Документы для личного дела работника и его формирование

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для личного дела работника и его формирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Какие документы включаются в состав личного дела

2. Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

3. Обязательно ли вести личные дела работников?

4. Оформление личной карточки работника

5. Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

6. Из чего состоит (структура)

7. Формирование и ведение личного дела

8. Хранение и учет личных дел работников

9. Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве

10. Формируем личное дело

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

аттестационных листов;
дипломов, справок и других бумаг об образовании;
справок об отсутствии судимости или её наличии;
документов о повышении квалификации;
характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время претерпел ряд изменений, и на сегодня выглядит так (ст. 65 ТК РФ):

Паспорт работника (или иное удостоверение личности).
Трудовая книжка и/или «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р). Не запрашиваются, если человек устраивается на свое первое место работы — в 2020 году работодатель обязан сам завести ему трудовую книжку, уведомив затем о возможности выбора бумажной или электронной формы документа в срок до 31.12.2020. Но с начала 2021 года тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые оформлять уже не надо – по ним будет возможно ведение только «Сведений о трудовой деятельности».
СНИЛС – может предоставляться как в форме пластиковой зеленой карточки (не выдается с 2019 г.), так и в виде уведомления о регистрации в системе персучета ПФР (в т.ч. в электронном виде). Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель.
Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).
Документы об образовании, квалификации, спецзнаниях (если работа требует соответствующей подготовки).
В определенных случаях предоставляются справки о наличии (отсутствии) судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ и другие документы, обусловленные спецификой будущей работы.

Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и т.д.

Также работник пишет заявление работодателю с просьбой принять его на работу.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

согласие на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
трудовой договор (экземпляр работодателя);
копию приказа о приеме на работу;
договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
копии документов о повышении квалификации;
копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Формирование и ведение личного дела

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

наименование организации;
структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
номер личного дела;
заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

личная карточка по форме Т-2;
анкета;
резюме;
заявление о приеме на работу;
копия приказа о приеме на работу;
трудовой договор;
копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
графу «порядковый номер документа»;
графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
графу «дата документа»;
графу «заголовок документа»;
графу «дата включения документа в личное дело»;
графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве

Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту — Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства. Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации». Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. 17 п. 3.4.9 Основных правил, который обращает внимание на необходимость перемещения личных дел сотрудников, не завершенных делопроизводством (т.е. продолжающих работать), из номенклатуры дел завершенного года в номенклатуру дел организации следующего года (как правило, под тем же индексом). При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. в примере 1.

Пример 1.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и N N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
...02-04	Личное дело директора предприятия	1	Постоянно ст. 337 а	Переходящее
02-05	Личные дела сотрудников предприятия	700	75 лет ЭПК ст. 337 б	Переходящие

Сроки хранения дел в примере 1 взяты из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту — Типовой перечень). Предприятие также может использовать в работе по составлению номенклатуры дел типовые перечни документов, действующие для соответствующих ведомств. Однако сроки хранения не должны быть меньше сроков, указанных в Типовом перечне, т.е. приведенных в данном примере.

Формируем личное дело

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело. Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т.п. (автор данной статьи не будет вдаваться в законность требований таких документов с точки зрения трудового законодательства, т.к. цель нашей статьи иная). По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу.

Пример 2.

 Личный листок
 по учету кадров
 Конвертов -------------¬
 1. Фамилия ------------------------------------ ¦ Место ¦
 Александр Андреевич ¦ для ¦
имя --------- отчество --------- ¦фотокарточки¦
 муж. 12.08.1962 ¦ ¦
2. Пол ---- 3. Год, число и месяц рождения -------- ¦ ¦
 г. Москва ¦ ¦
4. Место рождения --------- ¦ ¦
 русский ¦ ¦
5. Национальность ------- ¦ ¦
 высшее ¦ ¦
6. Образование ------ L-------------

 Название 
 учебного 
заведения и его
местонахождение

 Факультет
 или 
 отделение

 Форма 
 обучения
(дневная,
вечерняя,
 заочная)

 Год 
поступления

 Год 
окончания
или ухода

 Если не 
 окончил, 
то с какого
 курса ушел

 Какую 
специальность
 получил 
 в результате
 окончания 
 учебного 
 заведения, 
 указать N 
 диплома или 
удостоверения

Московский 
государственный
педагогический 
институт

Русский 
язык и 
литература

Дневная

Учитель 
русского 
языка и 
литературы. 
Диплом 
N ФХ 3589651

 7. Какими иностранными языками и языками народов СНГ владеете
немецким, читаю и перевожу со словарем
------------------------------------------------------------------
 (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,
 владеете свободно)
 не имею
 8. Ученая степень, ученое звание не имею ---------------------
------------------------------------------------------------------
 не имею
9. Какие имеете научные труды и изобретения ----------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------

В процессе работы сотрудника на предприятии его личное дело, естественно, дополняется различными документами о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными необходимыми в таких случаях документами. Каждый из таких документов по мере возникновения помещается в личное дело.

Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и пр.

В течение периода работы сотрудника на предприятии кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи (см. пример 3), а также ведет учет дополнительных сведений о данном сотруднике в добавление к личному листку по учету кадров, помещая эти две учетные формы в начале дела.

При завершении формирования личного дела для передачи его на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом или нумератором в правом верхнем углу каждого документа. Заканчивая нумерацию листов, следует иметь в виду, что листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Но на практике возможны следующие варианты:

количество листов может совпадать с их количеством, указанным во внутренней описи;
количество листов может быть больше их количества, указанного во внутренней описи. Это может происходить оттого, что некоторые документы не были в свое время указаны во внутренней описи личного дела кадровой службой предприятия при ведении личного дела. Как правило, это происходит случайно, из-за обычной невнимательности кадровиков.

В случае если фактическое количество листов меньше их количества, указанного во внутренней описи, автор данной статьи считает, что такое дело архивист принимать в архив не должен. В таком случае дело срочно возвращается кадровой службе предприятия для принятия соответствующих мер (например, изъятия кадровой службой прежней внутренней описи и составлению взамен нее другой; составления соответствующего акта за подписью должностных лиц и т.п.). Разрешение такой ситуации может выглядеть следующим образом.

Личное дело возвращается в кадровую службу, о чем извещается ее руководитель.
Сотрудник кадровой службы, которому поручено проведение расследования с целью установления причин недостачи документов, изыскивает все возможные способы к их розыску (в отделах, в других делах и т.п.). Далее возможны следующие варианты:
Документы обнаружены. В этом случае сотрудник ставит в известность своего руководителя и по его поручению передает дело в число отобранных и проверенных с целью продолжения дальнейшей работы с ним.
Документы не обнаружены, либо обнаружена только их часть. Сотрудник докладывает об этом своему руководителю, который действует по своему усмотрению (докладывает об этом вышестоящему руководству, выявляет и наказывает сотрудника, по вине которого произошла недостача и т.п.). Так, осуществляется служебное расследование, для которого распорядительным документом создается комиссия. По факту недостачи документов (документа) составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное дело. На мой взгляд, при этом желательно составить и новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю опись также необходимо оставить в деле. Таким образом, личное дело передается для завершения работы с ним на архивное хранение, а на данный случай целесообразно было бы обратить внимание в предисловии к годовой описи.