Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли путевой лист в 2024 году для личного пользования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно нормативу об административном правонарушении по ст. 12.31.1. КоАП РФ Юрлица и ИП несут одинаковую ответственность. Хотя доходы крупной транспортной компании и небольшого индивидуального предприятия несравнимы. Штрафы за езду без путевого листа больнее всего бьют по карману малого бизнеса. Чем меньше зарабатываете, тем тщательнее надо выполнять требования российского законодательства.
III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС
Вышеназванная статья КоАП РФ за эти два вида нарушений устанавливает следующую ответственность:
- за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Требования к путевому листу
Образцы путевых листов в 2024 году должны будут содержать следующую информацию:
-
В течение какого срока действует документ. Обязательно указывается полная дата — год, месяц и число. В случае, если путевой лист оформляется на срок более 1 дня, обязательно указываются даты начала и окончания действия документа.
-
Кто именно оформил путевой лист. До изменений в путевых листах в формах нужно было указывать сведения о владельце транспорта. Если документ оформляет ИП, он обязательно указывает в нём свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации по месту жительства, телефонный номер. Если бланк выдаётся от юридического лица, то в него вносят информацию об ОГРН, полном наименовании, телефонном номере, адресе местонахождения.
-
Какое транспортное средство используется в перевозках. Прописывается информация о том, какой тип (легковой, грузовой и другие), модель и марка транспортного средства используется в перевозках, а при наличии полуприцепов и прицепов также указывается информация о них. Если законом предусмотрена обязанность предсменного или предрейсового контроля, то время (часы и минуты), а также дата проведения техосмотра. Дополнительно прописывается регистрационный и/или инвентарный номер (последний актуален для троллейбусов и трамваев), километры пробега до и после окончания рейса или смены, время и дата выезда и возвращения. Новое правило в снятии показаний одометра: необходимо также указывать их в случае, если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов. Тогда указываются километры пробега при передаче транспортного средства от одного водителя другому.
-
Кто водитель или водители транспортного средства. В путевом листе прописывается Ф.И.О. водителя, а также время и дата проведения предсменного или предрейсового медосмотра.
-
Вид перевозки. Приказ выделяет 3 вида перевозок: коммерческие, для собственных нужд и в специальных транспортных средствах. В случае коммерческих перевозок дополнительно уточняется их категория — например, работа такси, заказная перевозка грузов или регулярный пассажирский рейс.
-
В форму путевого листа в 2024 году обязательно нужно включать информацию о виде сообщения. Минтранс в приказе выделяет 3 вида: междугородное, пригородное и городское.
Штраф за неправильный путевой лист
Во время аудита в транспортной компании могут выявить п/л с неправильным оформлением. Когда ошибки касаются расхода топлива или указания маршрута, документ могут признать недействительным. Налог на прибыль увеличится в разы.
При отсутствии записи медика, автомеханика-контролера штрафные санкции возлагаются не только на организацию, но и должностных лиц за ст. 12.31.1. КоАП.
| Вид административного правонарушения | Штраф на Граждан | Штраф на Должн. лица | Штраф на Юрлицо (ИП) |
| Не соответствие требуемой квалификации ответственных сотрудников (часть 1) | — | 20 тыс. р. | 100 тыс. р. |
| Отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра (часть 2) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
| Отсутствие отметки контролера о предрейс. техосмотре ТС (часть 3) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
Как правильно заполнять в 2023 году: актуальные требования
В число главных и обязательных реквизитов путевого листа с 01 марта 2023 года входят, указанные в таблице позиции.
|
Наименование реквизита |
Особенности заполнения |
|
|
Период действия |
Дата с указанием числа, месяца и года фиксирует время использования отчетного листа грузового автомобиля, легковой машины, автобуса или спецтехники. Документ может выдаваться на срок более 1 суток, в таком случае указываются даты начала и окончания его действия. |
|
|
Оформитель |
Юридическое лицо указывает следующие данные:
Индивидуальные предприниматели:
|
|
|
Автомобиль |
Про транспортное средство следует указать следующие данные:
Информация должна быть заполнена при выезде с парковочного места, при возвращении на парковку и перед передачей транспортного средства другому водителю. |
|
|
Водитель автомобиля |
Указывается фамилия, имя и отчество (если имеется) шофера, данные о предрейсовом, предсменном осмотре и дается заключение о состоянии ТС после маршрута с указанием даты и времени. |
|
|
Тип поездки |
Должны содержаться следующие данные о поездках: 1. Коммерческие маршруты, в которые входят:
2. Транспортировочные задачи, связанные с личными целями. 3. Транспортировка и выполнение работ специальной техникой. |
|
|
Вариант перемещения |
В рамках города, междугородний или в рамках пригорода. |
Кто же выдает путевой лист самозанятому?
Юристы отвечают на этот вопрос следующим образом. Заказчику (юридическому лицу, ИП) не нужно оформлять путевой лист. Эта обязанность лежит на владельце транспортного средства. Опят встает вопрос: как же оформить ПЛ самозанятому гражданину, если он не имеет на это право?
Закон, регулирующий институт самозанятости, еще не доведен до совершенства и существует разрозненность отраслевых правовых норм. Тем, кто хочет заниматься грузоперевозками, юристы рекомендуют поступить следующим образом. Не стоит ограничиваться только регистрацией в приложении «Мое дело» для получения статуса плательщика НПД. Если хотите заниматься грузоперевозками, зарегистрируйтесь в качестве ИП, а далее перейдите на режим «Налог на профессиональную деятельность».
Такой подход позволит «убить сразу двух зайцев»:
- ИП на НПД может оформлять себе путевые листы.
- Появится возможность оформления всех необходимых сопроводительных документов: акта, чека об оплате услуги, транспортной накладной. Чек нужен обеим сторонам: самозанятому и организации-заказчику. Самозанятый гражданин загрузит его в приложение «Мое дело» для отчетности перед налоговым органом. Заказчик, в свою очередь, сможет использовать чек при уменьшении налогооблагаемой базы.
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Нужен ли путевой лист при расчетах топливными картами?
Бытует мнение, что путевой лист используется при расчетах с водителями посредством наличных денег, выданных в подотчет, а если расчеты производятся по топливным картам, то можно обойтись и без данного транспортного документа, но это не так. Дело в том, что приобретение ГСМ за наличные деньги или по топливным картам определяет только порядок проведения расчетов (наличный или безналичный) и не влияет на правила оприходования и списания топлива сообразно пробегу транспортного средства, что подтверждает Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@.
Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя конкретное количество товара (постановления ФАС ПО от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22). Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.
Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам прописывается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее и реестр операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).
Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.
Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам неправомерен. Хотя вывод сделан в части налогообложения, методологические документы по бухгалтерскому учету тоже требуют наличия путевого листа для списания в расходы всех видов топлива независимо от формы расчетов (наличная или безналичная).
Как заполнять путевой лист
С 1 марта 2023 года вступят в силу новые правила оформления путевых листов и поправки в статью 6 УАТ РФ, которая также посвящена путевым листам.
В целом, обязательные реквизиты для заполнения путевых листов остались прежними. Указано, что путевой лист должен содержать сведения:
- о сроке действия путевого листа;
- лице, оформившем путевой лист;
- транспортном средстве;
- водителе (водителях) транспортного средства;
- виде перевозки и виде сообщения.
Заметьте, что сейчас вместо сведений о собственнике транспорта будут сведения о лице, оформившем путевой лист. Этот реквизит должен включать в себя:
- для юрлица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН ЮЛ;
- для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН ИП.
Обратите внимание! В число обязательных реквизитов больше не входят наименование и номер путевого листа. Впрочем, вероятно, что на практике в силу удобства путевые листы по-прежнему будут нумероваться.
У нас на сайте есть образцы заполнения путевых листов для разных видов транспорта.
|
Примеры
? Путевой лист для автобуса необщего пользования: инструкция по заполнению ? Как заполнять путевой лист грузового автомобиля ? Как заполнять путевой лист легкового автомобиля |
Какие бывают путевые листы?
Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если вы используете свои, «самодельные» путевые листы, то за основу можете взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Эту форму обязательно нужно утвердить в учётной политике организации.
С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 282 приказу Минтранса от 31.07.2020).
Как этого избежать? Замените в форме слово «механик» на слово «контролёр». У Вас сразу станет наполовину меньше проблем.
В постановлении №78 были утверждены формы путевых листов для:
- легкового автомобиля;
- специального автомобиля;
- легкового такси;
- грузового автомобиля;
- грузового автомобиля (другая форма). Две разные формы используются потому, что одна предназначена для перевозок грузов по сдельным расценкам, а другая – по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя;
- автобуса;
- автобуса необщего пользования.
Новые требования к формату
В новом году вступают в силу обновленные требования к формату путевых листов. Они были разработаны с целью упростить процесс оформления и обработки документов. Вот основные изменения, которые вас ожидают:
1. Формат файла
Теперь требуется использовать формат XML для оформления путевых листов. Такой выбор обусловлен его удобством и возможностью автоматической обработки данных.
2. Структура документа
Обновленные требования включают новую структуру документа. В ней определены основные поля, такие как дата начала и окончания поездки, марка и государственный регистрационный номер транспортного средства, а также данные о водителе.
3. Обязательные элементы
Теперь требуется включить в документ обязательные элементы, такие как идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) водителя и название организации, в которой работает водитель.
4. Простота заполнения
Новый формат позволяет заполнить путевой лист максимально просто и быстро. Все необходимые поля уже предопределены, поэтому вам просто нужно ввести соответствующие данные в указанные места.
Итак, будьте готовы к новым требованиям по формату путевых листов. Соблюдение этих требований позволит вам избежать проблем с оформлением и обработкой документов. Успехов вам в следующем году!
Требования к заполнению
При заполнении путевых листов в соответствии с новыми требованиями декабря 2024 года следует учитывать следующие особенности:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата и время начала движения | Указывается точное время начала движения транспортного средства. |
| Дата и время окончания движения | Указывается точное время окончания движения транспортного средства. |
| Маршрут | Указывается полный маршрут движения транспортного средства, включая все промежуточные пункты. |
| Расстояние | Указывается общее расстояние, пройденное транспортным средством в ходе движения. |
| Виды грузов | Указываются все виды грузов, перевозимых транспортным средством. |
| Водители | Указываются все водители, которые будут управлять транспортным средством в ходе движения. |
| Пассажиры | Указываются все пассажиры, перевозимые транспортным средством. |
| Дополнительные заметки | Здесь можно указать любую другую информацию, которая может быть полезной или необходимой для контроля за движением транспортного средства. |
Возможность облегченной сдачи отчетности в налоговую службу
С введением новых требований к путевым листам с 1 января 2024 года, налоговая служба также предоставляет предпринимателям возможность облегченной сдачи отчетности. Теперь предприниматели смогут отправлять свои отчеты налоговой службе в электронном виде, используя соответствующую онлайн-платформу.
Это позволит:
- Сократить время и усилия, затрачиваемые на сбор и подготовку отчетности;
- Снизить вероятность ошибок при заполнении отчетов, благодаря автоматическому заполнению и проверке данных;
- Улучшить взаимодействие между предпринимателями и налоговой службой, повысить прозрачность и доступность процесса сдачи отчетности.
Для использования онлайн-платформы по сдаче отчетности необходимо зарегистрироваться на портале налоговой службы и получить соответствующие права доступа. После этого предприниматели смогут удобно и безопасно передавать свои отчеты налоговой службе в электронной форме.
Внедрение возможности облегченной сдачи отчетности в налоговую службу позволит предпринимателям сосредоточиться на своей основной деятельности, сократить временные затраты на бумажную работу и получить доступ к своим отчетам в любое удобное время.
Ответственность за невыполнение требований к путевым листам в 2024 году
Ответственность за невыполнение требований к путевым листам в 2024 году возлагается на две стороны: водителей и организации, которые эксплуатируют транспортные средства.
Водители, отвечающие за ведение путевых листов, обязаны следить за правильным оформлением и актуализацией данных. Они должны своевременно заполнять путевые листы с учетом всех поездок и остановок, а также указывать актуальные маршруты и пройденные километры. Водители, не выполнившие данные требования, будут подвергаться дисциплинарным мерам со стороны организации и могут быть подвержены штрафным санкциям со стороны государственных органов.
Организации, эксплуатирующие транспортные средства, несут ответственность за обеспечение своих водителей правильным оформлением путевых листов. Они должны предоставлять доступ к необходимым инструментам и программным приложениям для автоматического заполнения и хранения данных путевых листов. Организации, не выполнившие данные требования, также могут быть подвержены штрафным санкциям и иметь негативные последствия для своей репутации и деятельности.
Соблюдение требований к путевым листам в 2024 году является ключевым фактором для поддержания прозрачности и контроля над передвижением транспортных средств. Ответственность за их невыполнение строго регламентирована и подразумевает серьезные последствия для нарушителей. Правильное оформление путевых листов является необходимым условием для эффективного управления бизнесом и соблюдения транспортных правил.