Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: готовим выписку из штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.
Что собой представляет выписка
Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.
Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.
Что собой представляет выписка
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.
Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.
Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.
Что собой представляет штатное расписание
Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.
ФАЙЛЫ
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.
Кто и для чего ее может запросить
Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:
- Фонд социального страхования;
- Пенсионный фонд;
- налоговые органы;
- трудовую инспекцию;
- суд.
Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.
Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:
- в налоговую службу;
- в трудовую инспекцию;
- в Пенсионный фонд;
- в Фонд социального страхования;
- в комиссию по организации тендерных мероприятий;
- при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).
Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.
Как сделать выписку из штатного расписания в 2021 году и где ?
Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации.
Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа. В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении.
Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации. Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт.
После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР.
Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:
| Выписка из штатного расписания за 11.01.2021
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Структурное подразделение |
Должность | Кол-во штатных единиц | Оклад | Надбавки | Месячный фонд заработной платы | Примечание |
| Основное спортивное | Преподаватель верховой езды | 1 | 18 500,00 | — | 18 500,00 | Нет |
Правильное заполнение образца выписки
При заполнении образца выписки из штатного расписания в Excel необходимо придерживаться определенных правил, чтобы полученный документ был четким и информативным.
1. Начните заполнение выписки с указания основных данных, таких как название организации, дата создания выписки и номер штатного расписания.
2. Укажите общую информацию о штатном расписании, такую как количество сотрудников, должности и разделение по подразделениям.
3. Заполните таблицу с информацией о каждом сотруднике. Укажите его номер, фамилию, имя, отчество, должность и ставку.
4. При необходимости добавьте дополнительные столбцы с информацией, такие как дата рождения сотрудника, контактная информация и примечания.
5. Добавьте разделы или заголовки, чтобы разделить информацию на блоки. Например, разделите сотрудников по подразделениям или отделам.
6. Используйте форматирование, чтобы выделить важные данные. Вы можете выделить заголовки с помощью жирного шрифта (), а важные детали, такие как контактная информация, выделить курсивом ().
7. Проверьте выписку на ошибки и опечатки перед ее использованием. Также убедитесь, что все данные актуальны и соответствуют штатному расписанию.
При правильном заполнении образца выписки из штатного расписания в Excel можно создать удобный и информативный документ, который будет полезен для организации и планирования работы сотрудников.
Чем отличается от копии
Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.
Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).
В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.
Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.
Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.
Важные советы при создании выписки из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП
1. Правильно настроить штатное расписание: перед тем, как начать создание выписки, убедитесь, что ваше штатное расписание полностью и точно отражает структуру и сотрудников вашей организации. Все подразделения, должности и сотрудники должны быть правильно указаны и соответствовать реальной организационной структуре.
2. Проверить сотрудников: перед тем, как сделать выписку, убедитесь, что все данные о сотрудниках в системе актуальны и корректны. Проверьте, что все должности и подразделения привязаны к правильным сотрудникам, и что у каждого сотрудника указаны все необходимые данные (ФИО, дата рождения, пол и прочее).
3. Установить права доступа: перед созданием выписки, установите необходимые права доступа для пользователей, которым требуется работать с штатным расписанием и выпиской. Убедитесь, что только нужные сотрудники имеют доступ к этим данным.
4. Не забывайте обновлять данные: регулярно обновляйте данные в штатном расписании и выписке. Если произошли изменения в организационной структуре, должностях или сотрудниках, обязательно внесите эти изменения в систему.
5. Документируйте: ведите документацию о проведенных изменениях и обновлениях в штатном расписании и выписке. Это позволит вам отслеживать и анализировать историю изменений и вернуться к предыдущим версиям, если потребуется.
6. Регулярно анализируйте данные: проанализируйте данные в выписке, чтобы убедиться, что все сотрудники и должности корректно отображены. Проверьте, что у каждого сотрудника указаны все необходимые атрибуты (например, оклад, рабочий график и прочее).
7. Проверьте правильность расчета: перед использованием выписки в оперативных целях, убедитесь, что данные в выписке правильно рассчитаны. Проверьте расчет окладов, надбавок, удержаний и других параметров, чтобы убедиться в их достоверности.
8. Сохраняйте резервные копии: регулярно создавайте резервные копии штатного расписания и выписки. Это поможет восстановить данные в случае их потери или повреждения.
9. Учтите особенности вашей организации: при создании выписки, учтите специфику вашей организации. Возможно, вам понадобятся дополнительные атрибуты или функции, чтобы полноценно отразить вашу структуру и процессы.
10. Обратитесь за поддержкой: если у вас возникли сложности или вопросы при создании выписки, не стесняйтесь обращаться за поддержкой к специалистам или разработчикам 1С. Они помогут вам решить проблемы и найти оптимальное решение для вашей организации.
Выполнение выписки из штатного расписания
Для выполнения выписки из штатного расписания в программе 1С 8.3 ЗУП необходимо выполнить следующие шаги:
- Открыть программу 1С 8.3 ЗУП.
- Зайти в раздел «Кадры и зарплата».
- Выбрать пункт меню «Штатное расписание».
- На открывшейся странице выбрать нужную организацию.
- Нажать кнопку «Выписка» в верхней панели инструментов.
- В появившемся окне выбрать период, для которого нужно выполнить выписку.
- Нажать кнопку «ОК».
- Подождать, пока программа выполнит выписку из штатного расписания.
- После завершения выписки можно сохранить полученный отчет в нужном формате.
Таким образом, выполнение выписки из штатного расписания в программе 1С 8.3 ЗУП является достаточно простой задачей, которая выполняется несколькими простыми шагами. Следуя указанным инструкциям, можно получить необходимую выписку для дальнейшего использования.
Обязанность установлена законом
Вопрос о выдаче выписок и копий интересует кадровиков, ведь все компании обязаны предоставлять документы, связанные с работой сотрудников (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Поэтому для кадрового специалиста важно выписки из штатного расписания.
Напомним, что по общему правилу выдача заверенных документов, связанных с работой, должна производиться в 3-дневный срок, начиная со дня получения от сотрудника соответствующего заявления. Понятно, что не возбраняется удовлетворить просьбу работника в более короткий срок. Закон устанавливает максимальную продолжительность подготовки документа.
На практике в большинстве случаев составляется выписка из штатного расписания – форма Т 3. То есть документ готовится по той же форме, что и сама «штатка».
Как подготовить выписку из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий часть информации о структуре организации, конкретных отделах или должностях, предусмотренных для них количествах трудовых единиц, окладе и надбавках сотрудников.
Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников.
Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).
Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.