Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные отметки в путевом листе грузового автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Путевой лист грузового автомобиля — это важный документ, используемый для отслеживания и контроля функционирования грузовика и его водителя. Он служит основой для управления рядом процессов, включая проверку исправности грузового транспорта, прохождение водителем медицинского осмотра, учёт отработанного времени, определение маршрута и контроль пробега.
Штрафы за отсутствие путевого листа грузового автомобиля и за другие нарушения
За отсутствие путевого листа грузового автомобиля предусмотрена такая же административная ответственность в виде штрафов, как и в случае отсутствия «путёвки» другой формы. Водитель получит предупреждение или заплатит 500 рублей. А с должностного лица взыщут от 5 до 10 тысяч рублей. Повторные нарушения будут наказываться строже.
За нарушение правил оформления путевых листов предусмотрены штрафы от различных ведомств:
- за отсутствие отметок о техническом и медицинском осмотре ГИБДД или орган транспортного надзора может оштрафовать водителя на 3 тысячи рублей, должностное лицо — на 5 тысяч рублей, а организацию — на 30 тысяч рублей (ст. 12.31.1, 23.3 и 23.36 КоАП РФ).
- если нет отметки о медицинском осмотре в начале смены, то Роструд может оштрафовать должностное лицо или индивидуального предпринимателя на сумму от 15 000 до 25 000 рублей, а юридическое лицо — на сумму от 110 до 130 тысяч рублей (ст. 5.27.1 и 23.12 КоАП РФ).
IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра
Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.
При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).
Две категории обязательных реквизитов путевого листа
|
Сведения для допуска ТС к эксплуатации |
Сведения для принятия документа к учету |
|
|
Указание инвентарного номера для троллейбусов и трамваев
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
Ведение журнала путевых листов в электронном виде
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).
Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
С 1 января 2021 года появится новый вариант ведения журнала путевых листов — в электронном виде. При этом сведения, внесенные в журнал, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Что касается традиционного бумажного варианта журнала, то такой вариант оформления также остается возможным.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Особенности работы с документом
Листы-путевки необходимы индивидуальным предпринимателям и компаниям, ведущим коммерческую деятельность, чтобы контролировать перемещение транспортных средств, рассчитывать зарплату водителям, фиксировать расход топлива. Кроме того, с помощью данной документации производятся амортизационные начисления и ведется полный учет средств, потраченных на транспортировку груза.
Если машину, перевозящую товар, остановят инспектора ГИБДД, маршрутный лист:
- послужит основанием для совершения рейса;
- подтвердит факт перевозки по закону;
- позволит убедиться в исправности автотранспорта;
- выступит подтверждением прав на управление грузовиком.
Если на момент проверки документ отсутствует, автомобилисту грозит взыскание порядка 2000-2500 руб.
Ответственность за неправильное заполнение
Лежит на представителе руководящего состава компании-грузоперевозчика или других уполномоченных сотрудниках, которые отвечают за эксплуатацию транспортного средства. Визируя документацию собственными подписями, они подтверждают достоверность внесенной в нее информации. В ситуации, когда во время проверки налоговой службой обнаружатся несоответствия или ошибки в составлении бумаг, инспектора вправе вычеркнуть списанное горючее и другие статьи эксплуатационных расходов из перечня затрат в целях налогообложения прибыли. При таком раскладе компанию обяжут внести дополнительные средства в виде штрафов и пени, а также откажут в компенсации части начислений налогов.
Если машину, перевозящую груз заказчику или возвращающуюся обратно, остановят работники ГИБДД, но при этом у водителя не окажется на руках маршрутного документа, ему грозят штрафные санкции в размере 2000-2500 рублей. По правилам такой случай приравнивается к управлению автомобилем без соответствующей документации.
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Форма и вид бланка путевого листа зависит от того, какое именно транспортное средство применяется, для чего оно используется (Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008).
В таблице ниже представлены основные бланки путевых листов и их характеристика.
| Бланк | Для какого типа ТС применяется | Характеристика |
| Форма № 3 | Легковые ТС | Особенности указаны в письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005. Применяются всеми типами организаций при использовании легковых автомобилей |
| Форма № 4-с | Грузовые ТС со сдельной оплатой (в т.ч. погрузчики) | Для организаций, которые занимаются грузовыми перевозками. |
| Форма № 4-п | (грузовые ТС с повременной оплатой) | |
| Форма № 3 — спец | Для автотранспорта особого значения: бетономешалки, мусоровозы, топливные цистерны, цементовозы | |
| Форма № 4 | Легковое такси | Есть графы с информацией о показателях таксометра. Документ выдается на смену. Сдается диспетчеру по окончании смены |
| Форма № 6 | Автобусы | Применяется к рейсовым автобусам на городских маршрутах. Есть поле с отметкой о предрейсовом осмотре. |
Установленные правила заполнения
В таблице отражены основные вопросы, касающиеся процессов заполнения путевых листов.
| Нормативная база | Реквизит | Особенности заполнения |
| Приказ 457 | Автомобильное средство | На каждое транспортное средство выписывается путевой лист. |
| Название бланка | Указывается тип автомобиля (трудовой или легковой) | |
| Присвоение номеров бланкам | Указывается в учетной политике вариант присвоения номера. Создается специальный журнал учета выдачи путевых листов с порядком сквозной документации. Допускается раздельная нумерация по грузовым и легковым автомобилям. | |
| Период, указываемый в бланке | Зависит от вида деятельности. Если компания оказывает транспортные услуги, то периодом является один день (за исключением командировок, при которых указывается весь период служебной поездки).
Для прочих видов деятельности ограничения по периоду отсутствуют. Максимальный срок- календарный месяц. |
|
| Необходимость заверения отметок | Заверяться должна: дата и время выезда и возврата, километраж на начало и конец рабочего дня. Заверяются подписью и письменной расшифровкой. | |
| Нововведение с 2023 года | Ситуация, когда на одной машине несколько водителей | Путевый лист выдается на каждого из водителей. При этом дата, время и километраж выезда вносятся изначально в путевой лист водителя, который выезжает первым, а дата, время и километраж прибытия вносятся в путевой лист водителя, который прибыл последним. |
| Медицинские осмотры | Осмотр осуществляется до начала работы. Заверение проводится подписью. Осмотр после окончания рейса проводится в отношении только тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы. | |
| Табличная часть листа | Вносится информация о маршруте сотрудника. Здесь также фиксируются следующие данные: место назначения, время прибытия, время выезда. Данные заверяются ответственными лицами. | |
| Журнал для учета выданных листов | Составляется на один год. |
Какие существуют виды путевых листов
Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.
В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:
- форма 3 – для легкового транспорта и такси;
- форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
- форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
- форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
- форма 6 — путевой лист автобуса;
- форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.
Обязательные атрибуты путевого листа
Норматив, содержащий перечень обязательных блоков (атрибутов) путевки грузового автотранспорта, – это Приказ Минтранса №390 последней редакции 2022 года. Какие сведения отражают в п/л:
• порядковый номер учета путевки теперь не нужен, только его наименование. Например, путевой лист грузового автомобиля № …;
• указание периода действия: открывающая дата, если водитель работает посменно; день выдачи с указанием окончания срока, когда действительность документа прекращается – командировка, превышающая сутки.
• данные об организации, собственнике грузового авто: правовой статус и наименование (например, ООО “Сокол”), адрес, телефон, ОГРН (для ИП вместо названия юрлица – ФИО предпринимателя);
• информация о грузовом автотранспорте: марка, госномер, в том числе, прицепа, когда есть; показания одометра (до отбытия с парковки, по возвращению назад) с указанием поминутного времени проведенного предрейсового техконтроля, заверенного подписью контролера, фамилии с инициалами;
• данные о водителе: ФИО и запись о пройденном предрейсовом медосмотре, заверенная подписью медика, осуществляющего медосмотр, с распечаткой фамилии с инициалами.
Примечание: Медицинский осмотр до отправки в рейс проходят все водители-перевозчики. О чем в путевом листе говорит запись врача. После рейса он обязателен для сотрудников, перевозящих опасные грузы. Отмечать в путевке его прохождение необязательно, но в журнал послерейсовых медосмотров необходимо записать результаты процедуры.