Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По законодательным нормам, действующим на территории Российской Федерации, полномочия на получение товаров в обязательном порядке подтверждаются бланком. Причем разработка этого документа производится, как в свободной, так и в унифицированной форме (с задействованием шаблона М-2). Вне зависимости от того, по какому пути пошел заказчик, заверять бумагу у нотариуса не нужно.
Правила оформления доверенности
Строго установленной формы документа не существует. Доверенность должна быть составлена в письменном виде и содержать обязательные реквизиты:
- Дата выдачи
- Подпись руководителя или уполномоченного лица и главного бухгалтера (для государственных и муниципальных организаций)
- Печать организации
- Наименование документа (Доверенность)
- Регистрационный номер (необязательно)
- Дата прописью
- Место выдачи доверенности
- Если документ составлен не на фирменном бланке, нужно указать название организации
- В тексте должен содержаться список доверенных действий и документов, которые может подписывать доверенное лицо
- Срок действия
- Возможность передоверия
- Образец подписи доверенного
Торговые организации, как правило, используют унифицированные доверенности форм ТМЦ М-2 и М-2а. Эти формы действительны, но применять их не обязательно. При заполнении унифицированной формы необходимо учитывать некоторые требования:
- Указать товарно-материальные ценности и документы (наряд, счет, договор, накладная и т. п.), на основании которых передается товар.
- Составлять список на обороте доверенности нужно, если в документах этот перечень не содержится. Если перечень с указанием количества товаров есть, графы перечеркивают
- Доверенности регистрируются в бухгалтерии
- После выполнения доверенных действий следует в течение суток подать в бухгалтерию подтверждающие документы.
Как уже говорилось ранее, заполненные образцы доверенностей на получение заказов и товаров от организации или ООО должны храниться в архивах предприятия, как минимум, в течение пяти лет. Подобная запасливость убережет владельца бизнеса от всевозможных проблем и неприятных ситуаций, касающихся споров с сотрудниками, поставщиками, экспедиторами и контрагентами.
Кроме того, современные фирмы нередко сталкиваются со случаями, в рамках которых нужно быстро и грамотно аннулировать ранее сформированный сертификат. Сделать это можно путем создания обыкновенного письменного уведомления, направляемого от имени самой организации. Причем специалисты в области юриспруденции рекомендуют забирать оригинальный бланк, вне зависимости от каких-либо сторонних обстоятельств. Таким образом, хозяин фирмы (или старшее, ответственное лицо), уберегает себя от проблем самого разного характера.
Правила составления документа
Доверенность на передачу товаров, оборудования и каких-либо иных ценностей должна быть составлена в письменном виде. Это требование установлено в статье 185 Гражданского кодекса.
Важно помнить, что уполномоченное лицо наделяется только теми правами, которые указаны в доверенности. Например, представитель компании может быть наделен правом получить партию компьютерной техники со склада поставщика на основании заключенного договора.
Вместе с тем в законодательстве не установлено каких-то ограничений в части полномочий, которыми можно наделить представителя. То есть явиться за упомянутой партией товара может не только, например, экспедитор, но и любой другой сотрудник компании, если на него выписана соответствующая доверенность.
Какой документ посчитают доверительным
С точки зрения закона, это письменное разрешение, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).
Если говорить о документе, который надо подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который станет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (ТМЦ) по договору.
До 06.06.2011 было запрещено выдавать шаблон доверенности на получение товара на имя человека, который не работает в организации. Но решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.
На какой срок выдается доверенность и у кого она остается?
Срок действия не является обязательным условием. В соответствии с ГК РФ (статья 186) документ, в котором не указана длительность юридической силы акта, считается выданным на один год.
Отсчет срока начинается от даты составления. Ее отсутствие означает ничтожность документа. Такая бумага при соблюдении иных правил не создает прав и обязанностей ни для одной из сторон.
Максимальный и минимальный срок действия не устанавливается. Документы могут действовать определенный срок, до какого-либо дня или события. Уполномочивание третьего лица возможно отозвать раньше истечения срока.
Действие акта в рамках передоверия не превышает сроков основного документа. Если последний выдается на год, то по его истечении юридическую силу теряют и первоначальная, и последующая доверенность.
Акт хранится у поставщика. Передается она при первоначальной отгрузке. Когда срок действия истекает, бумага передается в бухгалтерию организации.
Как составляется доверенность на получение ТМЦ
Выдавать доверенность на получение ТМЦ и удостоверять сам документ вправе только руководитель или иное лицо, которое действует от имени юридического лица в соответствии с учредительными документами. Ни главный бухгалтер, ни юрист организации сами не вправе оформлять и подписывать такой документ.
Доверенным лицом, т.е. кому выдается доверенность на получение ТМЦ, может быть как работник юридического лица, так и стороннее лицо. Если доверенное лицо работает в компании, целесообразно, указать должность. В любом случае в обязательном порядке указываются паспортные данные.
Доверенность на получение ТМЦ изготавливается в письменной форме на фирменном бланке организации. Возможно использование унифицированных норм №М-2 и М-2а, однако, это не обязательно.
В отличие от генеральной доверенности, доверенность на получение ТМЦ обычно выдается в связи с одним конкретным договором, сделкой и иными основаниями. Поэтому в доверенности желательно максимально подробно указать обстоятельства или привести перечень товарно-материальных ценностей, которые надлежит получить.
Консультация юриста: требуйте доверенность при подписании товарных накладных
Обосновывается это ссылками на статью 312 ГК РФ и статью 65 АПК РФ. Согласно статье 312 ГК РФ в общем случае поставщик вправе при поставке потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим покупателем или управомоченным им лицом и несет риск последствий непредъявления такого требования. Согласно статье 65 АПК РФ каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые ссылается.
Однако попытки взыскать оплату по такой накладной через суд могут оказаться неудачными. Суд будет выяснять, является ли работником предприятия лицо, подписавшее накладную и принявшее товар. Если да – то тогда поставщику в большинстве случаев удастся взыскать оплату по рассматриваемой накладной. Если нет и при этом поставщик не имеет доверенности от покупателя на лицо, подписавшее товарную накладную, то тогда суд будет исходить из того, что товар поставлен ненадлежащему лицу. То, что печать при этом была подлинной, правового значения иметь не будет. А потому требование оплатить товар неправомерно.
Печать заменит доверенность
Судебная практика считает доказанным факт поставки товара покупателю, если товар был получен работником покупателя, а на накладной имеется оттиск печати покупателя (Определения ВАС РФ от 29.11.2010 N ВАС-15924/10, от 26.02.2009 N 1812/09, Постановления ФАС ВВО от 01.12.2008 N А82-10250/2007-38, от 18.12.2008 N А43-30902/2007-15-792, от 20.11.2008 N А28-4380/2008-114/6, ФАС ЗСО от 09.06.2009 N Ф04-3061/2009(7274-А70-28) и др.).
Как следует из п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, если материально ответственное лицо торговой организации получает товары вне своего склада, то ему необходимо предъявить доверенность, подтверждающую право такого лица на получение материальных ценностей от имени торговой организации. Аналогичные нормы содержатся в п. 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Что нужно знать о подобной доверенности?
Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.
Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.
Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.
Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.
Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.
Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.
Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.
Указанный документ, как и доверенность в налоговую от юридического лица, должен быть заверен не только подписью руководителя, но и печатью предприятия. Хотя в отношениях между постоянными контрагентами этому требованию может не придаваться значения, не стоит пренебрегать формальностями: никто не застрахован от судебных разбирательств, и правильно оформленный документ может стать решающим доводом в пользу принимающего торгово-материальные ценности юридического лица.
Важно: если организация часто принимает ТМЦ от постоянных поставщиков, на каждого из них может быть оформлена «расширенная» доверенность по форме М-2а, являющейся, в отличие от М-2, «многоразовым» документом.
Использование доверенности М-2 в настоящее время не имеет прямой альтернативы: осуществлять приёмку указанных оборотных активов без оформления документа имеют право лица, заблаговременно указанные в уставных документах компании; в остальных случаях специалистам бухгалтерского отдела неминуемо придётся оформлять одно- или многоразовую доверенность.
Положительные стороны использования доверенности М-2:
- Ограниченность полномочий ответственного сотрудника. Юридическое лицо может быть уверено, что по истечении указанного срока работник уже не сможет использовать документ в своих целях. Кроме того, в списке (третьей части доверенности по форме М-2) перечислены все находящиеся в обращении объекты, поэтому сотрудник без сговора с другой стороной е сможет принять ничего лишнего. Это обезопасит организацию от необходимости проведения дальнейших расследований в случае непреднамеренной или умышленной неточности принимающего лица.
- Официальное закрепление полномочий. В доверенности однозначно указано, кто наделён полномочиями принимать товарно-материальные ценности. Никто, кроме названного в документе лица, не сможет воспользоваться документом в своих интересах. Следовательно, и ответственность за приёмку оборотных активов целиком ложится на одного человека, что позволяет в случае неувязок провести чётко ориентированное внутреннее расследование.
Минусы доверенности М-2:
- Ограниченный срок действия. Если контрагент, вне зависимости от причины, сорвал поставку, принимающей стороне придётся оформлять новый документ: продлять срок действия старого задним числом не допускается.
Совет: если такие инциденты уже происходили по вине поставщика, юридическому лицу имеет смысл сразу оформить «пролонгированную» доверенность, продлив срок её действия как минимум на неделю по сравнению со стандартным. Это позволит снизить нагрузку на бухгалтерский отдел и секретариат, а также избежать необходимости вносить в журнал исходящих документов лишние позиции.
- Сложная процедура оформления. На доверенности по форме М-2 должны стоять подписи главного бухгалтера, руководителя подразделения или организации и самого доверенного лица, а также печать предприятия. Кроме того, рекомендуется перед подписанием бумаги проконсультироваться со специалистами юридического отдела.
Важно: как и любая доверенность, М-2 должна быть распечатана на стандартном листе формата А4. Составление документа от руки хотя и не противоречит нормам российского законодательства, на практике почти не встречается.
- Наименование компании.
- Наименование документа.
- Порядковый номер (указывать не обязательно, но желательно).
- Место выдачи (населенный пункт).
- Дата совершения, прописью указывается число, месяц, год (заполнять строго обязательно! Иначе, доверенность признается ничтожной).
- Текст доверенности, который включает в себя:
- Наименование фирмы – доверителя, ОГРН, ИНН, адрес.
- Данные лица (ФИО, должность), подписывающего доверенность от имени фирмы.
- Данные доверенного лица (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства).
- Перечень полномочий, для совершения которых выдается доверенность (можно конкретизировать). Указание на третье лицо, перед которым будут представлены интересы доверителя.
- Срок действия доверенности.
- Сведения о праве передоверия полномочий (если такое право предоставляется).
- Подпись лица, на которое оформляется данный документ.
- Подпись директора и главного (старшего) бухгалтера.
- Печать компании.
Перечень товаров, передаваемых покупателю, количество, единицы измерения, порядковый номер указываются на оборотной стороне.
Если в бланке присутствуют незаполненные строки, ставится прочерк большим зигзагом. Ниже документ подписывается доверенном лицом, что подтверждает получение им данной доверенности.
Пример:
ДОВЕРЕННОСТЬ № 22/2018
г. Санкт-Петербург Первое февраля две тысячи восемнадцатого года
Настоящим, ООО «Метиз88» ИНН 7811231201, ОГРН 1037700211377, юридический адрес: 193232 г. Санкт-Петербург, ул. Московская, д.21, в лице Генерального директора Величко Виталия Александровича, действующего на основании Устава, уполномочивает
менеджера по закупкам Луц Ольгу Петровну (паспорт 4501 1249, выдан ТП 21 по Невскому району СПб и ЛО, 01.08.2008г, зарегистрированную по адресу: г.Санкт-Петербург, Морской пр-т, 89, кв.23) представлять интересы Общества в ООО «Поставщик», для чего ей предоставляются права:
- Получать ТМЦ по Договору поставки от № 21 от 01.07.2017г.
- Получать необходимые документы на товар (товарные накладные, счет-фактуры, сертификаты соответствия и др.).
- Подписывать накладные, по которым был получен товар.
Доверенность выдана без права передоверия.
Луц О.П. удостоверяю.
Подписи руководителя и главного бухгалтера.
Итак, чтобы доверенность имела силу, а стороны деловых взаимоотношений не имели проблем, необходимо помнить и соблюдать следующие правила:
1.Хоть данный документ может составляться в вольной форме, в нем обязательно должны присутствовать пункты 185–187 ГК РФ.
2.Нотариальное заверение не требуется, но обратиться к нотариусу – разумное решение если опыта в составлении этого документа у вас мало.
3.Получить доверенность может не только сотрудник фирмы, но и сторонний человек (водитель забирающий товар, посредник, транспортная компания и т.п)
4.При постоянном составлении документа разумно использовать его форму № М2а с отрывным корешком, который нужно сохранять.
5.Сохранять доверенности не обязательно.
6.Новая доверенность не может быть выдана если не закрыта старая.
7.Использованные доверенности должны в течение дня после срока действия возвращены.
8.Дублировать список товаров на оборотной стороне не стоит если они перечислены на лицевой (в таком случае лучше всего поставить прочерки на пустых пунктах).
9.Подписывать доверенность может только руководитель фирмы или организации! Заместители и иные лица могут это делать лишь имея генеральную доверенность на управления от руководителя.
Правила, нюансы и образцы доверенности
Важнейшим правилом составления доверенности является то, что в документе необходимо обязательно указывать конкретные товары (или группы товаров), а также иных ценностей. Рекомендуется также по возможности указывать их количество. Кроме этого, можно отмечать и несколько дополнительных особенностей:
- Если доверенное лицо получает товары по спецификации или счет-фактуре, в которых, как правило, содержатся наименования товаров, то указывать их дополнительно в доверенности необязательно. Однако следует добавить название документа, в котором содержится этот перечень.
- Доверенность любой формы, оформляемая в отношении любых лиц, обладает типичной письменной формой без каких-то дополнений. Она не нуждается в удостоверении нотариусом.
- Основными установленными формами доверенности на получение товара являются М-2 и М-2а. Их первое различие заключается в том, что форму М-2а используют те категории предприятий, в которых выдача материальных ценностей обладает массовым характером. В иных обстоятельствах применяется форма М-2.
- Фирма может разработать свою уникальную форму доверенности, но с условием, что она будет содержать все необходимые реквизиты. Подобная вольность ничуть не противоречит закону.
Сроки действия документа
В большинстве случаев документ оформляется для того, чтобы поверенный выполнил какие-то определенные действия. Практика показывает, многие руководители ограничивают срок действия такого серьезного документа двумя неделями. Как правило, этого вполне достаточно, чтобы выполнить необходимое поручение. Конечно, при необходимости этот срок может быть увеличен, например, если доставкой ТМЦ занимается тот же самый поставщик.
Более точные даты назначает сам директор. Например, он знает, в какой именно день осуществляется поставка товара. Именно на этот день и выписывается доверительный документ. Если сравнивать с простой доверенностью, можно сказать, М-2 является более серьезным документом. Соответственно, руководители опасаются составлять его на продолжительный срок. По истечению указанного периода представителю запрещено принимать товары, а поставщику запрещено их выдавать человеку с просроченным документом.
Как написать доверенность
Как же правильно написать доверенность? Форма доверенности – произвольная, ее оформление желательно осуществлять на фирменном бланке организации. Бланк доверенности содержит следующие реквизиты:
- наименование документа;
- личные данные доверителя (кто предоставляет права и обязанности — фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);
- личные данные доверенного лица (кому предоставляются права и обязанности — фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);
- текст документа;
- дата составления;
- подпись доверителя;
- отметка о заверке (в случае необходимости).
Доверенность имеет юридическую силу в случае удостоверении подписи доверителя нотариусом.
Согласно ст. 185 Гражданского кодекса, доверенность – это письменное разрешение, выданное одним лицом в отношении другого и дающее право на совершение ряда действий. Документ выдается для предъявления третьим лицам.
Доверенностью на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) можно считать документ, наделяющий работника организации правом от имени предприятия получить материальные ценности от поставщика по предварительному заказу.
Документ выписывается на уполномоченного сотрудника. Это может быть менеджер по закупкам, экспедитор, логист и т.д. Доверенность оформляется с правом или без права передоверия на усмотрение работодателя.
Выделяют такие виды доверенности:
| Генеральная | Неограниченная по функциям и срокам, если иного не указано в документе |
| Специальная | Ограничена определенными правами и сроками |
| Единовременная | Выдается на один раз для конкретного случая |
Оформляет доверенность лично руководитель предприятия либо лицо, обладающее такими полномочиями. Документ не требует проставления печатей и заверения нотариусом. Достаточно только подписи уполномоченного лица.
Образцы доверенностей на выполнение конкретных поручений
Город Бородинск
«10» сентября 2020г.Общество с ограниченной ответственностью «Научная мысль»
(полное наименование организации, включая организационно-правовую форму)
В лице директора (должность руководителя юридического лица)
Иванова Ивана Ивановича
( ФИО)
действующего на основании Устава уполномочивает (основание полномочий)
Петрова Петра Петровича(ФИО)
паспорт серии 5201 № 251922 выдан Кировским РОВД г. Бородинска «12» марта 1997 года
1. Предоставить в ООО «Наука и Техника» необходимые документы для получения технической информации.
2. Получить техническую информацию, а также иные документы, определенные Регламентом ООО «Наука и Техника» .
3. Получить средства защиты информации в ООО «Наука и Техника» и выполнить все необходимые действия, связанные с исполнением настоящего поручения, в том числе с правом подписи в журнале учета и прочих учетных документах.
4. Представитель наделяется правом расписываться на копии с в соответствующих документах для исполнения поручений, определенных настоящей доверенностью.
5. Заключить договор и подписать финансовые документы (в рамках выполненных работ и оказанных услуг по договору).