Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Три критерия успешного выбора провайдера услуг аутсорсинга. Советы практика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.
Как выбрать провайдера и работать с ним?
При выборе поставщика услуг возможно несколько подходов:
- изучить рейтинг компаний-аутсорсеров;
- включить «сарафанное радио»;
- создать пул из десяти компаний, разослать всем запрос предложения (Request for Proposal) с детальным описанием бизнес-требований;
- обратиться в консалтинговую компанию, которая подберет вам провайдера.
Как правильно заключать договор?
Нужно обязательно оговорить ряд условий.
- Порядок формирования стоимости услуг.
Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.
- Кто в ауторсинговой компании принимает решение?
Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре.
Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов.
- Выход из договора.
Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера).
Тонкости аккредитации частных агентств занятости
Все правила аккредитации частных агентств занятости на кадровый аутстаффинг — осуществление деятельности, связанной с предоставлением труда персонала, приведены вПостановлении Правительства России № 1165 от 29.10.2015 года.
В первую очередь аккредитация кадровых агентств в 2021 году не может быть пройдена, если компания не соответствует минимальным требованиям Федеральной службы по труду и занятости.
Требования к частным агентствам занятости для прохождения аккредитации:
- Компания должна иметь уставной капитал в размере одного миллиона рублей минимум;
- У компании не может быть долгов по налоговым выплатам и прочим взносам в бюджет.
- Генеральный директор компании, проходящей аккредитацию кадрового агентства, должен быть дипломированным специалистом в области трудоустройства и кадров.
- Генеральный директор компании должен иметь минимум 2 года опыта работы в области трудоустройства и ведения кадров за последние 3 года;
- Генеральный директор не может иметь судимость за преступления против личности или в сфере экономики.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга бизнеса в компании «Амбер»
Регулярно проводим внутренний аудит
Мониторим изменения законодательства
На связи без отпусков и болезней
Находим индивидуальный подход
Стремимся стать клиенту бизнес-партнером
Берем ответственность в свои руки
Амбер оказывает бухгалтерские услуги в Москве и Подольске с 2006 года. За это время мы сформировали принципы работы, благодаря которым большинство наших клиентов обслуживается у нас по 7-10 лет:
- регулярный внутренний аудит работы сотрудников, что снижает до минимума вероятность ошибок;
- индивидуальный подход (один бухгалтер курирует максимум 4-5 небольших компаний либо 1-2 фирмы с большим документооборотом);
- постоянное отслеживание изменений законодательства в области бухгалтерского и налогового учета и практики их применения;
- стремление стать клиенту бизнес партнером, а не просто продавцом услуг.
Прежде чем продолжить рассматривать разные аспекты бухгалтерского аутсорсинга, следует дать определение понятию.
Итак, бухгалтерским аутсорсингом
принято называть процесс передачи полномочий по ведению всех вопросов,
связанных с бухгалтерией организации.
Иными словами, руководству компании больше не нужно бояться проверок налоговой, искать компетентных бухгалтеров и устраивать им проверки. Всю основную работу, связанную с финансово-отчётной деятельностью берёт на себя сторонняя организация. Как правило, в такой фирме работают исключительно профессионалы, имеющие богатый опыт за плечами.
Любопытно, что слово пришло к нам от английских юристов, и оно состоит из
двух слов (out sourse).
Говоря дословно, термин переводится как «внешний источник» и хорошо отражает
суть всего процесса.
Понятие и правовое регулирование
Аутсорсинг – это относительно новый вид оказания услуг малому, среднему и большому бизнесу. Представляет собой передачу юридическим лицом или иной организацией на основании составленного договора определенных функций предпринимательской деятельности в отношении другой компании. По своей сути аутсорсинг является простой профессиональной поддержкой на протяжении действия заключенного контракта.
Справка. Впервые понятие аутсорсинга появилось на территории Соединенных Штатов Америки, ещё двумя десятками лет ранее, но и сегодня в России оно набирает популярность.
Вопросы аутсорсинга регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В соответствии с главой 39 этого нормативно-правового акта, отношения в формате аутсорсинга строятся по принципу возмездного оказания услуг. А это значит, что исполнитель в лице аутсорсинговой компании должен предоставить интересующую услугу, а заказчик обязуется оплатить данные услуги.
- Статья 779 ГК рассказывает о нюансах составления договора.
- Статья 780 ГК говорит об исполнении договорных обязательств.
- Статья 781 решает вопросы оплаты.
- Статья 782 ГК говорит о возможности одностороннего отказа.
- Статья 783 содержит нормы регулирования договора.
Как получить максимум
- Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы.
- Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании.
- Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов.
- Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
- Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг.
- Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу.
- Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета.
- Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее.
И помните: в отличие от штатных сотрудников, аутсорсер не скажет вам, что «так нельзя» или «я так никогда не делала и делать не буду». Цель провайдера бухгалтерию компании под условия текущего законодательства, причем сделать это качественно и с гарантией.
Кто попадает в зону риска?
Примечательно, что все приведенные случаи проверок ФАС и последующих судебных разбирательств относятся к автономным учреждениям, а большинство из них – еще и к отрасли культуры. Видимо, это связано с двумя обстоятельствами.
Во-первых, закупочная деятельность автономных учреждений, которую они ведут на основании «рамочного» Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и собственных положений о закупке, традиционно вызывает критику ФАС. Ведь, руководствуясь этим законом, можно достаточно свободно осуществлять закупки у единственного поставщика[12].
Во-вторых, культурные мероприятия, особенно масштабные и емкие по вкладываемым в них бюджетным ресурсам, как правило, всегда на виду и могут вызывать неоднозначный резонанс. Это повышает вероятность получения контролирующими органами соответствующих обращений от лиц, которые по тем или иным причинам критически настроены по отношению к конкретным учреждениям и (или) их учредителям.
В любом случае передача государственными (муниципальными) учреждениями услуг, оказываемых населению, на аутсорсинг негосударственным поставщикам крайне уязвима с правовой точки зрения. И есть все основания полагать, что если подобная практика учреждений других отраслей попадет «под прицел» ФАС, ее выводы тоже будут неблагоприятны для учреждений и их учредителей.
Плюсы аутсорсинга и возможные риски
Передавая часть функций аутсорсеру, клиент уделяет больше внимания тем бизнес-процессам, от которых зависит прибыль фирмы. При этом он не платит за обустройство рабочих мест и за соцпакеты для стороннего персонала. Ему не приходится контролировать работников и заниматься повышением их квалификации. Все организационные вопросы решает аутсорсинговая фирма (при условии, что вы выберете надежного партнера).
Это еще не все достоинства сотрудничества с аутсорсером. Немалое значение имеет уровень ответственности. Штатный персонал не отвечает за ошибки. На него нельзя возложить материальную ответственность за невовремя поданный отчет или неправильно сделанные расчеты. В случае с аутсорсинговым агентством заказчику гарантируется результат. Если он некачественный, аутсорсер будет обязан компенсировать ущерб. Главное, чтобы в договоре были рассмотрены все спорные моменты.
Еще одним плюсом аутсорсинга служит расширенный опыт работников. Штатные специалисты занимаются ежедневным решением узкого круга задач. Они не имеют опыта в смежных вопросах. В то же время работники на аутсорсинге сталкиваются с разными бизнес-процессами. Они компетентны в различных областях.
Существенным достоинством этой схемы можно назвать гибкость условий сотрудничества. Клиент может в корне изменить направление бизнеса без увольнения старых специалистов и поиска новых. Эти вопросы можно поручить аутсорсеру.
Три критерия успешного выбора провайдера услуг аутсорсинга. Советы практика
Если в вопросах заключения трудового договора, организация оформляет соглашение с непосредственным работником, то в случае, если вы используете аутсорсинг, заключение соглашения происходит с компанией аутсорсом или физическим лицом, оказывающим данный вид услуг.
Организация, которая занимается аутсорсингом выступает в виде юридического или физического лица. Вторая сторона, а именно бизнесмен или предприниматель может быть также представлена как организацией, то есть юридическим лицом, работающим в определенной организационно-правовой форме, так и физическим лицом и индивидуальным предпринимателем.
Просчитайте экономическую выгоду от внедрения аутсорсинга. Вот основные факторы, которые на нее влияют.
- Сокращение прямых и косвенных затрат.
У нас есть кейсы, когда перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономил 10–30% затрат компании. При долгосрочном сотрудничестве услуги аутсорсинговой компании практически всегда обходятся дешевле.
- Улучшение операционной эффективности.
В частности, сокращение кассового разрыва. Также аутсорсер может планировать сумму налогов.
Когда нужен аутсорсинг
В первую очередь, стоит понять, есть ли у бизнеса необходимость в аутсорсинге. Нередко компания делегирует часть бизнес-процессов не из-за того, что в этом есть большая потребность, а по той причине, что у персонала недостаточно ответственности или понимания того, как вообще должна выполняться делегируемая задача. В результате возникает ситуация, в которой не приходится говорить об эффективном управлении персоналом на аутсорсинге – недостаточно компетентности.
Всерьез задумываться об аутсорсинге бизнес-процессов следует в перечисленных трех случаях:
- У компании есть четкая система прозрачных бизнес-процессов, но недостаточно сотрудников или компетентности для увеличения эффективности выполнения этих задач.
- В структуру организации внедряется новый процесс, который не относится к основным и вполне может делегироваться внешнему исполнителю при условии надлежащего контроля.
- Компания недавно начала свое развитие, и есть возможность передать на аутсорсинг практически все процессы, которые не принимают прямого участия в развитии бизнеса.
Правильный выбор и грамотное управление деятельностью аутсорсера открывает возможности:
- экономия времени и денег на поиск и трудоустройство своего штата;
- снижение административной и финансовой нагрузки на организацию;
- минимизация трудовых и налоговых рисков, лежащих на компании;
- гарантия того, что бизнес-процессами займутся компетентные кадры;
- нет необходимости заключать трудовые договоры с сотрудниками.