Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разбираемся с новыми правилами для подотчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
IV. Распределение ЕНП
Отраженные по единому налоговому счету суммы налоговый орган самостоятельно засчитывает в счет исполнения плательщиком обязанностей по уплате конкретных налогов, страховых взносов в следующей последовательности, установленной п. 8 ст. 45 НК РФ:
- недоимка – начиная с наиболее раннего момента ее выявления;
- налоги, авансовые платежи, сборы, страховые взносы – с момента возникновения обязанности по их уплате;
- пени;
- проценты;
- штрафы.
Если на момент распределения суммы ЕНП недостаточно для покрытия всех налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов с совпадающими сроками их уплаты, распределение производится в соответствии с приведенной последовательностью пропорционально суммам налоговых обязательств (п. 10 ст. 45 НК РФ).
Приведенная схема уплаты и распределения применяется к большинству платежей, предусмотренных НК РФ, но есть и исключения (см. п. 1 ст. 58 НК РФ). Вне состава ЕНП уплачиваются и учитываются налоговыми органами:
- госпошлина (за исключением госпошлины, в отношении уплаты которой судом выдан исполнительный документ),
- авансовые платежи по НДФЛ, вносимые иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.
Данные платежи не входят в совокупную обязанность и не учитываются на едином налоговом счете (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Могут уплачиваться не в составе ЕНП (на усмотрение плательщика):
- налог на профессиональный доход,
- сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов.
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
Авансовый отчет: пошаговое заполнение
Авансовый отчет готовится в одном экземпляре.
Проставляется дата, отчету присваивается номер. На лицевой стороне необходимо указать название фирмы, подразделение, ФИО генерального директора, ФИО подотчетного лица, табельный номер, должность, наименование аванса.
Сведения о наличии остатка и сумма текущего аванса отражаются в табличной части. В случае перерасхода по предыдущему авансу эта информация указывается там же. Должно отметить общее количество полученных и израсходованных средств, сумму перерасхода или остатка, сведения о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
В графах 2-4 на оборотной стороне, соблюдая хронологический порядок, работник указывает реквизиты подтверждающих расходы документов, сумма затрат отмечается в 5-й графе. Сумма принятых к расходу средств указывается бухгалтером в 7-й графе, счета (субсчета) – в 9-й графе, а 8-ая графа заполняется бухгалтером, если средства были выданы в валюте.
Производственные расходы не смогут быть отражены и у организации не получится вычесть НДС без подтверждающих первичных документов, которые работник должен прикрепить к отчету. К ним относятся: чек (товарный или кассовый), ПКО, товарные накладные и т.п.
Бухгалтер заполняет расписку о принятии отчета к проверке, отрезает ее и вручает подотчетному лицу. В ней содержатся ФИО подотчетного лица, сумма полученных денег, реквизиты отчета и количество документов.
Но временами при заполнении авансового отчета возникают ошибки.
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
- Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
- Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
- Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
- Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
- Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.
Как пошагово оформляются услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С
Любые виды операций со сторонними поставщиками требуют детального отражения в учетной бухгалтерской системе. Разберем еще одну ситуацию, при которой аванс используется для взаиморасчетов с логистической компанией, обеспечивающей доставку различного рода отправлений.
Допустим, что в качестве документального подтверждения о выполнении поставленной задачи сотрудником был предъявлен фискальный чек, подтверждающий оплату почтовых расходов на общую сумму 355 рублей (включая НДС 20%). Подобные затраты, характеризующиеся отсутствием материального выражения, вносятся в бюджет через авансовый отчет 1С — на вкладке «Прочее». В раздел вносятся первичные реквизиты, наименование расходных статей, цены, сведения о применяемой налоговой ставке и основаниях для вычета в будущем. Кроме того, для рассматриваемого примера актуальным является отражение почтовых марок, выступающих в рамках учета в качестве денежной документации.
Как и в предыдущем случае, наличие счет-фактуры, а также сопроводительного пакета, в структуру которого входят БСО, предполагает установку в программе флажков, активирующих встроенную опцию создания документа, позволяющего вычесть НДС из общего объема налогооблагаемой прибыли. Если же предоставлены только фискальные чеки, в которых указана сумма налога — ставить отметку в поле маркера не требуется. Для указания значения используется отдельная графа, в которую вносится актуальная величина выделенного контрагентом налога.
Важные нюансы составления
Составлять такой документ должен человек, являющийся подотчетным лицом в организации и получивший финансовую сумму на выполнение определенной служебной задачи. Таким человеком может быть работник компании или же внештатный сотрудник, который заключил с организацией гражданско-правовое соглашение. Последние в вопросах сдачи авансовых докладов приравниваются к работникам, состоящим в штате, и расчет с ними проводится в аналогичном порядке.
То, в какой форме подается авансовый отчет, было утверждено постановлением Госкомстата, вступившего в силу 1 августа 2001 года. Однако с 2013 года данная форма больше не является обязательной, организации могут составлять и применять собственную форму авансовых рапортов, в зависимости от их нужд.
Но все равно нужно учитывать требования к обязательным реквизитам, указанным в части 2 статьи 9 Федерального закона о бухучете. На практике, большая часть организаций в подобных вопросах использует стандартную форму N AO-1.
В каком порядке и в какие сроки составляется авансовый отчет? Эти аспекты регулируются указанием ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2014 года и положением о командировках, которое было утверждено постановлением Правительства России от 13 октября 2008 года.
Подавать такой документ нужно в течение трех рабочих дней либо с момента окончания срока, на который были выданы деньги, либо с момента выхода на работу по возвращении из командировки.
Например, вам выдали подотчетные деньги во вторник, 24 сентября, на шесть рабочих дней. Этот период закончится в среду, 2 октября. Значит, сдать авансовый доклад нужно будет в течение следующих трех рабочих дней: с четверга (3 октября) до понедельника (7 октября) включительно.
Если 24 сентября, во вторник, вы вернулись из командировки и вышли на работу, то до пятницы (27 сентября) у вас будет время на то, чтобы сдать документ.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Как заполнить авансовый отчет в 2020 году
Документ составляют в одном экземпляре. На основании утвержденного отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы, сотрудник вносит в кассу неизрасходованный аванс, а также бухгалтерия выдает сотруднику сумму перерасхода по расходному кассовому ордеру.
Авансовый отчет состоит из лицевой и оборотной сторон, а также расписки. Документ оформляют подотчетник и бухгалтер: каждый из них заполняет свою часть.
Лицевую сторону авансового отчета заполняет сотрудник, но можно сделать это за него. Следует указать название компании, номер отчета, дату, фамилию и инициалы подотчетного лица, его структурное подразделение и табельный номер, должность, а также назначение аванса.
Также в авансовом отчете есть таблица, в которой указывают сведения о предыдущем авансе, полученных деньгах, расходах и остатке. Если аванс выдан в иностранной валюте, сумму указывают в строке 1а в двух валютах.
На оборотной стороне авансового отчета сотрудник перечисляет подтверждающие документы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и т.д.), и соответствующие суммы затрат.
После проверки авансового отчета заполняют таблицу «Бухгалтерская запись». Указывают корреспондирующие счета, суммы. Ставят отметку о проверке отчета.
Цифрами и прописью указывают сумму, в которой отчет утверждают. Далее ставят подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главбуха, а также сумму остатка или перерасхода (если есть) и реквизиты приходных (расходных) документов, по которым средства вносятся/выдаются.
Заполнять документ можно как на бумаге, так и в электронной форме. Но если компания оформляет авансовые отчеты в электронном виде, то потребуется их распечатать, чтобы сотрудники поставили свои подписи.
Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования расходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.
Подотчетное лицо обязано отчитаться перед руководством предприятия за полученные им на ведение хоз-административной деятельности средства не позже трёх рабочих дней в соответствии с ФЗ.
После приезда из командировки сотрудник обязан написать отчет также не позже 3-х календарных дней после возвращения.
В случае нарушения сроков сдачи эпизод декламируется как нарушение по кассовой дисциплине и облагается штрафом в соответствии с текущим федеральным законодательством.
Для того, чтобы проанализировать допустимые и недопустимые случаи неисполнения сроков предоставления авансового отчета, следует обратиться к Федеральному Кодексу об Административных правонарушениях, в частности, статья 15.1 регулирует данный вопрос.
Нужно учитывать то, что прямой ответственности за нарушение авансовой отчетности на законодательном уровне не существует, однако сам факт всё равно будет зафиксирован. Таким образом, организации не следует боятся санкций от налоговых органов.
Организация должна регулярно поддерживать контроль над выделяемыми ей денежными средствами на поддержание собственной работоспособности, поэтому следить за течением этих средств – это забота именно организации, а никак не федеральных органов.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год
Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.
Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.
Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.
Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.
Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.
За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.
Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.
Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.
Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.
Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.
Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.
Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.
Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.
Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:
- сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
- сведения о сумме текущего аванса;
- общую сумму полученных и израсходованных денег;
- сумму остатка либо перерасхода;
- информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.
Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.
Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.
1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО
2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты
3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей
4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)
5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность
6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки
Далее переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.
Как заполнить оборотную сторону отчета
При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.
Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.
Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.
Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.
Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.
При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.
Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.