 0503761), о результатах деятельности (ф. 0503162).

• Приказ Минфина России от 16.12.2020 № 313н — изменения в Приказе № 15н.

Финансисты скорректировали заполнение расшифровки дебиторской задолженности по выданным авансам (ф. 0503191).

Приглашаем пройти специализированный бюджетный курс «Отчетность бюджетных, автономных и казенных учреждений».

• Приказ Минфина России от 29.10.2020 № 250н — изменения в Инструкции № 191н.

В составе системы бюджетов появился новый уровень — бюджеты муниципальных округов. Отчетность этих бюджетов с 2021 года будет входить в состав консолидированной отчетности. Поэтому финансисты внесли правки в следующие формы:

• консолидированный отчет о кассовых поступлениях и выбытиях (ф. 0503152);
• отчет об исполнении консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда (ф. 0503317);
• баланс исполнения консолидированного бюджета субъекта РФ и бюджета территориального государственного внебюджетного фонда (ф. 0503320);
• консолидированный отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503321);
• консолидированный отчет о движении денежных средств (ф. 0503323).

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Как по новым правилам вести учёт трудовых книжек?

15. Расчеты по выданным авансам. Учет выданных авансов по договорам на поставку материальных ценностей (работ, услуг). Учет выданных авансов другим бюджетам бюджетной системы РФ. Списание задолженности по суммам выданных авансов в связи с невозможностью взыскания. Регистры бухгалтерского учета, используемые для учета расчетов по выданным авансам. Группировка расчетов по выданным авансам по счетам бюджетного учета.

23. Расчеты по оплате труда. Подготовка приказов на прием, перевод, увольнение, отпуск. Заполнение Табеля учета рабочего времени. Оформление Расчетных ведомостей по начислению заработной платы. Формирование Журнала операций расчетов по оплате труда. Ведение Книги аналитического учета депонированной (не выданной) заработной платы. Начисление ежемесячной компенсационной выплаты матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком. Осуществление премирования сотрудников. Оформление отдельных документов по начислению заработной платы. Сдача отчетности по движению трудовых книжек.

Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.

Рекомендуем прочесть: Повреждения это

Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225, далее – Правила).

Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003г. №117н).

Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика. Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Согласно пункту 2 статьи 525 Гражданского кодекса РФ, к отношениям по поставке товаров для государственных или муниципальных нужд применяются правила о договоре поставки, а также иные нормы, предусмотренные главой 30 «Купля-продажа» Гражданского кодекса РФ.

Приобретение и выдача трудовых книжек. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011г. №180н, расходы на приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов) относятся на статью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Какие проводки сделать в учете?

Как следует из пункта 102 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010г. №174н, расходы на приобретение бланков трудовой книжки отражаются в бюджетном учете записью:

операции	Дебет	Кредит
Отражены расходы на приобретение бланков трудовых книжек	1401 20226 «Расходы на прочие работы, услуги»	302 26730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Поступившие бланки трудовых книжек учитываются в условной оценке (обычно – 1 руб. за бланк) на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Аналитический учет посчету 03«Бланки строгой отчетности» ведется по каждому виду БСО и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества.

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности (БСО). Они выдаются лицу, ответственному за их ведение, по заявке.

Положение об учетной политике на 2022 год

Казенное учреждение находится в ведении органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего бюджетные полномочия главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств. Взаимодействие казенного учреждения при осуществлении им бюджетных полномочий получателя бюджетных средств с главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, в ведении которого оно находится, осуществляется в соответствии с БК РФ (пункт 1 статьи 161 БК РФ).

Основным нормативным документом в области бухгалтерского учета является Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), и сфера его применения распространяется в том числе на некоммерческие организации. Более того, он обязателен к применению и организациями государственного сектора, в число которых входят государственные (муниципальные) учреждения, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов.

Приобретаем и выдаем трудовые книжки

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.

Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). Там, в частности, сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Учет доходов учреждений в свете последних изменений в КОСГУ

• 0 205 00 000 «Расчеты по доходам» – на нем отражаются суммы доходов (поступлений), начисленные учреждением в момент появления требований к их плательщикам, возникающих в силу договоров, соглашений (в том числе суммы поступившей от плательщиков предварительной оплаты), а также при выполнении учреждением возложенных на него согласно законодательству РФ функций;
• 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» – он предназначен для учета расчетов по суммам выявленных недостач, хищений, порчи денежных средств и иных ценностей, других сумм причиненного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами в установленном законодательством РФ порядке, по суммам предварительной оплаты, не возвращенным контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда, по суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенным (не удержанным из заработной платы), по суммам задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, по суммам излишне произведенных выплат, по суммам принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством РФ, при возникновении страховых случаев, по суммам ущерба, причиненного вследствие действия (бездействия) должностных лиц организации, а также по суммам компенсации расходов, понесенных учреждениями в связи с реализацией требований, установленных законодательством РФ.

Акт на списание трудовых книжек. Образец

Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки. Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье.

Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

Обязаны ли учреждения обеспечивать работников трудовыми книжками? В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете бланков трудовых книжек, а также операций по их выдаче? Облагается ли плата за выданные бланки НДС и налогом на прибыль?

Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.

2) дополнительно возникает объект обложения по НДФЛ. Если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03-07-11/367).

В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).

О форме трудовой книжки

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

• в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);

• с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положение	Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия	Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником	Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?

Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.

Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?

Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.

Похожие записи:

• Должен ли наследник бизнеса платить налоги, решал ВС
• Налог на имущество физических лиц для пенсионеров 2024 Москва
• Штраф за отсутствие предрейсового медицинского осмотра