Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Претензии разбираем правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конфликтные ситуации в отеле встречаются достаточно часто. В психологии гостиничного обслуживания выделена категория «трудных гостей», которые в большинстве своем и генерируют конфликтные ситуации. Психологические условия отдыха в гостинице как бы подводят итог всем остальным условиям отдыха, придавая последнему целостный характер. Иногда персонал гостиницы подвергается враждебному психологическому воздействию. Агрессивность гостя нередко либо провоцирует персонал гостиницы на ответную враждебность, либо делает его беспомощным. Рост числа жалоб на российском рынке гостиничных услуг обусловлен рядом факторов. Во-первых, гости стали более осведомлены о своих правах и обязанностях гостиничных предприятий и более склонны настаивать на своих правах. Во-вторых, возросший спрос на гостиничные услуги способствует вхождению на рынок новых отелей, менее опытных и менее обеспеченных ресурсами. Значительная часть претензий возникает из-за недостоверной рекламы, слабой подготовки договорной документации и небрежности в ее оформлении, несоответствия качества и набора оказываемых услуг заявленным в договоре. Зачастую турист в значительной мере не представляет, что он приобретает на самом деле, а персонал отелей недостаточно четко формулирует обязательства по предоставлению всего комплекса гостиничных услуг, оплачиваемых клиентом.
Правила рассмотрения претензий и жалоб
· Итак, особое внимание следует уделить рассмотрению жалоб гостей. Даже самые неожиданные жалобы не должны оставаться без внимания, так как согласно исследованиям, проведенным Международной ассоциацией обслуживания клиентов в США 91% недовольных клиентов больше никогда не воспользуются услугами данной гостиницы и вдобавок расскажут обо всем минимум девяти собеседникам. 54-70% снова воспользуются услугами гостиницы, если их претензии будут удовлетворены. А если они будут удовлетворены очень быстро, то эта цифра возрастает до 95%.
·
· Таким образом, при рассмотрении жалоб необходимо соблюдать несколько достаточно простых правил:
· Гостя необходимо слушать участливо, с подчеркнутым вниманием.
· По возможности необходимо изолировать недовольного гостя, что бы другие ни могли слышать его претензий.
· Часто называйте гостя по имени и отчеству. Психологи утверждают, что собственное имя — одна из главных ценностей для человека.
Как получить обратную связь
Самое простое — разработать и использовать внутренние стандарты работы. Например, когда постоялец выезжает из отеля, нужно спросить у него: «Каким было ваше проживание?». Простой открытый вопрос, на который нельзя ответить «да» или «нет». У гостя наконец спросили мнение, и многие в данной ситуации этим воспользуются. В результате у отеля будет возможность уладить проблему и снять негатив, пока постоялец еще не уехал.
Работники отеля тоже могут уточнять у гостей во время проживания, не нужна ли им помощь, все ли хорошо. Универсальная фраза «Чем я могу помочь?» демонстрирует неравнодушие персонала к постояльцам и вовлеченность в жизнь отеля. Гость будет знать, что его готовы выслушать и что рядом всегда есть компетентные люди, к которым можно обратиться с вопросом.
Подарок подарку рознь
Гость, который сразу говорит о своей проблеме, часто хочет не только ее решить. Ему важно выговориться и, возможно, получить какой-то бонус. Руководитель отеля должен знать о всех этих мотивах и дать постояльцу то, что он хочет.
Если отель готов к обратной связи, а на претензии даются корректные ответы, это станет его преимуществом. Такой сервис однозначно даст положительный эффект, потому что гости, которые могут сразу пожаловаться и привлечь отель к возникшему вопросу, реже рассказывают о проблемах в интернете, а значит, неприятные отзывы не будут распространяться.
Если мы говорим про компенсацию, то выбирайте ту, которая соотносится с проблемой гостя и действительно решает ее. Например, постоялец будет жить в номере еще несколько дней, но горничная некачественно провела уборку. В первую очередь надо организовать уборку, а не «откупаться» комплиментом от отеля. Его стоит подарить позже.
Или другая ситуация — водитель опоздал встретить гостя в аэропорту, и тому пришлось ждать. Оптимально предложить гостю бесплатный обратный трансфер на выезде. Скидка на поездку или даже отмена платы за первый трансфер ситуацию не исправят. Надо продемонстрировать, что опоздание было случайным и что отель сотрудничает только с надежными партнерами. А еще это проявление гостеприимства и внимание: отелю не все равно, как гость поедет на обратный рейс.
Нередко в этом случае клиенту предлагают номер классом выше – чтобы избежать конфликтов. Но если все номера в отеле заняты, такой вариант не подойдет. В этом случае ничего не остается, кроме как требовать вернуть деньги. Можно потребовать предоставить письменный отказ в заселении. В этом случае позднее (после возвращения домой) можно будет требовать компенсации морального ущерба и убытков, которые возникли (если возникли) в результате оплаты номера в другом отеле – возможно, более дорогом из-за срочности и отсутствия бронирования. Чтобы получить такие выплаты, нужно сначала обращаться в администрацию гостиницы, а в случае отказа – в суд.
Важно! Если номер не был оплачен, а только забронирован, администрация может сослаться на то, что не имела подтверждения намерения клиента въехать, а также не были уточнены условия предварительного договора. В этом случае отказ в заселении может считаться правомерным. Но все зависит от договора публичной оферты, которым пользуется отель. Изучите его заранее и имейте в виду, что могут быть подобные подводные камни.
Если вы бронировали отель через турагентство или сайты-агрегаторы, которые выступают посредниками между отелями и туристами, обращайтесь в случае возникновения проблем к ним. Они должны оперативно среагировать, уточнить ситуацию и предложить варианты заселения, если получить номер в выбранном отеле все же не получится.
Что делать, если клиент решил вернуть товар, который не подошел
Общее правило: продавец должен вернуть товар, который не подошел — ст. 25 и 26.1 ЗОЗПП.
Срок возврата: 14 дней.
Люда пришла в магазин, чтобы вернуть обувь. Причина возврата — не подошел размер. Она имеет право отдать туфли и получить нужный размер или свои деньги обратно. Но это правило работает не всегда
Если Люда напишет претензию и укажет, что обувь ей разонравилась, её можно срезать и написать: туфли обратно не заберем, деньги не вернем. Если она напишет, что туфли не подошли по цвету, магазин обязан принять товар обратно.
Что делать. Если покупатель возвращает товар, а причина — «не подошёл размер, цвет или фасон», надо сделать обмен или отдать деньги. Если причина другая — «фасон не понравился моему мужу», можно не возвращать деньги, а в ответе ссылаться на закон.
- Претензия — это жалоба клиента на плохое окрашивание в парикмахерской, ненадлежащее оказание услуг охраны или некачественный ремонт автомобиля. Бизнес обязан реагировать на каждую претензию, иначе при проверке получит штраф
- Как отвечать на претензии клиентов зависит от случая. Порядок такой: понять, прав ли клиент. Если товар бракованный, нужно вернуть деньги, поменять товар, сделать ремонт или что там еще требует покупатель
- Если с товаром все в порядке или уверены в качестве оказанных услуг, нужно аргументировано ответить. Лучше со ссылками на закон
Порядок направления и рассмотрения претензий
Нельзя ответить на претензию до ее получения. Поэтому заявителю важно не только правильно оформить документ, но и подтвердить факт его отправки, получения (вручения). Составив претензию, можно:
- вручить ее второй стороне лично или уполномоченному представителю — на экземпляре заявителя должны поставить подпись или входящий (регистрационный) номер с датой;
- заказным письмом по почте — на руках останется квитанция с трек-номером, датой отправки документа;
- электронной почтой (если такой способ подачи претензии допускается договором) — для удостоверения подписи на электронном документе нужно использовать ЭЦП.
Порядок предъявления и рассмотрения претензий к качеству туристского продукта
- Споры и претензии, возникающие при исполнении договорных обязательств между сторонами, подлежат рассмотрению в Экономическом суде города Минска с соблюдением досудебного (претензионного) порядка урегулирования споров (Согласно п. 2 ст. 10 Гражданского кодекса Республики Беларусь), со сроком ответа на претензию в 15 календарных дней со дня ее получения.
В случае возникновения претензий со стороны туристов ТУРАГЕНТА (Заказчика) во время путешествия последние обязаны обратиться к представителю принимающей стороны и связаться с ТУРАГЕНТОМ (Заказчиком) для устранения возникших недостатков или уменьшения размера убытков. ТУРАГЕНТ (Заказчик) обязуется в тот же день, когда узнал или должен был узнать о претензиях к качеству предоставляемого туристического обслуживания в письменной форме информировать ТУРОПЕРАТОРА.
Если причины и последствия невыполнения условий поездки не были устранены во время путешествия, туристы ТУРАГЕНТА (Заказчика) могут предъявить претензии к качеству тура и/или туристической услуги в письменной форме ТУРАГЕНТУ с приложением необходимых документов в течение срока исковой давности со дня окончания действия договора оказания туристических услуг. ТУРАГЕНТ (Заказчик) в день получения претензии от туристов обязан письменно проинформировать об этом ТУРОПЕРАТОРА с приложением копии претензии туристов. ТУРАГЕНТ (Заказчик) обязан получить комментарии ТУРОПЕРАТОРА, а также рассмотреть претензию туристов в сроки согласно п. 6 приложения 1 к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь.
- Право на предъявление претензии имеют:
- туристические агентства, реализующие туристический продукт Компании непосредственно от своего имени, и заключившие с туристами договор о реализации туристского продукта;
- иные заказчики (юридические и физические лица), заключившие договор о реализации туристского продукта с Компанией от имени туриста. В случае предъявления претензии от имени туриста уполномоченным лицом право на это предъявление должно быть подтверждено доверенностью, оформленной в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
- Претензия должна содержать следующие обязательные сведения:
- наименование заявителя претензии, для юридических лиц – данные свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица, для физических лиц – фамилия, имя и отчество;
- местонахождение юридического лица (индекс, республика, край, область, город, населенный пункт, улица, номер дома, корпуса, квартиры), а для физических лиц – данные документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий), адрес, по которому следует направлять ответ на претензию, и адрес регистрации заявителя;
- данные о туристах, с указанием фамилий, имён и отчеств, номеров путёвок;
- основание для предъявления претензии (описание обстоятельств, являющихся основанием для предъявления претензии);
- сумма претензии;
- банковские реквизиты (для юридических лиц);
- подпись подающего претензию и дату её составления;
- перечень документов, подтверждающих предъявленные требования и прилагаемые к претензии. Прилагаемые документы должны подтверждать факт и действительный размер причиненного заявителю претензии ущерба. Прилагаемые документы удостоверяются подписями ответственных лиц.
- Претензия от туристического агентства направляется с сопроводительным письмом, оформленным на бланке подающего претензию агентства с указанием даты оформления и исходящего номера на имя директора Компании.
- Компания рассматривает полученную и соответствующую указанным выше требованиям претензию в 15-дневный срок, установленный договором и о результатах ее рассмотрения уведомляет в письменной форме заявителя по указанному в претензии адресу.
- При частичном удовлетворении или отклонении Компанией претензии заявителя в уведомлении Компании указывается основание принятого решения. Уведомление Компании подписывается уполномоченным лицом.
Претензионный порядок в гражданском процессе представляет собой меры, направленные на досудебное урегулирование спора. Вполне возможно, что подача претензии решит проблему и сторонам не придется выносить возникший спор на рассмотрение судебного органа. Такой порядок стороны могут установить сами, прописав условие в договоре. Перечень оснований предусмотрен и законом.
Несоблюдение досудебного порядка в гражданском процессе имеет определенные последствия. Если получен иск, но доказательств нет, судья предложит заявителю их представить и даст на это определенный срок. В противном случае документы просто вернут заявителю.
Установленной формы претензии нет. Ее следует изложить в произвольной форме с указанием фактов неисполнения договора и требования их устранить. Крайне важным является отправка претензии адресату и получение доказательств этому. Данные доказательства впоследствии нужно приобщить к иску.
Получение на претензию отрицательного ответа или же игнорирование ее контрагентом будет свидетельствовать об отсутствии препятствий для обращения в суд. В этом случае копия документа и доказательства отправки претензии должны быть включены в перечень документов для суда.
Что делать заявителю после того, как он направил претензию.
После того как вы направили претензию, дождитесь, пока придет ответ или закончится срок для ответа на претензию.
Срок на ответ исчисляйте со дня, следующего за днем отправки претензии, если иной порядок не установлен в договоре. В частности, стороны могут договориться, что срок на ответ течет со дня получения претензии адресатом.
Если рассчитываете решить спор без суда, то имеет смысл связаться с контрагентом и уточнить, ждать вам ответ на претензию или нет, и если ждать, то когда. В таком случае не стоит подавать иск уже на следующий день после того, как истечет срок для ответа, – подождите еще два–три рабочих дня. Если шансов разрешить спор без суда нет, то подавайте иск сразу же, как закончится срок для ответа на претензию.
- Если срок для ответа на претензию исчисляется со дня получения претензии, то сначала проверьте, получил ли контрагент претензию.
- Если отправили претензию в электронном виде, то дата отправки и дата доставки письма совпадают.
- Если отправили претензию курьером, то датой получения претензии будет день, когда курьер доставил письмо по адресу контрагента, а тот принял письмо либо отказался его получать.
- Если отправляете претензию по почте, то датой получения претензии будет день вручения письма, который указан в уведомлении о вручении или на сайте «Почты России», а если эти даты отличаются – самый ранний из таких дней.
- Если контрагент в итоге не пришел на почту, чтобы получить письмо, то датой получения письма будет день, когда почта выслала письмо обратно отправителю. Это вытекает из статьи 165.1 ГК: юридически значимое сообщение получено, если оно поступило адресату, но тот сообщение не получил или с ним не ознакомился.
Жалоба потребителя в Роспотребнадзор: куда и как обращаться
Данная структура наделена полномочиями по проведению проверок и надзорных мероприятий. Поэтому ущемленные в правах потребители обращаются чаще всего именно сюда. Особенно тогда, когда их претензия в адрес руководства гостиницы, туроператора не возымела действия либо игнорируется.
| Кому можно адресовать жалобу |
Способы обращения |
Как определить нужного адресата в центральном аппарате Роспотребнадзора |
|
Компетентным специалистам отделов; начальникам управлений; руководству Роспотребнадзора |
Электронная либо письменная жалоба;
личный прием в Общественной приемной центрального аппарата либо в территориальных органах; личный прием у руководства Роспотребнадзора |
В зависимости от проблемы обращение можно подать в Управление зашиты прав потребителей, а также Управление эпидемиологического (санитарного) надзора |
Поступившие обращения рассматриваются на протяжении 30 дн. При необходимости данный срок могут увеличить, о чем заявителя обязательно известят. Если обращения поступили не по тому адресу, их переправляют по компетенции нужному адресату.
В администрацию отеля (гостиницы)
В случае правонарушения сотрудника отеля наиболее логичным и, в большинстве случаев, действенным, будет обращение к его начальству, то есть к администрации заведения. Чтобы уберечь репутацию гостиницы и не допустить разбирательства в надзорных инстанциях, управляющий постарается оперативно урегулировать ситуацию и найти способ компенсировать причиненный клиенту ущерб.
Обжаловать нарушения в обслуживании своего временного места жительства постоялец может в устной форме непосредственно дежурному администратору. Если тот не в состоянии решить проблему либо сам является виновником произошедшего, клиент вправе требовать контакты вышестоящего руководства (или собственника) и добиваться справедливости на более высоком уровне.
На сайтах некоторых гостиниц и отелей можно найти электронные формы обратной связи, которые предназначаются и для подачи жалоб.
Но, к сожалению, не так редки ситуации, когда персонал отеля, включая его администрацию и высшее руководство, остаются глухи к требованиям своего гостя. И именно тогда ему следует переходить на другой уровень обжалования правонарушения —в государственные надзорные органы и официальные общественные объединения.
По закону, отмена брони в гостинице на любую дату возможна. При этом отель обязан вернуть клиенту ранее уплаченные денежные средства. Для этого рекомендуется написать заявление.
Если администрация накладывает штрафные санкции, ссылаясь на внутренние правила, можно обратиться за защитой своих прав в суд или Роспотребнадзор. Но перед подачей иска в судебную инстанцию, специалисты советуют соблюдать претензионный порядок. Вполне возможно, что администрация отеля согласится добровольно вернуть деньги.
Составить претензию, заявление на возврат денежных средств за бронь, иск в суд поможет юрист. Адвокат проконсультирует по вопросам, связанным с защитой прав потребителей, выстроит действенную стратегию и, при необходимости, сопроводит клиента до результата.
Шаг 3 — ответ на претензию
Ответить туристу на претензию нужно в течение 10 дней после того, как она получена. Такой срок установлен в ст.10 Федерального закона от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации». Правда, если претензия была предъявлена турагенту, а туроператор не успевает ответить на нее в течение указанного срока, то в этом случае турагенту следует письменно дать туристу предварительный ответ. В нем нужно сообщить, что туроператор рассматривает его претензию и, когда будет получен ответ, ему дадут мотивированный отзыв на претензию. Причем, получив ответ туроператора, турагенту не следует пересылать его туристу дословно как ответ на претензию. Нужно составить свой отзыв и передать его туристу.
Отвечая на претензию, турфирме следует ссылаться на те доказательства, которые впоследствии она сможет подтвердить в суде. Это договоры, путевки, платежные документы, памятки и правила турфирмы (авиакомпании, страховщика и прочих лиц), каталоги, свидетельские показания, фото- и видеоматериалы и т.п. Но к ответу на претензию туриста прикладывать оригиналы документов нельзя, ведь они могут понадобиться вам в суде.
В качестве аргументов турфирме нужно использовать положения действующего законодательства (если, конечно, они в ее пользу), а также условия договора с туристом. Не забывайте, что ответ, полученный туристом от вашей фирмы, он может затем использовать в суде. Поэтому если вы готовы предложить клиенту хотя бы небольшую компенсацию, то обязательно укажите данное предложение в ответе на претензию.
Впоследствии это может положительно повлиять на решение суда.
Ответ на претензию нужно вручить туристу под расписку. Если это сделать невозможно, то его можно отправить заказным письмом с уведомлением.
Какой срок ответа на претензию туриста установлен законом?
Срок для удовлетворения большинства требований потребителя — 10 дней.
Поскольку слово «рабочих» в законе не прописано, исчисление ведется в календарных днях.
Здесь опять же есть нюансы (а как же без них) — например, на наш взгляд, 10-дневный срок не действует в ряде случаев — например при отказе туриста от исполнения договора по причинам НЕ связанным с наличием в услугах недостатков (передумал, заболел, не захотел лететь) — действуют общие положения Гражданского кодекса, которые предусматривают возврат в «разумные сроки» (которые могут быть и больше 10 дней).
Вместе с тем, именно 10-дневный срок «на слуху» у абсолютного большинства туристов и судей.
В связи с этим, опять же исходя из целей а) дать компетентный ответ б) не доводить дело до суда, отвечать на претензии рекомендуется в срок не превышающий 10 дней.
Вывод: рекомендуемый срок ответа на претензию туриста — не более 10 календарных дней.