Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить форму Р14001 при смене юридического адреса компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Смена юридического адреса при переезде в другой населённый пункт оформляется в два этапа. Такой порядок был введён в 2016 году, чтобы ограничить необоснованную миграцию налогоплательщиков между разными ИФНС.
Подать документы можно несколькими способами:
- непосредственно в ИФНС или МФЦ только заявителем
- с помощью нотариуса
- в электронном виде через онлайн-сервис ФНС с ЭЦП заявителя
Для изменения информации об адресе в 2023 году необходимо предоставить в налоговую инспекцию следующие документы:
- заявление по форме Р13014
- решение учредителя или протокол общего собрания о смене юридического адреса ООО
- лист изменений или устав в новой редакции, если он был изменен
- гарантийное письмо владельца юридического адреса или согласие всех собственников жилого помещения с копией правоустанавливающего документа на недвижимость
- квитанция об оплате госпошлины, при необходимости
Если в уставе адрес ООО указан полностью, то при переезде нужно внести изменения в устав и подать заявление в инспекцию по форме Р13001. В заявлении заполняются страница 001, лист Б и листы на заявителя. Не забудьте заверить его у нотариуса и оплатить госпошлину. Инспекция может дополнительно запросить следующие документы:
- Устав ООО в двух экземплярах
- Протокол собрания учредителей или решение учредителя о смене адреса
- Гарантийное письмо или согласие собственников жилого помещения
- Квитанцию об оплате пошлины
В каком случае требуется смена юридического адреса ООО
Решение о смене юридического адреса хозяйствующий субъект может принимать по добровольной воле, или когда это необходимо ему сделать.
Сложившаяся практика показывает, что основными причинами, по которым осуществляется корректировка адреса в регистрационных документах, являются:
- Желание владельцев бизнеса переехать на новое место, которое территориально отличается от первого. Это может быть смена муниципалитета, региона и т. д.
- Смена юрадреса вызвана расторжением старого соглашения на аренду помещения, по которому компания была ранее поставлена на учет, и нежеланием арендодателей в дальнейшем продлевать эти отношения.
- Собственники предприятия для улучшения условий осуществления бизнеса выбирают более посещаемые места для расположения компании, например, в центре города, около больших торговых центров и т. д.
- Смену адреса регистрации компании может вызывать и отнесение старого адреса к адресам массовой регистрации. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами владельцы принимают решение об осуществлении его смены.
- Если у организации не сложились взаимоотношения с определенными ИФНС, можно попробовать сменить адрес компании, и перейти под юрисдикцию другой налоговой. Это также является довольно часто встречающейся причиной изменения адреса.
- Если организация до определенного момента не имела собственного помещения, а его арендовала, то когда у нее появится возможность и она приобретет собственное здание, она скорее всего поменяет свой юрадрес.
- В момент регистрации компании ее юрадрес может быть отражен неправильно. Чтобы устранить неточность в этих документах, организация может сменить адрес, приведя в соответствие регистрационные данные.
- Компания вынуждена провести смену адреса, когда возникает проблема с доставкой ей корреспонденции.
- Другие факторы.
Изменение юридического адреса ООО в рамках места нахождения
Если при смене адреса юридического лица населенный пункт остается прежним, процесс займет всего один этап.
Так, если в уставе изначально было указано только МО, то он остается прежним. В ИФНС по старому адресу нужно подать:
- заявление по форме №Р13014, предварительно заверенное нотариусом;
- решение руководителя/директора или протокол решения участников организации;
- документы, подтверждающие право на переезд.
Если в прежнем уставе были указаны точные координаты старого места нахождения ООО, устав придется корректировать. Тогда в регистрирующую инстанцию нужно подать следующие документы для смены адреса:
- заверенное заявление по форме №Р13014;
- документ, подтверждающий уплату пошлины;
- устав с добавленными изменениями в двух экземплярах;
- документы, подтверждающие переезд по новому адресу;
- решение руководителя или протокол решения собрания участников.
Проверка налоговых выплат
Чтобы исключить задержки по времени и трудности в перерегистрации ООО по обновленному адресу, требуется до внесения правок пройти сверку платежей. Для этого рекомендуется прийти в старую ФНС и заказать соответствующий акт для проверки. В срок до десяти суток имеющиеся долги (если они были обнаружены), требуется погасить. Если долгов нет, обе стороны (представитель ООО и ФНС) ставят подписи под актом. Полученный документ прикладывается к остальному пакету бумаг, передаваемому для внесения изменений в юрадрес. Далее старая налоговая служба должна передать акт в новый регистрирующий орган.
При наличии долга последний погашается, а после заказывается новая версия акта с последующим прикреплением его к пакету бумаг. Если замена адреса происходит на территории столицы РФ, процесс можно не осуществлять — работа выполняется в автоматическом режиме. При наличии долгов они в автоматическом режиме переходят в новую ФНС.
Адрес и место нахождения компании
Так, ст. 1 99-ФЗ в пп. 9 п. 2 определяет место нахождения юрлица, как населенный пункт или муниципальное образование, в котором организация осуществляет деятельность. Соответственно, адрес регистрации надо рассматривать, как уточненное место нахождения, обязательное к регистрации ЕГРЮЛ (пп. 3 п. 9 ст. 1 99-ФЗ).
Пример для понимания:
- Адрес нахождения юрлица – город Новосибирск. Он указывается в уставе и всегда является составной частью юрадреса.
- Юридический адрес – город Новосибирск, 1-й пер., ул. Немировича-Данченко, д. 31. Он должен быть в ЕГРЮЛ, но не обязательно указывается в уставе.
Смена юридического адреса при переезде в другой населенный пункт
Перерегистрация места нахождения организации проходит в 2 шага: оповещение Налоговой службы о переезде и оформление по новому адресу. Сначала принимается решение о смене юр адреса ООО на собрании участников. После этого в течение трех дней нужно отправить в ФНС эти документы:
- Заявление по форме Р13014. В листе Б нужно заполнить п. 1.
- Протокол собрания участников с решением об изменении юр адреса. Если учредитель один, решение можно написать в свободной форме.
После принятия этих документов в регистрирующем органе ФНС через 5 рабочих дней в реестре ставится отметка о том, что предприятие находится в процессе смены юр адреса. Когда с этого дня пройдет 20 дней, нужно в Налоговую службу по новому месту регистрации отправить следующие бумаги:
- Форму Р13014. Ее необходимо заверить у нотариуса.
- Любой документ, подтверждающий, что ООО находится в новом месте.
- Устав с корректировками. Подойдет приложение. Понадобятся 2 экземпляра каждого документа.
- Протокол собрания о смене юридического адреса ООО.
- Квитанцию об оплате пошлины. Оплачивать нужно на реквизиты Налоговой инспекции по новому месту нахождения.
Изменение юридического адреса с регистрацией по месту проживания учредителя
Если компания «переезжает» в другой населенный пункт, можно оформить ее на адрес прописки участника, владеющего более 50 процентами уставного капитала, или управляющего. Для начала, как и во всех случаях смены юридического адреса, нужно провести собрание учредителей. А нем требуется принять решение об изменении места регистрации компании. Далее, в течение 3 дней в регистрирующий орган по новому адресу нужно направить следующие документы:
- Заполненное заявление по форме Р13014, заверенное у нотариуса.
- Протокол собрания участников.
- Устав или приложение к нему с внесенными корректировками. Понадобится 2 экземпляра.
- Квитанция, подтверждающая, что пошлина уплачена. Оплату нужно провести по реквизитам новой Налоговой службы.
Как составить уведомление?
Письмо о смене юридического адреса ООО, образец которого можно взять за основу при составлении аналогичного документа, относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте. Письмо можно составить на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации.
Образец письма о смене юридического адреса не установлен законодательно, поэтому его составляют в свободной форме. При составлении документа необходимо учитывать следующие моменты:
- В верхней правой части располагается «шапка» документа. Здесь необходимо указать полное название организации или ведомства, в которое будет отправлено уведомление, а также Ф.И.О. и должность лица, являющегося непосредственным получателем.
- В качестве названия документа можно указать «Информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов».
- Сразу же после «шапки» должен располагаться текст письма. Стиль текста – деловой.
- Рекомендуется начинать письмо с фразы «Информируем Вас о том, что …» или «Сообщаем вам о ….». Далее можно указать причины изменения юрадреса, старый и новый адрес.
- После основного текста указывают дату составления и заверяют документ подписью руководителя и печатью фирмы.
Процедура по смене юридического адреса
Осуществление учета сведений о предприятиях возложено на налоговые органы. Именно их надлежит уведомлять об изменении юридического адреса ООО, а также о внесении других коррективов в устав или данные, отображенные в ЕГРЮЛ.
Регистрирующему органу необходимо предоставить:
- нотариально удостоверенное заявление установленной формы (не заверяется у нотариуса в случае подачи через ЭЦП);
- решение участников общества о смене юридического адреса;
- новую редакцию устава (или изменения к уставу) (в случае наличия адреса в уставе);
- гарантийное письмо и договор аренды;
- квитанцию об уплате пошлины (в случае изменения адреса в уставе).
При смене юридического адреса ООО налоговая инспекция может провести проверку, в том числе выездную, фактического места нахождения организации и новых данных. В частности, у ИФНС есть право проанализировать предоставленные почтовые реквизиты на предмет массовости. С этой целью их сопоставляют с базами, где собрана информация о местах регистрации сразу нескольких юридических лиц. При обнаружении несоответствий фирме грозит отказ в регистрации переезда.
При подаче документов через ЭЦП собственник адреса должен обязательно подтвердить возможность электронной подачи.
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Бесплатная консультация по вопросам регистрации ООО или ИП
Пошаговой инструкции смены юридического адреса порой бывает недостаточно, из-за чего при появлении вопросов рекомендуем обратиться за консультацией экспертов на безвозмездной основе. Кроме этой темы, начинающим предпринимателям расскажут обо всех этапах регистрации своего дела:
- На что обратить внимание при сборе документации?
- Кто может подать и забрать документы?
- Как зарегистрировать ООО, если учредитель — иностранец?
- Как на регистрацию влияет регион, в котором планирует работать бизнесмен?
- Какую систему налогообложения выбрать?
- Что обязательно стоит сделать после регистрации?
- Какова стоимость смены адреса ООО и других дополнительных процедур после регистрации?
Меняем адрес только в госреестре
Если в уставе ООО местоположение юрлица обозначено названием муниципального объединения, что разрешено с 2014 года, то процедура смены адреса будет происходить немного иначе – значительно проще. Рассмотрим необходимые шаги.
Шаг 1. Подготовка протокола. Этот шаг аналогичен соответствующему этапу в вышеизложенной процедуре.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сам протокол не требуется, если вы регистрируете изменения адреса, не затрагивая уставных данных. Тем не менее, некоторые налоговые инспекции запрашивают этот документ, ведь если нарушен трехдневный срок подачи, это будет поводом для штрафа. Так что рекомендуется во избежание дополнительных хлопот все же иметь оригинал протокола при себе.
Шаг 2. Подготовка формы Р1400. Бланк скачиваем в Интернете или получаем в налоговой. Заполняем его, соблюдая те же требования к оформлению, что указаны при соответствующем шаге первой процедуры.
Шаг 3. Визит к нотариусу. Юрист заверяет собственноручную подпись руководителя на заявлении, брошюрует его и нумерует листы.
Шаг 4. Подача документов в ИНФС. Все необходимые документы подаются директором или уполномоченным лицом (доверенность должна быть оформлена письменно и нотариально заверена) инспектору ИНФС. На руки возвращается расписка о принятии документации.
Шаг 5. Результат регистрации. После того, как истекли 5 предусмотренных законом дней со дня подачи, можно получить лист записи единого госреестра с новыми адресными данными.
К СВЕДЕНИЮ! Госпошлина за данную процедуру не взимается.
При обоих путях финальным аккордом будет уведомление всех контрагентов о том, что организация получила новый юрадрес.
Изменение юридического адреса ООО со сменой налоговой
Если в связи со сменой адреса происходит также изменение номера налоговой инспекции, то ИНФС, выполняющая регистрацию, уведомляет прежнюю и новую ИФНС о произошедших переменах в течение 1 рабочего дня после регистрации обновленных данных в ЕГРЮЛ. В течение последующих 3 рабочих дней предыдущее отделение налоговой службы, к которому ООО относилось ранее, передает документы в новое отделение. При этом изменение ИНН организации не происходит, фирма получает новый КПП.
Предыдущее отделение ИФНС обязано произвести сверку остатков по налогам и платежам перед передачей досье. Организациям рекомендуется самостоятельно инициировать процедуру сверки платежей и по ее результатам произвести погашение задолженности, при наличии.
***
Таким образом, в течение 3 рабочих дней после принятия решения о смене юридического адреса необходимо подать правильно оформленный пакет документов в регистрирующий орган. Этот срок установлен законодательно и предполагает штрафы в случае его нарушения. На регистрацию изменений отводится 5 рабочих дней (в случае, если нет проблем с документами). Таким образом, вся процедура занимает порядка 8 рабочих дней.
Если проводить регистрацию изменений своими усилиями, то материальные затраты будут включать в себя только госпошлину за регистрацию изменений в уставе (при подаче документов в бумажном виде) и нотариальную заверку заявления. Если предполагается участие доверенного лица, то еще придется заплатить за нотариальную доверенность. К расходам можно отнести и стоимость писем, посредством которых будет осуществлено уведомление контрагентов о смене юридического адреса.
Причины для изменения места регистрации ООО
Участники компании могут добровольно принимать решение о переезде на новое место. Однако такие действия сопровождаются необходимостью регистрировать новые документы. Мы расскажем, как внести изменения в учредительные документы ООО в связи со сменой адреса, но сначала назовем причины для переезда компании:
- Окончание срока действия договора аренды помещения и нежелание его продлевать.
- Досрочное расторжение договора аренды по причинам, предусмотренным в законе или при согласии сторон.
- Переоформление юридического адреса ООО требуется в случае продажи объекта недвижимости, принадлежащего юридическому лицу или его участникам по праву частной собственности.
- Желание переехать для работы на новое место. При расширении или изменении видов деятельности бизнеса может возникнуть необходимость нахождения в другом городе, регионе.
- Намерение продолжить работу общества в месте, где больше людей.
- Приобретение недвижимости.
- Прекращение существования старого юридического адреса (например, снос здания) или возникновение проблем с доставкой корреспонденции.
- Устранение неточностей или ошибок в уже существующем юридическом адресе.