Оформление поездки на служебном автомобиле: расход ГСМ, путевой лист, медосмотр

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление поездки на служебном автомобиле: расход ГСМ, путевой лист, медосмотр». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждают штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Можно ли оформлять путевой лист на неделю?

автор ответа,

Вопрос

Можно ли выписывать путевой лист на неделю для управленческих нужд? Если да, то каким образом ставить отметку о прохождении медосмотра? Как заполнить маршруты поездок?

Ответ

Можно. Укажите даты (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован. Это может быть один день или любой другой срок, но не более одного месяца (п. п. 4, 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

В данном случае медицинское освидетельствование необходимо производить каждый раз перед выездом, на путевом листе должна быть проставлена подпись и печать медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Как фиксируется нарушение

Работник ГАИ может выявить нарушение при стандартной проверке документов.

Эта проверка может быть целенаправленная, чаще касается коммерческих грузовых автомобилей.

В связи с подписанием Приказа Минтранса России №141 от 06.04.2017 г. «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств» ГИБДД изредка организует специальные рейды по путевым листам.

Проверка может быть и сопутствующая, то есть вопрос о путевом листе может подняться в дополнение к другим нарушениям.

Факт непредъявления водителем этого документа достаточен для привлечения к ответственности.

Также основанием для оформления нарушения является некорректный путевой лист. Он считается составленным с нарушением если:

• нет подписи и штампа медицинского работника о прохождении медосмотра. При этом медик должен иметь соответствующее разрешение;
• нет отметки лица контролирующего техсостояние ТС. Это лицо не просто механик на предприятии, а специалист имеющий соответствующую квалификацию (профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта»);
• не заполнены основные реквизиты ПЛ;
• нет подписи и штампа предприятия-собственника (арендатора) ТС и другие.

Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.

Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль?

В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.

На какой срок оформляется путевой лист

Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.

Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.

Отсюда можно сделать вывод, что предприятие не занимающееся перевозками любых форматов имеет право оформлять путевой лист в пределах одного календарного месяца.

Важно! В случае действия период годности путевого листа, транспортное средство эксплуатируется посменно разными водителями — выписывается разные путевые листы на каждого из них.

Штраф за отсутствие или ненадлежащее оформление путевого листа прописан во второй части статьи 12.3 КоАП и составляет 500 рублей. Возможно штраф не будет выписан, а будет выдвинуто только предупреждение.

Штраф за отсутствие путевого листа для ип

Если инспектор остановил такси, принадлежащее индивидуальному предпринимателю, то он обращает внимание еще и на указанную в путевке форму собственности машины (аренда, субаренда или собственность), трудоустройство водителя (например, гражданско-правовой договор), комплектность автомобиля на линии.

П. 842 табличной части Приказа Минкультуры также гласит о необходимости хранения путевых листков в течение 5 лет. А если в организации отсутствуют другие документы, подтверждающие тяжелые или вредные условия труда, путевые листы и вовсе нужно хранить 75 лет.

Таким образом, полагается не только штраф за отсутствие путевого листа для ИП, но и за отсутствие в нем необходимых печатей. Сумма взыскания разнится. Для должностных лиц штраф может достигать 5 тыс. рублей. На организацию может быть наложено взыскание до 30 тыс. рублей.

2. Управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов на право управления им, страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортного средства, за исключением случая, предусмотренного частью 2 статьи 12.37 настоящего Кодекса, а в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа или товарно-транспортных документов, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей.

500 рублей — таков штраф за отсутствие путевого листа такси 2019 года, и он равен размеру санкций для всех иных водителей. А вот такая мера наказания, как эвакуация такси за отсутствие путевого листа, не применяется. В соответствии со ст. 27.12 КоАП РФ, эвакуация возможна только при нарушении ч. 1 ст. 12.3, тогда как обсуждаемое правонарушение подходит только под состав ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Какие документы нужны на автомобиль юридического лица

В России существует множество организаций, фирм и компаний, которые имеют в своей собственности автомобили. Этими автомобилями управляют нанятые водители. По законодательству Российской Федерации водитель транспортного средства юридического лица обязан иметь при себе доверенность на его управление. В данной статье мы расскажем, какие документы нужны на автомобиль юридического лица водителю при его управлении.

Вид доверенности Описание Разовая доверенность Данный вид доверенности оформляют для одного типа действия, к примеру, на управление автомобильным транспортом на определенный срок. Для такого вида доверенности не нужно нотариальное заверение. Специальная доверенность Специальную доверенность оформляют для представления юридического лица при покупке нового автомобиля, снятия или постановки на учет автомобиля, прохождении технического осмотра. Данную доверенность рекомендуют заверять нотариально. Генеральная доверенность Данный вид доверенности допускает разрешение на множество действий в отношении автомобильного транспорта. Лицо, указанное в генеральной доверенности даже имеет право продать автомобиль в пользу себе. Однако собственник транспортного средства всегда может аннулировать генеральную доверенность без какой-либо причины.

Интересно почитать: Что писать в ключевые навыки в резюме

Особенности управления грузовым автомобилем

Штраф при отсутствии путевого листа на водителя грузового автомобиля будет наложен в обязательном порядке. Индивидуальные предприниматели могут воспользоваться для написания данной бумаги формой ПГ-1, которая ориентирована на людей, не использующих наемный труд. При этом возможно разработать индивидуальный, более удобный для заполнения бланк. Важно правильно указать все необходимые реквизиты, которые утверждены Минтрансом.

В документе необходимы:

• штампы об осмотре транспортного средства механиком;
• печать медицинского работника о предрейсовом осмотре.

Если будут перевозиться грузы, то к путевому листу необходимо приложить накладную на товары. Составить документ может как сотрудник бухгалтерии, так и диспетчер, а также сам индивидуальный предприниматель.

Обязательно необходимо фиксировать в книге учета выписанный по всем правилам путевой лист. Заверить запись должен предприниматель своей подписью и печатью. Только в этом случае можно рассчитать затраты на горючие материалы и зарплату водителя, если таковой имеется. В путевом листе также фиксируются:

• время в пути;
• время вынужденного простоя;
• наличие ДТП;
• остановки по техническим нуждам.

Штрафы за отсутствие путевого листа у водителя грузового автомобиля могут составлять от 500 рублей до 100 тыс. рублей.

Нужно ли это индивидуальному предпринимателю?

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя — что это

Безусловно, да! Ведение бизнеса по перевозке пассажиров предполагает четкое следование букве закона. Без грамотно оформленной путевки ни сам ИП за рулем авто, ни таксист в найме не имеет права осуществлять деятельность. Кроме того, это важный отсчетный документ бухгалтерского анализа, согласно которому проводится подсчет дохода организации, вычисление налогов для бизнесмена и определение зарплаты нанятого сотрудника таксопарка.

По закону необходимо контролировать оборот ПЛ. Для этого используют специальную форму фиксации сведений, которая называется «Журнал учета движения путевых листов». Использованные путевки хранятся в архиве ИП в течение 5 лет.

Служебный Автомобиль Организации Находится В Пользовании Руководителя И Он Сам Ездит За Рулем Без Водителя Можно Выписывать Путевой Лист На Месяц В 2022год 4

Обоснование вывода:
Как следует из части третьей ст. 213 ТК РФ, нормами Трудового кодекса РФ, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Так, в соответствии с абзацем шестым п. 1 ст. 20, пунктом 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ) обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Указанные осмотры проводятся за счет средств работодателя. При этом в целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем транспортного средства признается любое лицо, управляющее транспортным средством. В случае, если работники не выполняют трудовую функцию водителя, однако автомобили фактически используются ими для поездок, связанных с осуществлением трудовых функций по занимаемым должностям и для поездок в командировки, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работники исполняют функции водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего предрейсовый осмотр работников, к административной ответственности*(1).
Если управление автомобилем представляет собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей по занимаемой им должности, при этом управление транспортным средством отсутствует в списке должностных обязанностей работника, а работник имеет право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением его трудовой функции по занимаемой должности, то само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2022 по делу N 33-9894; вопрос-ответ Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от трудовой функции, которую он выполняет. Предоставление работнику для исполнения им трудовой функции принадлежащего работодателю имущества, с точки зрения трудового законодательства, не требует какого-либо специального оформления. В такой ситуации требуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником, так как на работника не возлагается дополнительная работа в виде выполнения трудовой функции водителя (смотрите также вопрос-ответ Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Поэтому если среди должностных обязанностей сотрудников управление транспортным средством отсутствует, то часть вторая ст. 329 ТК РФ, регулирующая режим рабочего времени и времени отдыха работников, труд которых связан с управлением транспортными средствами, на них не распространяется, и применять в отношении них приказ Минтранса РФ от 20.08.2022 N 15, устанавливающий особенности режима работы водителей автомобилей, не требуется*(2).
В соответствии с пп. 3 п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях путевой лист. Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2022 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — УАТ РФ), а также п. 9 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса РФ от 18.09.2022 N 152 (далее — Порядок). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ; при этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ). Тем не менее судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов и считает, что нормы УАТ РФ и Порядка распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд*(3). Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организации рекомендуется организовать предрейсовые медицинские осмотры, а также оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации. Путевой лист возможно оформлять на срок, не превышающий одного месяца. Применять приказ Минтранса РФ от 20.08.2022 N 15 в отношении работников, не являющихся водителями автомобиля, работодатель не обязан.

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Чтобы лишний раз не забивать себе голову ненужными условностями, нужно знать, когда положение о необходимости иметь при себе путевой лист на вас не распространяется. Итак, случаи, когда путевой лист не нужен:

1. Если машина является собственностью физлица и применяется для решения личных целей и задач, возможно, передается во временное пользование другому человеку, что подкрепляется на законодательном уровне должным образом составленной и заверенной нотариальной доверенностью.
2. Если машиной владеет юрлицо, которому не требуется отчетность относительно расходов на топливо, нужного для работы средства передвижения. В реальности эта ситуация выглядит так: гражданин России изначально приобрел машину для себя, но в связи с объяснимыми факторами и причинами переоформил транспорт на организацию. Да-да, такое тоже бывает и встречается, и, кстати говоря, нередко.

К примеру, на балансе собственности у индивидуального предпринимателя, который практикует упрощенный формат налогообложения, состоит автомобиль. В роли налогооблагаемой базы выбрана доходная часть от предпринимательской деятельности, а значит, нет никакого смысла описывать и разбираться в расходной составляющей – путевой лист можете отложить в сторону.

Юридическое лицо, на которого оформлена машина, предоставляет водителю доверенность на управление транспортным средством, и этого достаточно для беседы с работниками ГИБДД.

Вместо доверенности можно предъявить соглашение о безвозмездном использовании имущества. Однако между сотрудником дорожной службы и водителем в этом случае может возникнуть спор: первые утверждают, что частные предприятия не имеют права составлять такие договоры, тем более использовать их, о чем имеется статья в Налоговом кодексе.

Чтобы изучить все случаи, когда путевой лист на легковой автомобиль нужен, предпочтительно прочитать статью 6 Федерального закона под названием «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электротранспорта». В этом законопроекте вы узнаете:

1. Как заполняется путевой лист, оформленный на юрлицо и в какой порядковой последовательности, решают компетентные работники федерального органа исполнительной власти, в их полномочия также входит выработка принципов государственной политики и правового контроля в транспортной области. В тексте идет речь и об обязательном указании сведений и информации о юрлице, физическом лице.
2. Законом не разрешается перевозить пассажиров и вещи на автобусах, трамваях, легковых авто, если на руках у водителя нет выписанного путевого листа на конкретный вид транспортного средства, которым сейчас управляет шофер.

Некоторые интересуются, считается ли перевозкой людей, когда в качестве водителя выступает руководитель предприятия, на которое переоформлен автомобиль? Сотрудники ГИБДД говорят: «Нет», ведь директор везет самого себя и в салоне машины никто другой не находится.

Заполнить путевой лист не так просто, как кажется. Если в организации есть диспетчер или оператор, уполномоченный составлять подобного рода документы, это можно сделать, не отвлекая других сотрудников. Но в большинстве случаев специально содержать в штате такого сотрудника финансово накладно, поэтому свои проблемы руководство решает за счет тех, кто не завален кучей бумаг и работы.

Кстати, есть еще один небольшой, но важный нюанс – если на автомобиль, оформленный на юрлицо, нужен путевой лист, в штате должна присутствовать медсестра с медицинским образованием. В ее обязанности входит просматривать шоферов перед выходом в рейс. Без механика, который исправит все недочеты и неисправности в технике, тоже не обойтись.

Изменения в путевых листах с 2021 года

С 1 января 2021 года в путевых листах появляется новый обязательный реквизит — «сведения о перевозке», добавленный к перечню существующих реквизитов Приказом Минтранса от 11.09.20 № 368.

В это поле нужно будет вписывать информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Виды сообщения и виды перевозок пассажиров и багажа перечислены в статьях 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ.

Виды сообщения по статье 4 закона № 259-ФЗ могут быть следующими:

1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляемые в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов.
4. Перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением границы, в том числе транзитом.

Правилами оформления путевых листов уточнено, какие отметки ставятся для медосмотра водителя до рейса и по возвращении.

Отметки, подтверждающие медосмотр водителя в путевом листе

медосмотр	отметка
Предрейсовый медосмотр водителя	«прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
Послерейсовый медосмотр	«прошел послерейсовый медицинский осмотр»

По правилам транспорт нельзя выпускать в рейс до проверки его технического состояния. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе.

Нужен ли путевой лист: Как сотрудники ГИБДД разводят водителей на деньги

То есть, как видите Приказ Минтранса №152, ссылаясь на Федеральный закон №259, подразумевает, что путевой лист должен оформляться при коммерческих перевозках грузов и пассажиров. Но в этих документах нет ни слова о том, что у водителя автомобиля, который принадлежит юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, должен быть на руках заполненный путевой лист при любых видах перевозок. То есть, при отсутствии факта коммерческих перевозок согласно приказу Министерства транспорта, путевой лист не должен заполняться. Например, при поездках для корпоративных нужд компании. Иначе в подобном документе это было бы прописано.

— в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов

Оформление путевого листа при использовании личного автомобиля для служебных целей

Когда Вы задаёте вопрос, не забывайте, пожалуйста, о правилах форума. Напомню: мы стремимся создать на нашем форуме доброжелательную атмосферу. Поэтому у нас принято здороваться, а также говорить «спасибо» и «пожалуйста». Уважительное отношение к форумчанам, экспертам и модераторам — требование правил форума.

В какой момент нужно снимать показания пробега? Например, за рабочую неделю сотрудник ездил только на одно рабочее задание — из дома к контрагенту. Какой в данном случае считать пробег: от дома до контрагента и от контрагента до работы? При этом чек на бензин сотрудник может принести не от даты служебной поездки, а от любой другой даты и на любую сумму. Тогда получается, что работодатель сам определяет, что принимать за километраж рабочей поездки и рассчитывает сумму истраченного топлива по какой-то средней цене. При этом прикладывается получается любой чек (с любой датой и на любую сумму), т.к. работник не может заправлять авто исключительно под рабочую поездку и на нужную сумму. Поделитесь практическим опытом, кто с этим вопросом сталкивался.

Похожие записи:

• Что изменится в законодательстве о недвижимости в 2023 году
• Обзор изменений законодательства по охране труда на 2023 год
• Стоимость Единых льготных проездных билетов