Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ей дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда организация не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или ликвидации компании).
Удержать можно из окончательного расчета
Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.
Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Нужно ли корректировать налоги?
Суммы ранее выплаченных работнику отпускных компания включала в доходы, учитываемые при налогообложении прибыли, удерживала с них НДФЛ и начисляла страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?
Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить исправления в налоговый учет того периода не нужно.
Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.
Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это подтверждают (см. письмо Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).
С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. Компании не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, организация правильно удержала и перечислила в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.
Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, компании нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.
Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя руководителя организации с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Излишние выплаты отпускных: когда наниматель вправе вернуть деньги
Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.
Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:
- прекращение деятельности организации (ИП);
- штатное сокращение организации (ИП);
- отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
- отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
- замена собственника имущества;
- призыв на действительную военную службу работающего;
- восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
- нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
- смерть работника либо нанимателя;
- чрезвычайные ситуации.
Таким образом, при увольнении работника по остальным основаниям, к примеру, по собственному желанию либо соглашению сторон и т. д. наниматель вправе удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанное время.
Срок, который сотрудник «переотдыхал»
Для того чтобы правильно определить размер удержания, прежде всего нужно вычислить, сколько оплаченных работодателем дней сотрудник использовал в качестве отпуска и не успел отработать.
Алгоритм расчетов достаточно прост:
- Сначала нужно определить рабочий стаж у данного работодателя. Для этого учитывается временной промежуток между принятием на работу и увольнением в полных месяцах и дополнительных днях. Неполные месяцы округляются в ту или другую сторону, если количество отработанных дней, соответственно, больше или меньше 15. Например, сотрудник трудился 6 месяцев и 10 дней, значит, стаж будет засчитан только за 6 месяцев. А если он проработал 6 месяцев и 16 дней, ему засчитают 7 месяцев стажа.
- Вторым этапом является исчисление отпускных дней, которые работник успел отработать до увольнения. Для этого применяется формула:
Од = 28 / 12 х Мсгде:
- Од – число отработанных дней отпуска;
Мс – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.
- Далее простым вычитанием выясняется, за сколько дней отпуска правомерно удержание оплаты. Из полного количества «отгулянных» работником дней вычитается число, найденное в результате формулы, приведенной выше.
ВАЖНО! В расчет берется не календарный год, а рабочий, начинающийся с момента заключение трудового договора.
Например, для 7 отработанных работником месяцев количество дней отплаченного отпуска, не требующего удержаний, составит 28 / 12 х 7 = 16 дней.
Например, для стандартного отпуска в 28 дней, предоставленного авансом, в случае отработки в течение 7 месяцев с работника нужно будет удержать плату за 28 – 16 = 12 дней.
Бухгалтерские проводки
Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.
| По Дебету | По Кредиту | Описание операции |
| 20,23,25,26,44 | 70 | Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. |
| 96 | 70 | Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат. |
| 50 | 70 | В кассу передана сумма излишне выданных отпускных |
| 70 | 68 | Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. |
| 20,23,25,26,44 | 69 |
Ограничение размера удержания
Если увольнение работника происходит по другому основанию, удерживать из его заработной платы работодатель может не более 20% выплачиваемой суммы при каждой выплате. При этом 20% исчисляется от заработка, уменьшенного на сумму удержанного НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Пример. А.С. Пыжов работает в организации с 1 февраля 2012 г. По соглашению с работодателем с 14 по 27 июня включительно ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Ежемесячный заработок А.С. Пыжова составляет 20 000 руб., средний дневной заработок для расчета отпускных равен 680,27 руб. (80 000 руб. : 4 мес. : 29,4). Сумма отпускных составила 9523,78 руб. (680,27 руб. x 14 календ. дн.).
С 10 июля 2012 г. А.С. Пыжов увольняется по собственному желанию. За 6 рабочих дней июля работнику начислено 5454,54 руб. (20 000 руб. : 22 раб. дн. x 6 раб. дн.).
Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом
Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.
Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.
Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.
Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.
Заставляют вернуть деньги за отпуск. Как не потерять лишнее?
Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом, всегда оставался болезненным вопросом.
Да, законодательство предоставляет работодателю право произвести удержания из заработной платы работника при его увольнении за неотработанные дни отпуска, которые он получил авансом.
Но почему-то работодатели часто забывают, что право на удержание они имеют, но это должно проходить в рамках закона. К нам поступило обращение от работницы муниципального учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера.
“31 декабря 2018 года я увольняюсь по собственному желанию.
Важно
На этой неделе ко мне подошел начальник отдела кадров и пояснил, что при предоставлении мне ежегодного оплачиваемого отпуска они что-то напутали с отпускным периодом и предоставили мне часть отпуска авансом.
В связи с увольнением я остаюсь должна учреждению 35000 рублей. Начальник отдела кадров предложил мне написать заявление для бухгалтерии о возврате указанной суммы.
Возврат отпускных при увольнении: не теряйте свои деньги
Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом, всегда оставался болезненным вопросом.
Да, законодательство предоставляет работодателю право произвести удержания из заработной платы работника при его увольнении за неотработанные дни отпуска, которые он получил авансом.
Но почему-то работодатели часто забывают, что право на удержание они имеют, но это должно проходить в рамках закона. К нам поступило обращение от работницы муниципального учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера.
“31 декабря 2018 года я увольняюсь по собственному желанию.
На этой неделе ко мне подошел начальник отдела кадров и пояснил, что при предоставлении мне ежегодного оплачиваемого отпуска они что-то напутали с отпускным периодом и предоставили мне часть отпуска авансом.
В связи с увольнением я остаюсь должна учреждению 35000 рублей. Начальник отдела кадров предложил мне написать заявление для бухгалтерии о возврате указанной суммы.
Увольнение работника может проводиться по разным основаниям. Например, по его собственной инициативе, по сокращению должности, по соглашению сторон или же за проступки — по инициативе нанимателя.
Однако основание для прекращения трудовых взаимоотношений никак не влияет на обязанность работодателя компенсировать неиспользованные отпускные периоды. Простыми словами, даже если работника увольняют за прогулы или хищения, компенсировать неотгулянный отдых придется в любом случае.
Если сотрудник увольняется по собственному желанию, то необходимо подготовить соответствующее заявление. А вот указывать в заявлении требование о назначении компенсационной выплаты не обязательно. Но стоит отметить, что допустимо указать данное требование, если у работника имеются несколько неотгулянных периодов. Используйте образец: заявление на увольнение с компенсацией отпуска.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Продолжительность дополнительного отпуска разная. Для людей с ненормированным рабочим днём — три календарных дня, для работающих инвалидов — два дня. Длительность устанавливает Трудовой Кодекс и соответствующие федеральные законы.
В соответствии со ст. 126 ТК, сотрудник может написать заявление и попросить деньги вместо «лишних» дней отпуска. Отправить работника в отпуск или выплатить ему деньги — решает работодатель. Однако закон однозначно запрещает заменять дополнительный отпуск деньгами, если речь идёт о:
- беременных;
- несовершеннолетних;
- людях, занятых на работах с вредными и опасными условиями.
Такие сотрудники могут получить выплату за неиспользованный отпуск только при увольнении. Основание: ст. 126 Трудового кодекса.
Работник, у которого остались неотгулянные отпуска, увольняется. В этом случае компенсацию за неиспользованный отпуск необходимо включить в окончательный расчёт.
До 2018 года возникали споры: при увольнении компенсировать неотгулянные дни отпусков за всё или не за всё время работы? Если сотрудник не был в отпуске три года, значит руководство должно оплатить ему три отпуска? Дороговато выходит, знаете ли.
Возвращаем отпускные уволившегося работника
Разберемся, что делать бухгалтеру, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха.
В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет? Что делать, если увольняющийся сотрудник отказывается вернуть излишек отпускных?
Иногда отпуск предоставляется, так сказать, авансом, с расчетом на то, что впоследствии сотрудник отработает использованные им дни отдыха. Но что делать, если он, не отработав свой отпуск до конца, решает уволиться?
Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. По общему правилу, продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно (ст. 115 ТК РФ).
Если сотрудник недавно устроился в организацию, то право на использование отпуска за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше (ст. 122 ТК РФ). Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, даже если рабочий год полностью им не отработан.
В этом случае предполагается, что неотработанные дни использованного отпуска сотрудник впоследствии отработает.
Но что делать, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха? Должен ли сотрудник вернуть часть отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска? Давайте разберемся.
Каким способом удерживают отпускные
Обычно при окончательном расчете сотруднику причитаются деньги за несколько проработанных, но еще не оплаченных дней. Из этой суммы, собственно, и производятся удержания за неиспользованный отпуск при увольнении. Работнику просто выплачивают разницу между зарплатой последнего месяца и ранее начисленными отпускными. Дополнительных распоряжений для такой операции бухгалтеру не требуется, также как нет необходимости получать согласие работника на корректировку причитающихся выплат.
Иногда заработной платы для погашения долга оказывается недостаточно (в приведенном выше примере работнику причиталась зарплата всего за 1 день) или ее вовсе нет. Тогда увольняющийся должен погасить долг самостоятельно. Обычно это делается путем внесения наличных в кассу фирмы.
Бухгалтер, который делал перерасчет отпускных, оформляет сотруднику при его увольнении приходный ордер. На основании этого документа работник вносит в кассу излишне выплаченную ему сумму. Если долг погашен полностью, увольняющийся получает на руки свою трудовую книжку и прощается с работодателем.
Иногда работник отказывается возмещать перерасход, мотивируя это отсутствием средств. Наниматель может пойти ему навстречу, увеличив срок уплаты долга до 1 месяца. Если по истечении этого времени задолженность остается непогашенной, работодатель имеет право обратиться в суд для истребования средств.
ТК РФ об отпуске и отпускных
Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.
Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.
Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.