Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению возвратной накладной». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Возврат некачественного товара поставщику
Как составить письмо на возврат
Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.
Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:
- Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
- Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
- Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
- Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
- Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.
Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.
Акт возврата бракованного товара поствщику: порядок подписания
Большинство интересуются тем, как правильно составить акт и что должно в нем прописываться. Но перед этим, желательно проверить поставленный товар повторно. Для этого необходимо сформировать комиссию из трех человек, чтобы окончательно убедиться, что товар является действительно ненадлежащего качества.
ВНИМАНИЕ: желательно, чтобы одним из участников комиссии был представитель поставщика, действующий на основании доверенности. Таким образом, он участвует в проверке и после подписывает акт о возврате бракованного товара.
Данный акт также должен быть подписан всеми членами действующей комиссии.
Готовить и распечатывать акт желательно в нескольких экземплярах – для себя и для поставщика. При составлении можно руководствоваться типовыми бланками и образцами заполнения. Чтобы качественно и безошибочно заполнить акт возврата бракованного товара, обращайтесь к специалистам портала Правио в Москве. Они оперативно и за умеренную цену помогут оформить любой документ. Нотариально заверять такой акт нет необходимости.
Как оформить покупателю возврат товара поставщику
Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме N ТОРГ-12 с отметкой: «Возврат товаров») или актом возврата товаров поставщику.
Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром.
Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.
Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.
Возврат некачественного товара поставщику при обнаружении брака непосредственно при приемке товара
В этом случае организация-покупатель может просто не принимать испорченный товар.
При этом достаточно подкорректировать приходную накладную ТОРГ-12 — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику.
То есть если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, оформленной поставщиком организацией-покупателем вычеркиваются необходимые позиции – те позиции, что с браком.
Обращаем внимание на то, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица.
Указанное лицо должно поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Кроме этого поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение 5 рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара.
При этом в счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.
Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты.
То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок. А поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже.
Это распространенный случай тогда, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.
Пошаговая инструкция по составлению акта
По своей структуре официальная бумага делится на четыре составные части: реквизиты, сведения о контрагентах, условия возврата и подписи сторон. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Начинаем с реквизитов. В шапке документа указываем, что настоящий акт является приложение к договору поставки (обозначаем его реквизиты). Затем присваиваем официальной бумаге номер для документооборота в компании и хранения. Далее оставляем дату и место составления акта.
Следующий шаг – указание сведений о контрагентах. Обозначаем наименования организаций со ссылкой на их организационно-правовые формы, а также должностных лиц, их приставляющих. Необходимо сослаться на документ, дающий право подписи.
Ниже по документу подтверждаем фактическое получение товара, сравниваем его количество с накладной. Затем утверждаем, что часть ценностей не соответствует заявленным требованиям (описываем причину возврата). Далее заявляем отказ от исполнения договора поставки, возврат товара поставщику. Оставляем перечень возвращаемого груза (оформляется в виде таблицы).
Затем следует обозначить условия возврата:
- сроки;
- судьба предоплаты;
- какой именно товар подлежит возврату;
- согласие сторон на проведение процедуры;
- количество составленных экземпляров акта.
Общие основания и правила возврата реализуемой продукции
Основания для возврата продукции предусматривает закон либо договор (применительно к п. 4 ст. 421 и ст. 454 ГК). Так, к примеру, согласно п. 1 ст. 466 ГК, если продавец нарушил условия договора купли-продажи, поставив меньшее количество продукции, чем предусмотрено данным соглашением, то покупатель вправе, если иное не оговорено договором:
- Потребовать недостающую (недопоставленную) часть.
- Отказаться от части продукции, которая уже передана, и не оплачивать ее.
- Если поставленная часть уже оплачена, то потребовать деньги, уплаченные за нее, обратно.
Характеристики дополнительной документации
Акт возврата товара поставщику на бланке компании предусматривает рекламацию, накладную со списком продукции, претензионное письмо. Сопроводительные бумаги составляются по следующему принципу:
- единого образца претензии не существует. Она пишется на бланке организации в вольной форме. В тексте сообщается о сути проблемы и альтернативных способах решения;
- при наличии дефектов составляется протокол по форме ТОРГ-2 без оформления возврата;
- если дефекты проявились в процессе эксплуатации, составляется накладная по типу ТОРГ-12 с указанием возврата;
- при обнаружении недостатков импортных изделий заполняется форма ТОРГ-3.
Акт на возврат товара от покупателя передается по экземпляру для каждого поставщика. В нем указываются изделия с несоответствующим качеством.
Скачать образец заполнения акта на возврат товара поставщику можно ниже.
Большинство интересуются тем, как правильно составить акт и что должно в нем прописываться. Но перед этим, желательно проверить поставленный товар повторно. Для этого необходимо сформировать комиссию из трех человек, чтобы окончательно убедиться, что товар является действительно ненадлежащего качества.
ВНИМАНИЕ: желательно, чтобы одним из участников комиссии был представитель поставщика, действующий на основании доверенности. Таким образом, он участвует в проверке и после подписывает акт о возврате бракованного товара.
Данный акт также должен быть подписан всеми членами действующей комиссии.
Готовить и распечатывать акт желательно в нескольких экземплярах – для себя и для поставщика. При составлении можно руководствоваться типовыми бланками и образцами заполнения. Они находятся в открытом доступе, поэтому с оформлением и заполнением бланка, то есть, акта, проблем не возникает. Нотариально заверять такой акт нет необходимости.
С чего начинается возврат
Чтобы вернуть уплаченные деньги, покупатель должен представить в магазин:
| № | Что предъявить | Пояснение |
| 1 | Товар с сохранным товарным видом | Он должен быть в целой упаковке, с нетронутыми ярлыками, с полной сохранностью всех физических свойств и качеств |
| 2 | Гарантийный талон | Если он оформлялся при покупке товара (не на все товары по закону положена гарантия) |
| 3 | Документ, подтверждающий покупку | Обычно для этой цели используют кассовый чек. Крупные сети магазинов сохраняют данные о каждой покупке в своей базе, поэтому даже если бумажного чека нет на руках, магазин обязан принять заявление о возврате. |
| 4 | Документ, подтверждающий личность покупателя | Это может быть паспорт или водительское удостоверение |
| 5 | Заявление | Написанное покупателем в свободной форме или по образцу магазина |
На каком этапе пишется
Акт о возврате товара делается непосредственно при его приеме, в присутствии представителей компании-поставщика и предприятия-приобретателя.
Эта процедура всегда включает в себя осмотр товара (полностью или выборочно), соответственно при выявлении браки или порчи, вместо документов, свидетельствующих о приемке товарно-материальных ценностей, формируется акт об обнаруженных дефектах и акт о возврате.
Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)
- Юридический адрес для регистрации ООО
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- В течение 3 - лет с момента государственной ликвидации, налоговики могут вернуться к ликвидированной компании.
- Патентное ведомство России Роспатент: функции, структура и особенности взаимодействия
- Уголовно-процессуальные гарантии: понятие, виды, значение.
- Условный выпуск товаров, в отношении которых применяются меры технического регулирования
- Упрощенная процедура банкротства физических лиц: законопроект 2021 года
Иногда этот акт формируется позже: когда продукция уже поступила в эксплуатацию, но в этом случае на нее должна действовать гарантия поставщика и срок использования не должен превышать установленный отдельно в каждом конкретном случае максимальный период.
Образец акта о возврате товара поставщику
Мнение эксперта
Кузьмин Иван Тимофеевич
Юрист-консульт с 6-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член ассоциации юристов.
Если перед вами поставлена задача по формированию акта о возврате товара, а вы раньше с этим документом не сталкивались, возьмите на вооружение приведенные выше советы и посмотрите пример. С их помощью вы без особых усилий сделаете нужный вам акт.
- Начало бланка вполне стандартно:
- напишите тут наименование самого документа,
- его номер,
- дату,
- место составления.
- После этого идет основной блок.
- Первым делом укажите здесь информацию о поставщике и покупателе (почти как в договоре):
- включите сюда названия организаций,
- должности и ФИО представителей. Если данные лица действуют по доверенностям, следует внести в акт номер и дату их выдачи.
- Обязательно дайте ссылку на договор, по которому происходит возврат товара.
- Далее в акте содержится несколько пунктов.
- В первом удостоверьте сам факт приема-передачи товаров от покупателя поставщику,
- внесите наименование товарно-материальных ценностей,
- приведите их подробное описание,
- обозначьте количество.
- Затем включите основание:
- тут надо дать ссылку на документ, который удостоверяет брак, дефекты или повреждения, задержку с поставкой или какие-то другие причины возврата.
- После этого укажите качество продукции, тары упаковки, их состояние.
- Если до возврата проводилась экспертиза, сведения о ней также надо включить в документ:
- напишите где, когда и кем она проводилась,
- поставьте ее дату,
- номер соответствующего акта.
- В заключение укажите требования, которые приобретатель товарно-материальных ценностей предъявляет поставщику:
- обмен,
- ремонт,
- возврат денежных средств. Если последнее – сумму внесите как цифрами, так и прописью.
- Ниже вписывается количество созданных экземпляров акта, обозначается то, что они равны по тексту и с юридической точки зрения, ставятся подписи всех заинтересованных сторон.
Когда продавец может отказать покупателю
Заполненный образец бланка на возврат товара от покупателя передают продавцу, после чего руководство торговой компании принимает решение о возврате уплаченной суммы или обмене на аналог без дефектов качества.
Но в некоторых случаях продавец вправе отказать в удовлетворении требований покупателя. Вот наиболее распространенные ситуации:
| Ситуация | Пояснение |
| Отказ в возврате продовольственных товаров |
|
| Отказ в возврате продукции, запрещенной к возврату |
|
| Отказ из-за упущенных сроков | Покупателю отведено только 14 дней на то, чтобы вернуть товар, не имеющий никаких дефектов. А некачественный товар можно вернуть до окончания гарантийного срока или 2-летнего периода с момента покупки. |
Варианты оформления возврата поставленных ТМЦ
Возврат товара поставщику — это хозяйственная операция, бухгалтерское оформление которой зависит от того, когда был обнаружен брак: во время приемки или после нее. В любом случае придется подготовить много документов.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Оформление возврата товара зависит от его причины и времени передачи права собственности. Если продавец может заменить порчу, доукомплектовать, переупаковать поставку, возвращать ТМЦ не потребуется.
Но отказ покупателя принять поставку означает, что договор купли-продажи расторгнут, что должно найти отражение в учете сторон.
Рассмотрим, как отражаются в учете операции по возвращению ТМЦ по наиболее частым основаниям.
Оформляем возврат товара поставщику
Бухгалтерия Возврат товара поставщику — это неприятная и, к сожалению, распространенная процедура. Рассказываем, какие документы оформлять на возврат товара поставщику, как правильно составить акт и другие необходимые сопроводительные документы, какие проводки использовать для учета.
1 марта 2019 Евдокимова Наталья
Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику.
Такое может случиться в следующих ситуациях:
- Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
- Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
- Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
- Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
- Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).
Образец акта возврата некачественного товара
Акт возврата некачественного товара – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт возврата некачественного товара. Если поставляется товар ненадлежащего качества, идет речь о нарушении поставщиком договора, заключенного с заказчиком, о поставке определенной категории, марки, типа и уровня качества товаров. На основе проверки, которая подтверждает низкое качество товара, отправляется поставщику копия акта о проверке, претензия предъявляется и акт возврата некачественного товара оформляется. В таком случае договор можно расторгнуть в судебном или добровольном порядке.
Акт возврата некачественного товара, который подкреплен данными экспертизы, является документальным доказательством претензий заказчика к поставщику.
Товар можно возвратить по причине низкого качества (несоответствия указанным в договоре поставки требованиям) или по взаимному согласию покупателя и продавца (в таком случае товар может быть и качественным).