Инвентаризация при смене руководителя организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:

• Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.

• Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.

• Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.

• Оформление результатов инвентаризации (документальное).

В чем заключается процедура передачи дел?

Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).

Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.

Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:

• учредительные и регистрационные документы организации;
• первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
• договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
• лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
• другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Когда проводят проверку

Приказ на инвентаризацию (образец 2019 года) обычно составляют по распоряжению руководителя в плановом или внеплановом порядке. Ответственный за это главный бухгалтер либо иной работник бухгалтерии, а если он заболел или отсутствует, — лицо, уполномоченное на ведение бухгалтерской документации.

Инвентаризация обязательна в нескольких случаях (п. 27 Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• перед составлением годовой отчетности;
• при смене материально ответственных лиц, в том числе связанных с передачей имущества третьим лицам;
• после чрезвычайных ситуаций — пожаров, наводнений, иных бедствий;
• при выявлении хищений или порчи имущества.

Обязательное проведение инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).

Таблица 2

Случаи обязательного проведения инвентаризации, установленные ФСБУ 28/2023	Особенности обязательного проведения инвентаризации
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности	Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Инвентаризация осуществляется по состоянию на отчетную дату, за исключением активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям, запасам, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация активов, относящихся к запасам, может проводиться в период их наименьших остатков
При передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта	Инвентаризация осуществляется непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность	При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) – непосредственно по факту предъявления требования
При смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности)
При установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов	Инвентаризация проводится непосредственно по установлению такого факта
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация	Инвентаризация осуществляется непосредственно по окончании соответствующего события (при наличии возможности проведения инвентаризации в данный срок)
При реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования	Инвентаризация проводится перед составлением передаточного акта или разделительного баланса
При ликвидации организации	Инвентаризация осуществляется перед составлением промежуточного ликвидационного баланса

Оценка результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации подлежат отражению в бухгалтерском учете экономического субъекта на основании их квалификации, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению лица (лиц), на которое (которые) возложено проведение инвентаризации.

В соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона № 402‑ФЗ результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. В частности, при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности:

• результаты инвентаризации относящихся к запасам активов, проведенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях в период наименьших остатков таких активов, регистрируются в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;

• результаты инвентаризации активов, проведенной не ранее 1 октября отчетного года, допускается регистрировать в бухгалтерском учете того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее последнего календарного дня отчетного года;

• результаты инвентаризации иных объектов инвентаризации регистрируются в бухгалтерском учете последним календарным днем отчетного года.

Результаты инвентаризации подлежат принятию к бухгалтерскому учету в следующей оценке, определяемой на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация:

• активы, оказавшиеся в излишке, – по их справедливой стоимости, либо по их балансовой стоимости, либо по балансовой стоимости аналогичных активов;

• недостача активов – по балансовой стоимости активов;

• расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, за исключением оценочных обязательств, – в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженность, обязательства и признаваемых правильными экономическим субъектом;

• расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами.

Объекты инвентаризации

• наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
• их сохранности;
• соответствия условий хранения;
• обязательств перед кредиторами и банками;
• прав требования денежных средств;
• складского учета и хозяйства;
• реальности данных.

• смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
• грабеж, кража;
• стихийное бедствие;
• реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

• на ответственное хранение;
• в аренду;
• на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

Проведение годовой инвентаризации в учреждении

После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:

• наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• название подразделения, где проводилась инвентаризация;
• наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
• список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• описание результатов проверки;
• перечень выступавших на заседании;
• принятое решение;
• заключение комиссии;
• выявленные нарушения (если они есть);
• виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
• подписи председателя и всех членов комиссии;
• приложения.

В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:

• акты и описи проведенной инвентаризации по формам ИНВ по каждому материально ответственному сотруднику, объекту, складу или подразделению;
• список неподходящей для дальнейшего использования продукции;
• перечень недостающей или излишней продукции с указанием цены;
• объяснительные записки материально ответственных работников или иных должностных лиц.

Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:

• по срокам и способам устранения недостач, по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
• по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукцией;
• иные предложения касательно работы с подвергшимися проверке ценностями.

Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то составлять протокол нет необходимости.

На основании такого протокола руководитель издает итоговое распоряжение.

В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:

• наименование организации и ее организационно-правовая форма;
• реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
• дата и номер приказа;
• преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризационной проверки (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
• приказная часть.

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Инвентаризация при смене руководителя: необходимость и порядок

Первым шагом в инвентаризации при смене руководителя является составление перечня имущества, который должен включать все активы организации, такие как здания, оборудование, транспортные средства, компьютеры и мебель. Затем необходимо оценить стоимость каждого актива с учетом его износа, возраста и общей рыночной цены.

Далее следует провести непосредственно инвентаризацию, на которой участвуют как предыдущий, так и новый руководитель. Они должны подтвердить наличие каждого актива из перечня и его фактическое состояние. Результаты инвентаризации оформляются в соответствующий документ, который подписывается обоими сторонами.

Важно отметить, что проведение инвентаризации при смене руководителя является не только процедурой контроля, но и способом передачи информации и опыта от предыдущего руководителя к новому. На этом этапе возможно выявление проблемных ситуаций или неисправностей в работе организации, которые новый руководитель должен будет решить и исправить.

Инвентаризация при смене руководителя является важной частью процесса передачи полномочий и имущества в новые руки. Это помогает обеспечить прозрачность, эффективное использование активов организации и снизить возможность противоправных действий. Правильно проведенная инвентаризация гарантирует плавный переход и бесперебойную работу организации при смене руководства.

Инвентаризация как процесс

Инвентаризация является важным этапом в жизненном цикле организации и может проводиться по различным причинам. В случае смены руководителя она имеет особое значение, так как позволяет проверить состояние имущества и уточнить его фактическое наличие. Это позволяет избежать возможных потерь, связанных с утерей, порчей или неправомерным использованием имущества.

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает несколько этапов:

1. Подготовка к инвентаризации. На этом этапе определяются цель и задачи инвентаризации, формируется команда для проведения инвентаризации, разрабатывается план действий.
2. Организационные мероприятия. На этом этапе проводится информирование сотрудников об инвентаризации, устанавливаются сроки и порядок ее проведения.
3. Проведение инвентаризации. На этом этапе проводится учет и оценка имущества организации, проверяется его фактическое наличие и состояние.
4. Анализ результатов. По итогам инвентаризации производится анализ данных и выявление расхождений между фактическим и учетным состоянием имущества.
5. Корректировка учета. Если в результате анализа выявлены расхождения, производится корректировка учета и принятие мер по восстановлению правильности данных.

Проведение инвентаризации при смене руководителя позволяет осуществить контроль над имуществом организации и установить его фактическое состояние. Это позволяет предотвратить возможные финансовые и организационные потери, а также обеспечить надлежащую работы нового руководителя.

Юридические аспекты инвентаризации при смене руководителя

Согласно законодательству Российской Федерации, руководитель организации несет ответственность за имущество, находящееся в его ведении. Поэтому при проведении инвентаризации при смене руководителя обязательно фиксируются все имущественные объекты и их состояние, что позволяет сравнить данные с учетными записями и выявить возможные расхождения.

Особую важность имеет проведение инвентаризации в случае передачи власти на предприятии, где имеется большое количество активов, например, оборудование, транспортные средства, запасы товаров. Инвентаризация позволяет установить, что все активы организации находятся в наличии, они имеются в полной комплектации и соответствуют описям их состояния.

При проведении инвентаризации при смене руководителя применяются специальные правила, которые определены законодательством Российской Федерации. Во-первых, это оформление акта инвентаризации, в котором подробно и точно указываются все имущественные объекты, их количество, состояние и стоимость. Также актам инвентаризации придаются особая правовая сила, поскольку они могут служить доказательством юридической ответственности.

При смене руководителя очень важно учесть все изменения, произошедшие в организации, и установить актуальное состояние каждого имущественного объекта. Инвентаризация при смене руководителя помогает избежать проблем и споров, связанных с состоянием имущества и его отсутствием.

Таким образом, юридические аспекты инвентаризации при смене руководителя играют важную роль в процессе передачи управления. Они обеспечивают обоюдное понимание состояния имущества организации и гарантируют соблюдение законодательства. Проведение инвентаризации при смене руководителя является одним из важных шагов для обеспечения юридической прозрачности и эффективности передачи власти.

Причины проведения инвентаризации

При смене руководителя предприятия или организации проведение инвентаризации становится необходимым действием. Ниже приведены основные причины, по которым инвентаризация может потребоваться:

1. Смена директора: Инвентаризация может быть проведена при смене генерального директора с целью установления недостачи или выявления других аномалий в учете активов и обязательств предприятия.
2. Приемо-передача дел: Инвентаризация необходима при передаче дел от бывшего руководителя новому руководителю, чтобы установить фактическую наличность активов и обязательств компании.
3. Прекращение деятельности: При расторжении договора или прекращении деятельности предприятия инвентаризация помогает правильно учесть и оформить все активы и обязательства, чтобы избежать споров и претензий.
4. Создание инвентаризационной политики: Инвентаризация активов и обязательств является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия и требует разработки соответствующей политики, которая включает в себя порядок и правила проведения инвентаризации.
5. Проверка соответствия нормативам: Инвентаризация позволяет установить, насколько фактический учет активов и обязательств предприятия соответствует установленным нормативам и стандартам.

Необходимо также отметить, что инвентаризация должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и нормативными актами, а также с учетом инструкции по инвентаризации, утвержденной Минфином РФ. Дополнительное внимание следует уделить составлению инвентаризационного акта, где должны быть правильно указаны все активы и обязательства предприятия.

Повышение эффективности управления

Во-первых, проведение инвентаризации при смене руководителя позволяет оценить текущее состояние организации и выявить места, требующие улучшений. Это помогает новому руководителю получить полное представление о компании и ее особенностях, а также спланировать стратегию для достижения поставленных целей.

Во-вторых, инвентаризация позволяет выявить сильные и слабые стороны организации. На основе полученных результатов руководитель может разработать план действий для оптимизации работы и улучшения производительности. Это в свою очередь способствует повышению эффективности управления и достижению успеха в работе.

В-третьих, проведение инвентаризации поможет руководителю установить контроль над бизнес-процессами и ресурсами компании. Это позволит ему определить рациональное распределение задач и ресурсов, а также выработать стратегию развития организации.

Кроме того, инвентаризация позволяет проанализировать текущую структуру управления и выявить необходимые изменения. Новому руководителю будет проще провести реорганизацию и оптимизацию бизнес-процессов на основе полученных данных. Это содействует улучшению эффективности работы организации и укреплению ее конкурентных позиций на рынке.

Таким образом, проведение инвентаризации при смене руководителя является важным этапом для повышения эффективности управления в организации. Этот процесс позволяет оценить текущее состояние компании, выявить сильные и слабые стороны, разработать план действий и оптимизировать бизнес-процессы. При правильной реализации инвентаризация помогает достичь успеха в работе и укрепить позиции организации на рынке.

Сложности, связанные с инвентаризацией

Проведение инвентаризации при смене руководителя может столкнуться с некоторыми сложностями. Важно учитывать следующие факторы:

• Недостаточная документация: часто недостаточно документации о наличии и состоянии активов организации. При смене руководителя может возникнуть сложность в точном определении и фиксации всех имущественных ценностей, а также их текущего состояния.
• Отсутствие актуальных данных: иногда у руководителей отсутствует полная информация о наличии активов и других ресурсов. Это может затруднить процесс проведения инвентаризации и корректного учета имущества организации.
• Ошибки в учете: инвентаризация может показать, что учет активов исходящих и входящих операций выполнялся некорректно. Может возникнуть необходимость в корректировке учетных записей и пересмотра финансовой отчетности.
• Неполнота и некорректность данных: в процессе инвентаризации могут быть обнаружены ошибки в данных о состоянии активов, а также их неполнота. Это может быть вызвано неправильным выполнением процесса учета и отсутствием своевременного обновления информации.
• Несоответствие фактического состояния активов учетным записям: в ходе инвентаризации может выясниться, что состояние имущества организации не соответствует записям в учете. Это может повлечь за собой необходимость пересмотра внутренних процедур и контроля над учетом активов.

В целом, проведение инвентаризации при смене руководителя требует внимательного анализа и проверки всех имущественных ценностей организации. Для более эффективной и точной инвентаризации рекомендуется использовать современные системы учета и контроля, которые позволяют автоматизировать процесс и упростить обработку и анализ данных.

Похожие записи:

• Москва 2024 для инвалидов 1 группы по зрению
• Как получить декретные, если вы работаете по ГПХ или самозанятая — 3 варианта
• Выплаты многодетным в Амурской области