Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверки в 2023 году — продлен мораторий на проверки малого бизнеса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый из способов подготовки к скорому посещению вас инспектором по труду – это скачать проверочные чек-листы ГИТ, которые на данный момент не обновлены в связи со вступившими в силу Правилами по охране труда, но в то же время продолжают действовать.
Виды проверок трудовой инспекцией
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. О плановой проверке работодатель может узнать заранее либо на сайте Генпрокуратуры, либо на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Не позднее, чем за три дня до начала проверки, инспекция труда уведомляет об этом работодателя (п. 12 ст. 9 Федерального закона № 294-ФЗ).
Как плановые, так и внеплановые проверки могут быть выездными или документарными. Выездной вид проверки предполагает личное присутствие инспектора. При такой проверке сотрудники Федеральной службы по труду и занятости вправе запросить по теме проверки документы за любой период
При документарной проверке инспекция запрашивает заверенные копии документов для исключения возможных нарушений. В случае возникновения у инспекции подозрений в правомерности действий со стороны работодателя, последнему нужно будет отправить заверенные копии необходимых подтверждающих документов.
При этом если к плановой проверке можно подготовиться заранее, то от внеплановых не застрахован ни один работодатель. Одна из наиболее частых причин такой проверки – жалобы самих же сотрудников на нарушение их трудовых прав.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Может ли компания избежать плановой проверки трудинспекции?
Ответ: Такая возможность существует у субъектов малого предпринимательства. Согласно ст. 26.1 закона №294-ФЗ от 26.12.2008 юрлица и предприниматели, имеющие статус малого предпринимательства вправе избежать проверки ГИТ. Для этого они должны подать заявление, в котором будет содержаться требование об исключении компании из плана будущих проверок.
Вопрос: Насколько часто ГИТ может проводить плановые проверки одной компании?
Ответ: Плановые проверки ГИТ может проводить не чаще 1 раза в 3 года.
Вопрос: При проверке инспекторы запрашивают документы, которые не имеют отношение к предмету проверки. Обязаны ли мы их предоставлять?
Ответ: Перечень документов, которые инспекторы ГИТ вправе запрашивать при проверке не является закрытым. Однако это не означает, что инспекторы могут запрашивать абсолютно любые документы. Работодатель должен предоставлять инспекторам только те документы, которые непосредственно относятся к предмету проверки.
Вопрос: Когда проводятся внеплановые проверки?
Ответ: Любое нарушение трудового законодательства является поводом для проведения внеплановой проверки трудинспекцией. Она может проводится, например, если сотрудник компании обратился в инспекцию с заявлением о нарушении его прав. Однако, инспекторы также будут обращать внимание на наличие других заявлений от граждан, информацию из органов госвласти, запросов о проведении проверки охраны труда и другую информацию.
Чек-листы ГИТ (полный список)
Тем не менее можно скачать подходящие конкретно к вашему предприятию и начать самопроверку по перечисленным документам в них.
Чек-листы по охране труда содержат полный перечень вопросов, который может интересовать инспектора, список документов и материалов, которые должны быть разработаны и внедрены на предприятии, для предоставления их в государственную инспекцию труда для ознакомления.
Проверка трудовой инспекции к чему готовиться
Если вы нашли свою организацию в плане проверок ГИТ на 2021 год, то у вас еще есть время подготовиться и встретить инспекторов с полным пакетом документов, с наведенным порядком на территории и в помещениях. Какие документы при проверке трудинспекции нужно подготовить, указано в пункте 13 нового регламента проверок ГИТ, который вступил в силу 22 октября 2021 года (Приказ Роструда от 13.06.2021 № 160).
Также мы рекомендуем проверочные листы и провести самопроверку до прихода в вашу компанию инспектора. Чек листы ГИТ на 2021 год можно найти на сайтах Роструда.
Вы можете активно использовать сервис Роструда онлайнинспекция.рф.
Здесь вы можете найти ответы на самые актуальные вопросы по охране труда, обсудить с экспертами вопросы трудового законодательства, обратиться за помощью к экспертам Роструда, а также воспользоваться сервисом «Электронный инспектор».
Этот интерактивный сервис поможет провести самопроверку соблюдения трудового законодательства. В нем доступны все необходимые проверочные листы. Ответив на все вопросы, вы получите ответ системы о том, какие мероприятия нужно будет провести компании, какие документы необходимо поправить, или дополнительно завести.
К сожалению, на сегодняшний день узнать категорию риска организации по ИНН на сайте Роструда пока невозможно. Но вы можете по ИНН проверить свою компанию в перечне работодателей с высокой и умеренной степенью риска на сайте своей трудовой инспекции.
Условия прекращения проверки ГИТ
Работодатель может по своей инициативе прекратить проверку. Для этого нужно направить в ГИТ заявление (п. 27 Регламента). Например, проверку следует прекратить, если в ходе её проведения и организации инспектором были допущены грубые нарушения.
К таким нарушениям можно отнести несоблюдение сроков уведомления. Если ГИТ сообщила о проверке менее, чем за три дня (п. 53 Регламента), то её результаты не будут действительны (ст. 20 Закона № 294-ФЗ). Если проверка с нарушением уже происходит, её следует прекратить.
Ещё одним весомым поводом для прекращения может быть анонимность обращения, которое послужило поводом для прихода комиссии. Если информация в обращении заведомо ложная, проверку также следует прекратить (п. 27 и 104 Регламента, ст. 10 Закона № 294-ФЗ).
Что такое риск-ориентированный подход
Мы уже упоминали, что до 1 июля 2021 года проверке по спискам контрольных вопросов, содержащихся в проверочных листах трудовой инспекции, подвергаются только фирмы и ИП, которые относятся к категории умеренного риска, а с 1 июля – все остальные. Таким образом применяется подход, который основан на степени рисков (ч. 1 ст. 8.1 ФЗ «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294). Разберемся, что это такое.
Метод состоит в том, что проверяющие используют систему градации рисков при проверке. Такая градация зависит от того, насколько серьезную опасность может повлечь несоблюдение обязательных требований. Определяет категорию опасности организаций и ИП именно ГИТ, используя правила, утвержденные Постановлением Правительства от 17.08.2016 № 806. От категории риска зависит в том числе количество возможных плановых проверок.
В области трудового законодательства применяется следующая градация рисков:
- Высокий. Для таких проверяемых возможна только одна проверка в 2 года.
- Значительный. Возможна одна проверка за 3 года.
- Средний. Возможна одна проверка за 5 лет.
- Умеренный. Возможна одна проверка за 6 лет.
- Низкий. Плановые проверки вообще не проводятся.
Кого проверяют с использованием листов проверки
С 1 июля 2021 года Роструд, как федеральный орган, и ГИТ (территориальные органы), проверяют любые организации. Это значит, что компания может быть проверена вне зависимости от того, к какой организационно-правовой форме она относится (ООО, ПАО, и т.д.). Что касается ИП, то проверяются любые предприниматели, в подчинении которых есть наемные работники. Напомним, что до июля 2021 года закон не предусматривает возможность проверки организаций и ИП, которые отнесены к любым другим категориям, помимо категории умеренного риска.
И разумеется, проверка с использованием чек листов может ожидать лишь те фирмы и тех ИП, которые включены в план проверочных мероприятий ГИТ по проверочным листам на 2021 год. При внеплановых проверках они не используются.
Что такое проверочные листы, как они помогут ИП и организациям, в чем их назначение
Ранее проверки ГИТ проводились достаточно хаотично – не было четкого перечня вопросов, которые проверяющие могли задать проверяемым. Однако с введением в действие Постановления Правительства РФ “О внесении изменений…” от 08.09.2017 № 1080 все изменилось.
Теперь, когда проводятся плановые проверки, ГИТ обязана применять перечни проверочных листов Роструда. Это утвержденные Рострудом документы, в которых содержатся вопросы относительно применения положений трудового права в организациях с указанием на нормы закона, которые должны соблюдаться в обязательном порядке.
Таким образом, проверочный лист трудовой инспекции – это список контрольных вопросов, которые могут задать инспекторы руководству любой компании или ИП. Такие вопросы введены с целью осуществления Рострудом деятельности по профилактике правонарушений в сфере трудового права.
В 2018 году были утверждены не только вопросы при проверках по трудовому праву. Приняты различные вопросники – по пожарному надзору, по надзору в сфере трудового законодательства, по экологическиму законодательству, и т.д. Однако в рамках статьи мы рассматриваем исключительно вопросы трудового законодательства.
В проверочные листы по трудовой деятельности включены вопросы соблюдения требований трудового законодательства, в частности, по кадровым вопросам и охране труда.
Введение перечней – позитивный момент. Уже до проведения ревизии, организации и ИП будут знать, какие вопросы зададут инспекторы, и какие конкретно требования могут предъявляться. Кроме того, изучив все чек-листы можно узнать, какие законодательные нормы потенциально могут быть нарушены и на что следует обратить внимание.
Исходя из того, что трудовое законодательство содержит множество разрозненных требований, соблюдение которых вменяется работодателям, введение списков вопросов позволило собрать их воедино. Проверочные листы Роструда можно скачать бесплатно по ссылке в конце статьи. Кроме того, они содержатся на сайте Роструда.
Если ГИТ обнаружит хоть одно несоответствие требованиям, указанным в проверочных листах, обязательных для применения, организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ.
Кого проверяют с использованием листов проверки
С 1 июля 2018 года Роструд, как федеральный орган, и ГИТ (территориальные органы), проверяют любые организации. Это значит, что компания может быть проверена вне зависимости от того, к какой организационно-правовой форме она относится (ООО, ПАО, и т.д.). Что касается ИП, то проверяются любые предприниматели, в подчинении которых есть наемные работники. Напомним, что до июля 2018 года закон не предусматривает возможность проверки организаций и ИП, которые отнесены к любым другим категориям, помимо категории умеренного риска.
И разумеется, проверка с использованием чек листов может ожидать лишь те фирмы и тех ИП, которые включены в план проверочных мероприятий ГИТ по проверочным листам на 2019 год. При внеплановых проверках они не используются.
Перечень проверочных листов по охране труда
Охране труда посвящено огромное количество проверочных листов инспекции труда (Приложения № 20-107 Приказа № 655). Их наличие значительно упрощает процедуру подготовки к проверкам в отношении организаций и ИП, поскольку в вопросниках содержится исчерпывающий перечень требований сфере охраны труда, которые предъявляются к проверяемым.
Введены в действие проверочные листы ГИТ по охране труда в 2018 году, как и прочие. Важно отметить, что не все они подлежат применению в каждой организации и у каждого ИП. Большинство вопросов затрагивают тему охраны труда в организациях определенной направленности, например, в фирмах, занимающихся строительством, работами на высоте, и т.д. Разумеется, для компаний, которые не занимаются такими видами деятельности соблюдать требования, указанные в приведенных проверочных листах в сфере охраны труда нет никакой необходимости.
Плановые проверки ГИТ
Плановые надзорные мероприятия государственной инспекции труда проводятся с определенной периодичностью. Узнать о запланированной проверке в конкретной организации можно из двух источников:
- ,
- .
В основе планирования – рискориентированный подход. Это значит, что все работодатели относятся к одной из категорий риска, от которой зависит регулярность инспектирования.
| ГРУППА РИСКА | ЧАСТОТА ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК |
| высокий | раз в два года |
| значительный | раз в три года |
| умеренный | раз в 6 лет |
| средний | раз в 5 лет |
| низкий | не проводятся |
Инспекция обязана уведомить работодателя о планируемом посещении не позже чем за три дня до ее начала.
Плановые проверки бывают выездными и документарными. При документарной компания отправляет в органы надзора соответствующий пакет документов. Выездной контроль проводится по месту нахождения ИП, организации или ее филиалов.
Действие 1. Утверждение графика отпусков
График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.
При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.
Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).
В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».
Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).
Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».
Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.
Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.
Роструд предлагает проводить самоконтроль регулярно
Особых сложностей при проверке возникнуть не может: в сервисе «Электронный инспектор» проверочные листы выпадают автоматически, пользователь отвечает на них анонимно, пользуясь реальными фактами, система по встроенному алгоритму выявляет недочеты. Но заставить проходить проверку никто не может: самоконтроль — добровольная оценка соответствия деятельности обязательным требованиям трудового законодательства.
Вместе с тем в Письме от 07.03.2018 № 837-ТЗ Роструд опубликовал рекомендации для работодателей, как осуществлять внутренний контроль. Чиновники отмечают, что в случае принятия решения о самоконтроле это необходимо зафиксировать во внутренних документах организации. Заниматься проверкой может либо сам руководитель, либо отдельно назначенное лицо. При этом о решении заниматься самоконтролем следует проинформировать ГИТ, и сведения об этом соберут в специальную базу данных. В нее также планируется вносить акты онлайн-проверок. Чтобы вся информация собиралась автоматически, организациям предлагают регистрироваться и создавать личные кабинеты.
Такая регистрация и передача данных позволят чиновникам не только быть в курсе результатов самопроверок, но и позволят выдавать специальные удостоверения о соблюдении установленной процедуры самопроверки, подтверждающие достоверность результатов самопроверки. Но пока непонятно, освободят ли работодателей, имеющих такие удостоверения, от плановых проверок.
Как действовать в начале проверки и когда инспектора можно не пускать
Когда инспектор появится на территории вашей компании, прежде всего выясните его полномочия. Но помните, что со стороны работодателя при проверке может присутствовать не любой сотрудник, а только тот, кому специально это поручили.
|
Инспектор составляет перечень документов, которые запросит, исходя из специфики организации и предмета проверки О выездной плановой проверке ГИТ уведомит работодателя не позднее чем за три рабочих дня. Инспекция направит в компанию копию распоряжения или приказа о проверке. В документе указывают номера проверочных листов, которые будет использовать инспектор. Сейчас проверочные листы инспектор подбирает самостоятельно. В ближайшем будущем перечень листов будет формировать автоматически информационная система исходя из вида деятельности, численности организации и других факторов. Закон не требует, чтобы ГИТ разрабатывала перечень документов, подлежащих проверке по чек-листам. Приказ о проведении проверки в каждом случае включает разный перечень документов, которые нужны, чтобы достичь целей проверки. При этом Роструд разработал примерный список документов, по которым инспектор должен проверить, соблюдает ли работодатель то или иное обязательное требование из проверочного листа. Подборку таких документов можно посмотреть на ресурсе Роструда «Электронный инспектор» при самопроверке. |
Какие претензии ГИТ суд признает необоснованными
Итак, инспектор переступил порог вашего офиса. Приготовьтесь дать ему все интересующие документы (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК). Инспектор вправе запросить документы и за прошлые годы, никаких ограничений для этого в законе нет (п. 3 ст. 15 Закона № 294-ФЗ). Но вы можете не представлять документы, у которых истек срок хранения (Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Прежде всего, заранее подготовьте локальные акты, трудовые договоры и штатку. Их запрашивают при каждой проверке. Ниже вы получите советы, что делать, когда ГИТ ищет избыточные условия и требует от вас лишние документы.
Локальные акты. Инспектор проверит, есть ли в компании ПВТР, положение о персональных данных работников, инструкции по охране труда и т. д. Иногда ГИТ просит документы, которые работодатель разрабатывать не обязан. Например, положение об оплате труда или об индексации. Просто объясните, что зарплатные условия есть в другом локальном акте или колдоговоре.
Трудовые договоры. Инспекторы часто придираются к тому, что в пункте об условиях труда не указали реквизиты отчета о спецоценке или не перечислили вредные факторы. Вместе с тем закон этого не требует, достаточно указать класс и, если есть, подкласс условий труда (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК).
До недавнего времени инспекторы штрафовали за то, что в договорах с офисными работниками не было норм выдачи мыла. ГИТ считала, что работа за компьютером связана с легкосмываемыми загрязнениями. Минтруд разъяснил, что офисным работникам выдавать смывающие средства не нужно. Их работа не связана с загрязнениями, даже легкосмываемыми (письма от 30.08.2016 № 15-2/ООГ-3095, от 06.05.2016 № 15-2/ООГ-1752). Кроме того, теперь не обязательно указывать нормы выдачи смывающих средств и в договорах с «вредниками». Достаточно закрепить эти нормы в локальном акте и ознакомить с ним работников под подпись (п. 9 Приложения № 2 к приказу Минздравсоцразвития от 17.12.2010 № 1122н).
Инспектор может указать на то, что в договоре не перечислили все виды обязательного социального страхования. Однако виды и условия страхования перечислять не требуется, их определяет закон (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК, определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.06.2011 № 33-9102/2011). Поэтому при подобной претензии сошлитесь на Трудовой кодекс и судебную практику.
Расчетные листки. Одна из частых претензий ГИТ состоит в том, что расчетные листки не выдают сотрудникам под подпись. При этом в законе такого требования нет (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Суды согласны, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте или выдавать иным способом (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 по делу № 33-204/2013). Главное – доказать, что листки работнику на самом деле вручали.
Инспектор может потребовать доказательств, что расчетные листки выдают при каждой выплате зарплаты. Вместе с тем есть позиция госорганов, что листок можно выдавать раз в месяц, при выплате второй части зарплаты (письма Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375, Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Скажите об этом инспектору, а если он будет настаивать, обжалуйте его действия вышестоящему должностному лицу ГИТ.
Штатное расписание. Инспектор сравнит оклады на одинаковых должностях. «Вилки окладов» лучше избегать, ГИТ за нее часто штрафует или требует доплатить сотруднику до максимального оклада по должности. Но если не готовы отказаться от диапазона окладов, оспаривайте действия инспектора. Суды признают «вилку окладов» законной, если работодатель может ее обосновать (определение Московского городского суда от 28.01.2014 по делу № 33-5568/2014).
|
Если считаете, что инспектор ошибся, когда заполнял проверочные листы, отразите замечания в акте проверки Форма акта проверки, а также проверочные листы не содержат раздела, в котором работодатель или его представитель могут указать, что не согласны с выявленными нарушениями и их формулировками. В этом отличие акта от протокола, где объяснения работодателя – обязательная часть. Но это не мешает представителю компании делать записи на актах проверок, и отказать в этом инспектор не может (п. 3 ч. 1 ст. 21 Закона № 294-ФЗ). Таким образом, если вы не согласны с заполненными по результатам плановой проверки проверочными листами, то изложите свои замечания в акте проверки, так как проверочные листы – это приложение к нему. |